दृष्टिकोण 365 वेबमेल में नियम कैसे बनाएं और प्रबंधित करें

ईमेल प्रबंधित करना एक कठिन कार्य है। समय पर ईमेल का जवाब देने और आवश्यक ईमेल में रिमाइंडर जोड़ने से लेकर, हमारे ध्यान देने के लिए बहुत सारी चीजें हैं। साथ ही, इनबॉक्स को बंद करने वाले स्पैम ईमेलों का एक समूह सिरदर्द में जोड़ता है। अंत में, एक असंगठित मेलबॉक्स महत्वपूर्ण ईमेल ढूंढना मुश्किल बनाता है।

हां, ईमेल प्रबंधन एक कठिन व्यवसाय है, लेकिन शुक्र है, इसे नियमों के माध्यम से सरल बनाया जा सकता है। आउटलुक 365 वेबमेल कई तरह के नियमों का समर्थन करता है जो आपको किसी विशेष फ़ोल्डर में ईमेल अग्रेषित करने देता है। आप किसी विशिष्ट प्रेषक से ईमेल हटा सकते हैं। अच्छा लगता है, है ना?

शुरू करने से पहले, आइए जल्दी से चलते हैं कि ईमेल के नियम कैसे काम करते हैं।

कैसे काम करते हैं नियम

नियम एक साफ और संगठित इनबॉक्स प्राप्त करने का तरीका है। एक विशिष्ट नियम में एक ट्रिगर, एक क्रिया और एक अपवाद शामिल हैं। एक बार नियम ट्रिगर हो जाने के बाद, यह ईमेल को डिलीट करने, इसे फोल्डर में जोड़ने, या इसे किसी अन्य खाते में फॉरवर्ड करने जैसी कार्रवाई सेट करता है।

जब नियमों की बात आती है, तो आउटलुक 365 में बहुत सारे विकल्प होते हैं, दोनों क्रियाएं और स्थितियां। आप या तो विषय से मेल खा सकते हैं या किसी विशेष पते का चयन कर सकते हैं या प्रेषक का नाम चुन सकते हैं।

और सबसे अच्छी बात यह है कि आप जितनी चाहें उतनी शर्तें जोड़ सकते हैं। आपको बस सही परिस्थितियों का चयन करना है।

यही क्रियाओं का सच है - विकल्प बहुत अच्छे हैं। तो, आपको बस इतना करना है कि नियम बनाएं, अधिक नियमों के प्रसंस्करण के लिए शर्त का चयन करें, और फिर बिंगो!

अब जब हमने यह स्थापित किया है कि नियम कैसे काम करते हैं तो आइए देखें कि उन्हें कैसे बनाया जाए

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Outlook 365 में नियम कैसे बनाएँ

चरण 1: आउटलुक खोलें, और ऊपरी-दाएं कोने पर सेटिंग आइकन पर क्लिक करें। इसके बाद, नीचे सभी Outlook सेटिंग देखें।

चरण 2: बाएं पैनल से ईमेल का चयन करें और फिर नियम चुनें। अब, नए नियम जोड़ें विकल्प पर टैप करें, और अपने नए नियम को एक नाम दें।

यदि आप लोग परिस्थितियों का चयन कर रहे हैं, तो आपको सही पते दर्ज करने होंगे। विषयों के लिए, आपको सटीक कीवर्ड जोड़ना होगा।

चरण 3: एक बार जब आप शर्त पर शून्य हो जाते हैं, तो यह कार्रवाई जोड़ने का समय है। कार्रवाई का गठन आप उन ईमेलों के साथ करना चाहते हैं जो उपरोक्त शर्तों से मेल खाते हैं।

अभी, Outlook 365 वेबमेल आपको कई अन्य लोगों के बीच डिलीट, पिन ईमेल, फॉरवर्ड करने देता है।

चरण 4: क्या आप चाहते हैं कि ईमेल नियम कई बार ट्रिगर न हो? यदि हाँ, तो एक अपवाद जोड़ें पर क्लिक करें और आवश्यक स्थिति दर्ज करें।

इसके बाद Save पर क्लिक करें। वहाँ, आपने एक ईमेल नियम बनाया है।

नोट: जीमेल जैसे अन्य ईमेल क्लाइंट के विपरीत, एक नया ईमेल नियम, नियम बनने के बाद प्राप्त संदेशों पर लागू होता है। यह पुराने संदेशों पर काम नहीं करेगा।

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कब उपयोग बंद करो प्रसंस्करण अधिक नियम?

