एमएस एक्सेल वर्कबुक में एक ड्रॉपडाउन सूची (सत्यापन सूची) बनाएं

अधिकांश लोग, कार्यालय और अन्य कार्य स्थानों पर, कुछ रिकॉर्ड और डेटा प्रविष्टियों का ट्रैक रखने के लिए एक्सेल शीट्स को बनाए रखते हैं। कई बार हमें कार्यपुस्तिकाओं को साझा करने की भी आवश्यकता होती है। जो भी हो, चेक प्रविष्टियों को पार करना और उनकी शुद्धता को सत्यापित करना बहुत मुश्किल है (विशेषकर, जब डेटा की बड़ी मात्रा होती है)।

त्रुटियों के बारे में चिंता करने के बजाय, कार्यपुस्तिका या शीट को इस तरह से बनाना एक अच्छा अभ्यास होगा कि यह प्रविष्टियों को स्वतः सत्यापित करता है और किसी उपयोगकर्ता को गलत इनपुट बनाने से प्रतिबंधित करता है। एमएस एक्सेल में डेटा टैब के तहत डेटा सत्यापन उपकरण, ठीक यही आपको मदद करता है।

और आज हम इसकी एक विशेषता देखेंगे जहां आप किसी भी सेल, रो या कॉलम के लिए ड्रॉपडाउन मेनू बना सकते हैं और सूची से डेटा के लिए सेल प्रविष्टि को प्रतिबंधित कर सकते हैं। इसका मतलब यह भी है कि उपयोगकर्ता कभी भी त्रुटि नहीं कर पाएगा।

एक ड्रॉपडाउन सूची बनाने के लिए कदम

चरण 1: उस सेल, पंक्ति या कॉलम का चयन करें, जिस पर आप सत्यापन सूची बनाने या सूची को छोड़ने का इरादा रखते हैं। मेरे उदाहरण में मैंने कॉलम नंबर E चुना है। इसलिए, उपयोगकर्ता को उन मानों को दर्ज करना होगा जो कॉलम E तक सीमित हैं।

चरण 2: डेटा टैब पर जाएँ और डेटा उपकरण अनुभाग के तहत डेटा सत्यापन उपकरण खोजें। इस आइकन पर क्लिक करें और शुरू करने के लिए डेटा सत्यापन चुनें।

चरण 3: दिखाई देने वाले पॉप अप पर, सेटिंग्स टैब के तहत रखी गई डी रोप सूची से सूची का चयन करें।

चरण 4: अगला, आपको स्रोत यानी मान दर्ज करने की आवश्यकता होगी जो सूची या मूल्यों का एक हिस्सा बनाते हैं जिन्हें चुना या दर्ज किया जा सकता है। आप उन्हें सीधे स्रोत टेक्स्ट बॉक्स (कॉमा द्वारा अलग) में दर्ज कर सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप कार्यपुस्तिका पर वर्तमान शीट से कोशिकाओं की एक श्रृंखला का चयन कर सकते हैं और उन कोशिकाओं के मूल्यों को सूची के रूप में माना जाएगा। हालांकि, अगर आप इस विकल्प के साथ जाना चाहते हैं तो आपको चरण 1 से पहले भी सूची तैयार करनी होगी।

नोट: इन-सेल ड्रॉपडाउन की जाँच करते रहना कार्यपुस्तिका पर ड्रॉपडाउन प्रदर्शित करता है। इसके अलावा, केवल मान्यता काम करती है, जबकि उपयोगकर्ता को मूल्यों में लिखना होता है।

इसके साथ ड्रॉपडाउन बना है और उपयोग के लिए तैयार है। उपयोगकर्ता सूची से किसी भी मूल्य का चयन कर सकता है। और सुंदरता यह है कि यह मैन्युअल रूप से टाइप करने के लिए बहुत प्रयास कम कर देता है।

हालांकि, यदि कोई उपयोगकर्ता मान दर्ज करने का प्रयास करता है (मैन्युअल रूप से टाइप करके) जो सत्यापन सूची का हिस्सा नहीं बनता है तो उसे एक त्रुटि संदेश दिया जाएगा।

निष्कर्ष

यह डेटा प्रविष्टियों को मान्य करने के तरीकों में से एक है। उपकरण में आपकी कल्पना से भी अधिक क्षमता है। हम निकट भविष्य में इसकी और विशेषताओं के बारे में बात करेंगे। तब तक ड्रॉपडाउन का उपयोग करें और हमें अपने अनुभवों के बारे में बताएं।

क्या आप ऐसे मार्गदर्शकों को और देखना चाहेंगे? अपनी टिप्पणी छोड़ दो!