Outlook पर तेजी से मीटिंग्स शेड्यूल करने के लिए Microsoft FindTime का उपयोग करें

अपने कार्यालय के सहकर्मियों के साथ बैठक के लिए सबसे अच्छा समय ढूंढना अक्सर आसान काम नहीं होता है। आपको पहले उन्हें अपने सुविधाजनक समय के बारे में पूछना होगा और फिर अपने शेड्यूल के साथ सभी के लिए सबसे उपयुक्त समय पर पहुंचने के लिए मिलना होगा। कब मिलना है, यह तय करने का काम अपेक्षाकृत सरल है कि यदि वे कम उपस्थित लोगों के रूप में कम हैं, तो बैठक के बारे में अगर लोगों को और अधिक लोगों की आवश्यकता होती है। नौकरी सिर्फ कुछ उपलब्ध नहीं है या विभिन्न कारणों से लोगों को छोड़ने के साथ वास्तव में कठिन हो जाता है। यह सारी प्रक्रिया आपको अपने बहुत सारे उत्पादक समय का निवेश करती है, है ना!

FindTime एक ऐसा एप्लिकेशन है जो आपको मीटिंग्स को तेज़ी से शेड्यूल करने में मदद कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए एक ऐड-इन, FindTime आपको एक व्यवस्थित दृष्टिकोण के साथ आसानी से मीटिंग समय पर निर्णय लेने में मदद करता है और वह भी आपकी भागीदारी के बिना। ऐप स्वचालित रूप से आपको सलाह देता है कि मीटिंग में भाग लेने के लिए आवश्यक लोगों के लिए कौन से दिन और समय सबसे अच्छा काम करते हैं। इसलिए, आप आम सहमति समय पर आसानी से पहुंचने में मदद करते हैं। मीटिंग्स को तेज़ी से शेड्यूल करने के तरीके के बारे में जानने के लिए नीचे पढ़ें।

Outlook के लिए FindTime

ढूँढें समय पर समय-समय पर कटौती। एक आयोजक के रूप में, आप अपने चुने हुए समय सभी उपस्थित लोगों को प्रस्तावित करते हैं और सभी को मतदान करने की अनुमति देते हैं। एक बार वोटिंग के माध्यम से सर्वसम्मति हो जाने के बाद, FindTime आपकी तरफ से मीटिंग आमंत्रण भेजता है, और इस प्रकार उस समय को समाप्त करता है जब आपको आम तौर पर लोगों के साथ समन्वय करना पड़ता है और सभी के लिए सर्वश्रेष्ठ समय पर पहुंचना पड़ता है।

FindTime का उपयोग शुरू करने के लिए

चरण 1

पहला कदम FindTime स्थापित करना है और ऐसा करने के लिए, आपको Office 365 खातों में लॉगिन करने के लिए अनिवार्य आवश्यक है। एक बार लॉग इन करने के बाद, आप Office Store से FindTime इंस्टॉल कर सकते हैं। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, Outlook को पुनरारंभ करें और आप Outlook स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में स्थित FindTime आइकन देख सकते हैं। नीचे दिखाए गए वेब पर Outlook 2013, Outlook 2016 और Outlook पर उपस्थिति में अंतर देखें।

Outlook 2013

Outlook 2016 पर

वेब पर Outlook पर

नोट: FindTime केवल Outlook पर पहुंच योग्य है 2013, आउटलुक 2016, और वेब पर आउटलुक।

चरण 2

तो ऐप सेट अप करने के बाद, अब आप एक नया ईमेल लिख सकते हैं या किसी मीटिंग को शेड्यूल करने के लिए मौजूदा ईमेल का जवाब दे सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप मौजूदा ईमेल का जवाब देकर सूचीबद्ध लोगों के साथ एक बैठक स्थापित करना चाहते हैं। "मीटिंग पोल के साथ उत्तर दें" पर क्लिक करें।

एक पैनल खुलता है जिसके माध्यम से आप मीटिंग अवधि का समय निर्धारित कर सकते हैं। पैनल के मध्य और निचले हिस्से में आप उन लोगों के शेड्यूल को देखने की अनुमति देते हैं जिन्हें आप मीटिंग के लिए आमंत्रित करना चाहते हैं। यहां आप कई बार स्लॉट का चयन कर सकते हैं और उन्हें वोट देने के लिए शामिल लोगों को भेज सकते हैं।

लोगों की स्थिति को विभिन्न रंगों द्वारा दर्शाया जाता है और इसके आधार पर आप तय कर सकते हैं कि कौन सा मीटिंग स्लॉट सभी के लिए सबसे उपयुक्त है।

क्लिक करें "अगला" और आप "मीटिंग लोकेशन" जैसे शॉर्टलिस्टेड टाइम स्लॉट और टैब देखते हैं। अब आप एक आमंत्रण करने के लिए तैयार हैं। आमंत्रण करने के लिए "ईमेल सम्मिलित करें" पर क्लिक करें।

चरण 3

आमंत्रण करने के बाद, लोगों को आपके द्वारा चुने गए समय स्लॉट पर मतदान शुरू करने की अनुमति देने के लिए अपने संदेश इनबॉक्स विंडो पर "भेजें" पर क्लिक करें। आमंत्रित हर कोई ऑनलाइन मतदान देख सकता है कि किस समय मतदान कर रहा है। आप दूसरों को अपने पसंदीदा स्लॉट के बारे में भी जान सकते हैं।

जैसे ही वोट आते हैं, आमंत्रण शेड्यूल प्राप्त करता है और आपकी मीटिंग की स्थापना की जाती है। ऑर्गनाइज़र को आमंत्रण पुष्टिकरण के बारे में भी एक ईमेल प्राप्त होता है।

नोट: प्राप्तकर्ताओं के पक्ष में, उन्हें FindTime वेबसाइट पर वोट के लिए आपके आमंत्रण और इंटरनेट पहुंच प्राप्त करने के लिए केवल एक ईमेल पता चाहिए। साथ ही, वे किसी भी डिवाइस से मतदान कर सकते हैं। प्राप्तकर्ताओं को अपने पीसी या हैंडफोन पर, या इस मामले के लिए Office 365 खाते पर FindTime स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है।

FindTime का उपयोग शुरू करने के लिए यहां क्लिक करें और हमें बताएं कि क्या आपको यह नया ऐप माइक्रोसॉफ्ट से पसंद है ।

छवि स्रोत: माइक्रोसॉफ्ट।