कार्यकारी कार्यालय की बैठक बुधवार 27 मई 2020 के लिए समिति
विषयसूची:
जब जॉर्जिया- आधारित राष्ट्रीय ईएमएस काम पर जाते हैं, वे जीवन बचाते हैं। वे पेपरवर्क का पर्वत भी बनाते हैं, जिनमें से सभी को कम से कम सात वर्षों तक सटीक रूप से प्रबंधित और सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए। इन सभी दस्तावेजों का भंडारण एक महत्वपूर्ण कार्य था, जिसके लिए कंपनी को इसे स्टोर करने के लिए एक बड़े गोदामों का उपयोग करने की आवश्यकता थी। और श्रम के घंटों को सभी को संग्रहित करने और प्रबंधित करने में बर्बाद हो गया, और आवश्यक दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करने के लिए, 12 व्यक्तियों के कार्यालय कर्मचारियों को भारी कर दिया गया।
इस पेपरवर्क को नियंत्रण में लाने के लिए, राष्ट्रीय ईएमएस को कंप्यूटर ट्रबलशूटर्स एनआरडी कहा जाता है। हमने कंपनी के मौजूदा बुनियादी ढांचे का आकलन किया और एक ऐसे समाधान के साथ आया जो स्वास्थ्य बीमा गोपनीयता और पोर्टेबिलिटी अधिनियम और अन्य सरकारी नियमों की कड़े आवश्यकताओं को पूरा करते हुए इस दस्तावेज को प्रबंधित करने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।
दस्तावेज़ अधिभार
जब तक वे बुलाए नहीं जाते हम, राष्ट्रीय ईएमएस फाइल बक्से और बड़ी फाइल अलमारियों से बाहर काम कर रहा था। फाइलों को स्टोर करने के लिए छः लंबवत फ़ाइल कैबिनेट वाले एक फ़ाइल रूम का उपयोग किया गया था, और हर कुछ महीनों में उन अलमारियाँ भर जाएंगी। उस समय, फ़ाइलों को दीर्घकालिक गोदाम भंडारण में ले जाया जाएगा, जहां वे सात साल तक बैठेंगे। इस बीच, कंपनी दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करने और उन्हें कार्यालय और गोदाम के बीच देने के लिए कूरियर रखती है।
साथ ही, कंपनी मेडिकेयर और मेडिकेड के साथ काम करती है, इसलिए वे एकाधिक फ़ाइलों में उपयोग के लिए दस्तावेज़ों की कई प्रतियां बनाना है। दिन में कुछ दर्जन बार, कर्मचारियों को मौजूदा फाइलों को स्टोरेज से खींचना होता है, जो उठने में लगभग 15 मिनट लगते हैं, फ़ाइल रूम में जाते हैं, फ़ाइल ढूंढते हैं, इसे खींचते हैं, और अपने डेस्क पर वापस जाते हैं। हम गणना करते हैं कि वे दो पूर्णकालिक कर्मचारियों के समकक्ष फाइलों को खींच रहे थे।
हम इस पेपर को शफल करने और कंपनी के वर्कफ़्लो को सरल बनाने, श्रम लागत में कटौती करने और दक्षता में सुधार करने के लिए एक योजना के साथ आए।
स्मारक दस्तावेज़ प्रबंधन
हमारे समाधान के मूल में, हमने एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैबिनेट एनजी तैनात की, ताकि उन्हें पेपर से दूर करने में मदद मिल सके। एक सुरक्षित, ऑडिट-संचालित प्रणाली जो उन्हें एचआईपीएए और अन्य नियमों का अधिक आसानी से अनुपालन करने की अनुमति देगी। हमने इस लोड को संभालने के लिए एक सर्वर स्थापित किया है, क्योंकि इसकी मांग कंपनी के मौजूदा सर्वर के लिए बहुत अधिक होगी। यह नया सर्वर टर्मिनल सर्वर की भूमिका भी करेगा ताकि दूरस्थ उपयोगकर्ता किसी भी देरी का अनुभव किए बिना सिस्टम तक पहुंच सकें।
कैबिनेट एनजी में भी उनके मौजूदा सिस्टम से जानकारी खींचने की क्षमता है इसलिए हमने सिंक्रनाइज़र और रेट्रीवर विकल्पों को एकीकृत करने की सिफारिश की यह उनके मौजूदा कार्यक्रमों और बुनियादी ढांचे में है। इस तरह वे सीएनजी में उस ग्राहक को खोजे बिना अपने बिलिंग सॉफ़्टवेयर में खींचने वाले किसी विशेष क्लाइंट के लिए आवश्यक फ़ाइलों को खींचने में सक्षम होंगे। सिंक्रनाइज़र या तो एक ऑनटाइम आयात या किसी मौजूदा डेटाबेस के चल रहे सिंक्रनाइज़ेशन जैसे कि उनके बिलिंग सॉफ़्टवेयर की अनुमति देता है। रेट्रिवर उन्हें कैबिनेट एनजी को अपने मौजूदा कार्यक्रमों या वेब अनुप्रयोगों से जोड़ने की अनुमति देता है ताकि जब वे उस कार्यक्रम में ग्राहक को खींच सकें तो प्रतिद्वंद्वी सीएनजी में दस्तावेजों को खींच लेता है। यह एक बड़ा फायदा है क्योंकि इसने उन्हें दस्तावेज़ प्रबंधन को अपने मौजूदा कार्यक्रमों में अपग्रेड या बदलने के बिना एकीकृत करने की अनुमति दी।
