एमएस आउटलुक में डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट कैसे बनाएं और इस्तेमाल करें

क्या आपके पास संपर्क के समूह हैं जिन्हें आप ईमेल भेजते हैं और अनुरोधों को पूरा करते हैं? और क्या आप ऐसा करने की इच्छा रखते हुए हर बार प्रत्येक मेल पते को फिर से टाइप करते हैं? अब, यदि आप अपने आउटलुक क्लाइंट के रूप में एमएस आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं और अभी भी वही काम कर रहे हैं, तो आप वास्तव में कुछ याद कर रहे हैं।

आउटलुक आपको डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट बनाने की अनुमति देता है जो आपके कॉन्टेक्ट्स या कस्टमाइज्ड ग्रुप्स के कुछ भी नहीं हैं, जैसा कि आप कॉल कर सकते हैं। इसलिए, अगली बार जब आपके पास लगातार मेल भेजने के लिए लोगों का एक समूह हो, तो नीचे दी गई एक तरह की वितरण सूची बनाएं।

वितरण सूची बनाने के चरण

इससे पहले कि आप शुरू करें मैं आपको सलाह देता हूं (और मान लें) कि आपके संपर्क सूची में पहले से ही सबसे अधिक संपर्क हैं। यह सिर्फ आपके लिए चीजों को आसान बनाता है।

चरण 1: बाएँ फलक के निचले भाग पर संपर्क टैब पर क्लिक करें। अब, रिबन पर क्रियाएँ टैब को हिट करें और नई वितरण सूची का पालन करें। कीबोर्ड प्रेमी Ctrl + Shift + L को एक बेहतर विकल्प के रूप में पा सकते हैं।

चरण 2: हाइलाइट पर वितरण सूची टैब के साथ एक नई विंडो आती है। अपने समूह को एक नाम दें और सदस्य अनुभाग के अंतर्गत चयनित सदस्यों में से सदस्यों को इसमें जोड़ें ।

चरण 3: उन नामों पर डबल क्लिक करें जिन्हें आप जोड़ना या चुनना चाहते हैं और सदस्य बटन पर क्लिक करें।

आप उन सदस्यों को जोड़ने के लिए नए आइकन जोड़ें का उपयोग कर सकते हैं जो आपकी संपर्क सूची में नहीं हैं। अपडेट और संपर्क संपर्क पूरक विकल्प हैं।

चरण 4: एक बार जब आप सदस्यों को जोड़ लेते हैं तो आपको चरण 2 में खिड़की पर वापस लाया जाएगा। अपनी पहली वितरण सूची का उपयोग शुरू करने के लिए सहेजें और बंद करें पर क्लिक करें ।

ऊपर की छवि पर एक नज़र है। मैंने कुछ मार्गदर्शक टेक सदस्यों के लिए अपनी सूची बनाई है और यह वह नाम है जिसका उपयोग मैं समूह मेल में करता हूं।

नोट: आप हमेशा सूची को नेविगेशन से संपर्क में जोड़ सकते हैं> समूह का चयन करें और चरण 2 का पालन 4 के माध्यम से या जैसा कि आप उपयुक्त पा सकते हैं।

वितरण सूची का उपयोग कैसे करें?

एक नए ईमेल के साथ शुरू करें। अपना संदेश बनाएँ और To Field में वह नाम डालें जो आपने अपने समूह को दिया था। मेरे मामले में यह गाइडिंग-टेक है । एक नाम टाइप किया गया है जिसे आप देखेंगे कि यह बोल्ड और रेखांकित है कि आउटलुक ने पते को पहचान लिया है। यदि ऐसा नहीं होता है, तो Ctrl + K करने का प्रयास करें। यदि यह अभी भी नहीं है, तो आपने प्रक्रिया को खराब कर दिया है और चरण 1 पर वापस जाना पड़ सकता है।

+ चिन्ह पर क्लिक करने से सूची का नाम अलग-अलग मेल पतों पर आ जाएगा (उपयोगी यदि आप कई बार अपवादों को हटाना चाहते हैं)।

निष्कर्ष

चीजें सरल नहीं हो सकती हैं कि यदि आपको हर बार समूह मेल भेजने की आवश्यकता होती है। आप जितनी चाहें उतनी सूचियाँ बना सकते हैं और उन्हें अपने लचीलेपन के लिए उपयोग कर सकते हैं। एक सूची को सुपरसेट या दूसरे के सबसेट के रूप में लिया जा सकता है। एक बार जब आप फीचर की खोज शुरू करते हैं, तो आपको समझने के लिए बहुत कुछ मिलता है।