आपने नियम बनाते समय स्टॉप प्रोसेसिंग मोर नियम चेकबॉक्स पर ध्यान दिया होगा। यह विकल्प लागू होता है यदि आपके पास अपने इनबॉक्स पर कई नियम हैं जो एक संदेश पर लागू हो सकते हैं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक नियम A है जो मार्गदर्शक टेक से सभी न्यूज़लेटर्स को GT NL नाम के एक फ़ोल्डर में ले जाता है, और एक अन्य नियम B जो कि आपके ईमेल के कीवर्ड 'Android' के सभी ईमेल को आपके द्वितीयक ईमेल खाते में भेज देता है।

इस परिदृश्य में, आप नियम A को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के बाद नियम B को चलाना नहीं चाहेंगे। तभी स्टॉप प्रोसेसिंग मोर रूल्स का विकल्प चित्र में आता है। एक विशिष्ट स्थिति को पूरा करने के बाद, यह अधिक नियमों को क्रियान्वित करने से रोकता है।

उसके लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि नियमों की प्राथमिकता तदनुसार निर्धारित हो, जिसे हम निम्नलिखित बिंदु पर देखेंगे।

आउटलुक 365 में संपादन और प्रबंध नियम

Outlook 365 पर, नियम तालिका में दिए गए आदेश के अनुसार चलते हैं। शुक्र है, आदेश स्थायी नहीं है, और आप प्राथमिकता बदल सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, ऊपर और नीचे तीर पर क्लिक करें। एक नियम को संपादित करने के लिए, संपादन आइकन पर क्लिक करें और अपने बदलाव करें। उन्हें बचाने के लिए मत भूलना!

बोनस टिप्स: ईमेल को स्मार्ट तरीके से प्रबंधित करना

1. स्वीप ईमेल

स्वीप एक क्लीनर इनबॉक्स का दूसरा तरीका है। नियमों की तरह, यह आपको एक विशेष प्रेषक के सभी ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने की सुविधा देता है।

यह केवल ईमेल नहीं हटाता है। आप ईमेल को हटाने या नवीनतम ईमेल को श्रृंखला में रखने का विकल्प चुन सकते हैं।

ईमेल को स्वीप करना बेहद आसान है। बस वह मेल खोलें जो आपको परेशान करता है, और शीर्ष पर स्वीप आइकन पर टैप करें।

अगला, ड्रॉप-डाउन से विकल्पों का चयन करें। दूसरा सबसे अच्छा है क्योंकि यह एक नियम बनाता है। एक बार किया, बचाओ मारा।

नोट: भेजे गए आइटम, ड्राफ्ट, रद्दी ईमेल और हटाए गए आइटम फ़ोल्डर पर स्वीप विकल्प।

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2. ब्लॉक प्रेषक और डोमेन

उपरोक्त के अलावा, आप कुछ प्रेषकों और डोमेन को पूरी तरह से ब्लॉक कर सकते हैं। बस जंक ईमेल सेक्शन पर जाएं, ऐड पर क्लिक करें और ईमेल एड्रेस या डोमेन नाम डालें।

उसी समय, आप सुरक्षित प्रेषक और डोमेन भी जोड़ सकते हैं। यह विकल्प सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण ईमेल (या महत्वपूर्ण लोगों के ईमेल) कचरा फ़ोल्डर में समाप्त नहीं होते हैं।

बस जोड़ें पर टैप करें और डोमेन नाम या ईमेल पते जोड़ें।

हैलो, होशियार इनबॉक्स!

खैर, यह है कि आप नियमों को कैसे बना और प्रबंधित कर सकते हैं, और अपने इनबॉक्स को सभी निरर्थक अव्यवस्था से साफ रख सकते हैं। आखिरकार, हम महत्वपूर्ण ईमेल पर याद नहीं कर सकते, क्या हम कर सकते हैं?

यदि आप कोई दिलचस्प नियम उपयोग कर रहे हैं, जिसे आप साझा करना चाहते हैं, तो नीचे दिए गए टिप्पणी अनुभाग में उनका उल्लेख करें।

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