हम यह भी सिफारिश कर रहे हैं कि वे अपने कुछ सामान्य कार्यों को स्वचालित करने के लिए सीएनजी के वर्कफ़्लो कार्यों का लाभ उठाएं। हालांकि वे कार्यालय के चारों ओर पेपर ले जाते हैं अब इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जा सकता है। नया वर्कफ़्लो उन्हें महत्वपूर्ण कार्यों को तेज़ी से करने की अनुमति देता है, जैसे अनुमोदन के लिए सभी प्रबंधक शीट को एक ही प्रबंधक को रूट करना और संपूर्ण फ़ोल्डर्स को समीक्षा के लिए विशिष्ट किसी को ले जाना। भविष्य में वर्कफ़्लो योजनाएं जिनमें उनके कुछ दस्तावेज़ निर्माण को स्वचालित करना शामिल है और उन्हें स्वचालित रूप से उस व्यक्ति को रूट करना है जिसे उन्हें अनुमोदित करने या उन्हें संपादित करने की आवश्यकता है। हम किसी भी दस्तावेज़ के लिए अलर्ट और शर्तों को बनाने में सक्षम होंगे।
लाइसेंसिंग लागत को नियंत्रण में रखने के लिए, हमने नामित उपयोगकर्ताओं और समवर्ती उपयोगकर्ता लाइसेंस के मिश्रण के साथ कैबिनेट एनजी 20 सीट लाइसेंस की सिफारिश की। इस तरह समवर्ती लाइसेंस को कई उपयोगकर्ताओं को सौंपा जा सकता है, जैसे कि विभिन्न बदलावों में काम करते हैं।
पेऑफ
हमारे समाधान का सबसे स्पष्ट लाभ यह है कि राष्ट्रीय ईएमएस सभी कागज़ों को दूर करने में सक्षम होगा और इसे स्टोर करने से जुड़ी लागतें। एचआईपीएए और अन्य नियमों के अनुपालन को बनाए रखना आसान और ट्रैक करना आसान होगा। वे उत्पादित पेपर की मात्रा को कम करके, उच्च मात्रा वाली कॉपी मशीनों से छुटकारा पाने के साथ-साथ वे प्रत्येक फ़ाइल के लिए कई प्रतियां बनाने के लिए उपयोग करते थे, कंपनी सालाना अनुमानित $ 6,000 बचाएगी।
राष्ट्रीय ईएमएस लगभग 80 श्रमिक घंटे वापस लेगा प्रति सप्ताह, क्योंकि कर्मचारियों को अब कागजात दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से फाइल करने और पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं होगी। इस बीच, सीएनजी में इलेक्ट्रॉनिक ट्रैकिंग सुविधाओं में कार्यकर्ता जवाबदेही में सुधार होगा। उनके पास कोई भी कागजात दस्तावेज अब स्कैन और कटा हुआ हो सकता है। अगले कई सालों में, कंपनी धीरे-धीरे अपने गोदामों की जगह का पुन: उपयोग करने में सक्षम होगी क्योंकि मौजूदा अभिलेखागार आवश्यक सात साल की भंडारण अवधि तक पहुंच सकते हैं।
पेशेवरों से मिलें
छोटे और मिस्ड व्यवसायों के लिए अधिक वास्तविक दुनिया के तकनीकी समाधानों के लिए - क्लाउड सेवाओं, वर्चुअलाइजेशन और पूर्ण नेटवर्क ओवरहाल सहित - पीसी वर्ल्ड के टेक ऑडिट देखें।
यदि आप एक आईटी समाधान प्रदाता हैं जो व्यवसाय के बाजार को कम करने के लिए छोटे से सेवा करते हैं, और आप सीखना चाहते हैं कि आप पीसी वर्ल्ड टेक ऑडिट में योगदान कैसे दे सकते हैं, [email protected] पर मेल भेजें । हम हमेशा अधिक प्रतिभाशाली पेशेवरों की तलाश में हैं।
टेक ऑडिट क्षेत्र में आईटी पेशेवरों के साथ सहयोग में लिखा और उत्पादित किया गया है। व्यक्त की गई सभी सिफारिशें और राय लेखकों के स्वतंत्र निर्णय का प्रतिनिधित्व करती हैं और पीसी वर्ल्ड या उसके संपादकीय कर्मचारियों के लिए जरूरी नहीं दर्शाती हैं।
यूनिसेज़ एक्जिक ने ओपन सॉल्यूशन एलायंस के हेल्म लेता है
ओपन सॉल्यूशन एलायंस, एक ओपन सॉल्यूशन एलायंस, एक ओपन सोर्स सॉफ़्टवेयर के लिए लॉबियों ने एक नया नाम दिया है राष्ट्रपति।
प्रिंटे पेपर बचाता है, लेकिन आपको परेशानी नहीं बचाता है
प्रिंटर एड-ऑन के साथ प्रिंट करते समय आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले पेपर की मात्रा कम करें इंटरनेट एक्सप्लोरर के लिए।
समीक्षा: एडोब एक्रोबैट एक्सआई प्रो पेपरलेस ऑफिस अवधारणा को आगे बढ़ाता है, लेकिन बाधाओं को भी हाइलाइट करता है
पेड़ पाएंगे नए एक्रोबैट में बहुत कुछ पसंद है, लेकिन एडोब के पेपरलेस वर्कफ़्लो के कार्यान्वयन से व्यवसायों के लिए अपने तरीकों को बदलने में काफी आसान नहीं हो सकता है।