एक ही समय में एक्सेल वर्कबुक पर सह-लेखक और सहयोग कैसे करें

ऑनलाइन सह-लेखन एक ऐसी सेवा है जिसका उपयोग आप और आपके सहयोगी एक ही दस्तावेज़ पर काम कर सकते हैं। आमतौर पर, दस्तावेज़ स्वत: सहेजता है और अन्य सह-लेखक द्वारा किए गए परिवर्तन कुछ सेकंड में दिखाई देते हैं। क्लाउड टेक्नोलॉजी का उपयोग करके दस्तावेज़ों पर काम करना आसान बनाता है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2016 ने रीयल-टाइम सहयोग को सक्षम किया है, एक ऐसी सुविधा जो बाजार में काफी सफल रही है। यह वर्ड के डेस्कटॉप संस्करण पर सह-लेखन सक्षम करने के साथ शुरू हुआ, और अब, लाइव सहयोग माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का प्रमुख जोर रहा है। इसके बजाय, अधिकांश उपयोगकर्ता ईमेल के माध्यम से दस्तावेजों को बनाने और साझा करने के बजाय पूरी तरह से ऑनलाइन सह-लेखन में स्थानांतरित हो गए हैं।

एक्सेल में सह-लेखक और सहयोग

टीम सहयोग और एक्सेल का उपयोग करके सह-लेखन के साथ शुरू करने के लिए, आप निम्न चरणों का उपयोग कर सकते हैं:

1] सुनिश्चित करें कि आपके पास Windows और Office 365 सदस्यता का एक अद्यतित संस्करण है। आप इन फ़ाइल स्वरूपों का उपयोग करेंगे:.xlsm,.xlsx, या.xlsb फ़ाइलें। यदि आपके पास एक अलग प्रारूप है, तो आप फ़ाइल खोलकर इसे बदल सकते हैं, फ़ाइल> सेव करें> ब्राउज़ करें> सहेजें के रूप में टाइप करें पर क्लिक करें, फिर प्रारूप को लागू प्रकारों में बदलें।

यदि आपके पास सदस्यता नहीं है, तो आप अपने व्यक्तिगत OneDrive में लॉग इन करके ऑनलाइन दस्तावेज़ बनाकर सहयोग कर सकते हैं। हालांकि, कार्यक्षमता सीमित है।

2] SharePoint , OneDrive , या व्यवसाय के लिए OneDrive पर वर्कशीट बनाएं या अपलोड करें।

3] अगर आपने फ़ाइल अपलोड करना चुना है, तो बस फ़ाइल नाम पर क्लिक करें, और कार्यपुस्तिका एक नए ब्राउज़र में खुल जाएगी।

4] एक्सेल में संपादित करें विकल्प पर क्लिक करें। यदि आपको Excel का संस्करण चुनने के लिए संकेत मिलता है, तो Excel 2016 का चयन करें।

5] एक बार फ़ाइल खुलने के बाद और आप देखते हैं कि यह अभी भी संरक्षित दृश्य में है, बस पर क्लिक करें फ़ाइल में परिवर्तन करने में सक्षम होने के लिए संपादन सक्षम करें।

6] विंडो के ऊपरी दाएं कोने पर स्थित साझा करें बटन पर क्लिक करें। लोगों को आमंत्रित करें बॉक्स में, बस उन लोगों के अपने टीम सदस्यों के ईमेल पते टाइप करें जिन्हें आप सहयोग करना चाहते हैं। सेमीफाइनल के साथ प्रत्येक ईमेल पते को अलग करें। संपादित कर सकते हैं और फिर साझा करें बटन पर क्लिक करने के लिए आगे बढ़ें।

7] जिन लोगों को आपने फ़ाइल साझा की है, उन्हें फ़ाइल के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होगा और इसे खोलने के लिए उपयोग करें। सह-लेखक होने के लिए, उन्हें कार्यपुस्तिका संपादित करें पर क्लिक करना होगा और फिर Excel में संपादित करें का चयन करें।

8] एक बार जब आप फ़ाइल खोलें, तो आप अपने आमंत्रित सहयोगी के अवतार देखेंगे या एक्सेल विंडो के ऊपरी दाएं कोने में छवियां। वे आम तौर पर अपनी सहेजी गई तस्वीर, अवतार या पत्र जी में "अतिथि" या उनके नामों के प्रारंभिक नामों के साथ प्रकट होते हैं यदि कोई चयनित प्रोफ़ाइल छवियां नहीं हैं। आपके चयन हरे रंग में हाइलाइट किए जाएंगे जबकि अन्य लोगों का चयन नीले, लाल, पीले, या बैंगनी जैसे अन्य रंगों में होगा।

अवतार पर क्लिक करने के बाद, आप उस स्थान पर जाएंगे जहां दूसरा व्यक्ति वर्तमान में काम कर रहा है स्प्रेडशीट। उसकी उपस्थिति एक चमकदार रंगीन कर्सर द्वारा देखी जा सकती है। अब, आप स्प्रेडशीट्स पर सह-लेखन के साथ दस्तावेज़ों को एक साथ संपादित कर सकते हैं जो बदले में परियोजनाओं पर काम कर रहा है और तेजी से सुविधाजनक है।

एमएस एक्सेल पर सह-लेखन करते समय ऑटो-सेव करें

ऑटो-सेव एक डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम सुविधा है सह-लेखन के लिए सभी दस्तावेजों पर, या अन्यथा OneDrive पर। यह दस्तावेज़ों में सेकेंड में परिवर्तनों को सहेजता है, कभी-कभी सेकंड के अंश में।

अन्य उपयोगकर्ताओं के चयन

माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल या एक्सेल ऑनलाइन का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ता शीर्ष पर एक सूची में अन्य उपयोगकर्ताओं को देख पाएंगे। अन्य उपयोगकर्ताओं के चयन और पाठ अलग-अलग रंगों में दिखाई देंगे। जिन उपयोगकर्ताओं के पास एमएस एक्सेल के अन्य संस्करण हैं, वे इस सुविधा का उपयोग नहीं कर पाएंगे।

"अनुशंसित ताज़ा करें" और "अपलोड विफल" संदेश

यदि आपको स्वत: सहेजने और ड्राफ्ट सहेजे जाने पर इन त्रुटि संदेशों को प्राप्त होता है, तो आप लिंक को एक अलग टैब पर कॉपी करने और एंटर दबाकर विचार कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के बाद याद रखें कि इंटरनेट कनेक्ट है।

दो उपयोगकर्ता दस्तावेज़ पर एक ही चीज़ बदल रहे हैं

जब दो उपयोगकर्ता ऑटो-सेव या सहेजने पर क्लिक करके एक ही चीज़ बदलते हैं, तो नवीनतम परिवर्तन सहेजा जाता है। इसे आसान बनाने के लिए, एक्सेल ऑनलाइन उपयोगकर्ताओं के बीच चर्चा करने के लिए एक टिप्पणी अनुभाग की अनुमति देता है। यह एक चैट बॉक्स की तरह काम करता है।

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