पेपरलेस कार्यालय हमें आगे बढ़ाना जारी रखता है

व्यक्तिगत कंप्यूटरों की शुरुआत के बाद से एक अखिल डिजिटल भविष्य की भविष्यवाणियां हुईं जहां पेपर बहुत कम था लेकिन दूर की स्मृति थी। दशकों बाद, ऐसा लगता है कि हमने "पेपरलेस ऑफिस" की ओर प्रगति की है, लेकिन यूटोपियन दृष्टि अभी भी एक लंबा सफर तय है।

एडोब, जिसने 2011 में डिजिटल हस्ताक्षर कंपनी इकोसिगन खरीदा, यह जानने के लिए एक अध्ययन आयोजित किया कि कैसे भविष्य में हमारे सभी डिजिटल दस्तावेज़ों के लिए सड़क पर चीजें प्रगति कर रही हैं। यह अध्ययन 1051 अमेरिकी प्रबंधकों के बीच ऑनलाइन सर्वेक्षण से एकत्रित आंकड़ों पर आधारित है जो छोटी, मध्यम और बड़ी कंपनियों पर अनुबंध और समझौतों का मसौदा तैयार, भेज या हस्ताक्षर करते हैं।

रिपोर्ट, "पेपर: एक लुप्तप्राय प्रजातियां?" कुछ दिलचस्प परिणाम uncovers। उत्तरदाताओं में से केवल आधे से अधिक, 51 प्रतिशत का मानना ​​है कि डिजिटल वर्कफ़्लो दस्तावेजों को फाइलिंग और प्रबंधन को आसान बनाता है, और 61 प्रतिशत कहते हैं कि कामकाजी डिजिटल लागत में कटौती करता है। लगभग एक तिहाई यह भी महसूस करता है कि डिजिटल वर्कफ़्लो उन्हें किनारे देता है और उन्हें व्यवसाय जीतने में मदद करता है।

पर्याप्त मेला। एडोब से इन्फोग्राफिक को देखते हुए, ये संख्याएं सही दिशा में झुका रही हैं-यद्यपि मैं पेपरलेस कार्यालय के वादे के दशकों के बाद अपेक्षा करता हूं। फिर, हम अनुबंध प्राप्त करते हैं। सर्वेक्षण के परिणाम लगभग सर्वसम्मति से हैं (98

एडोब इंफोग्राफिक हाइलाइट्स अध्ययन से परिणाम।

प्रतिशत) कि वास्तविक अनुबंध या कानूनी दस्तावेज अभी भी कागज का उपयोग कर किए जाते हैं-भले ही लगभग तीन चौथाई लगता है कि अनुबंध डिजिटल रूप से किए जाने पर जीवन आसान होगा ।

एक फ्रीलांस विश्लेषक और सलाहकार के रूप में मैं इस तथ्य के लिए झुका सकता हूं कि ज्यादातर कंपनियां अभी भी कागज पर भरोसा करती हैं। मैं कागज-बनाम-डिजिटल विभाजन के दोनों तरफ रहा हूं, और मैं अनुभव से कह सकता हूं कि डिजिटल अनुबंध अधिक कुशल हैं। प्रतिशत) वास्तविक अनुबंध या कानूनी दस्तावेज अभी भी कागज का उपयोग करके किए जाते हैं, भले ही लगभग तीन चौथाई विचार यदि अनुबंध डिजिटल रूप से किए जाते हैं तो जीवन आसान होगा।

आमतौर पर, जब मैं किसी ग्राहक के साथ काम करने के लिए सहमत होता हूं, तो मैं अनुबंध के रूप में उपयोग करने के लिए कुछ ड्राफ्ट भाषा भेजता हूं। क्लाइंट तब किसी भी लापता विवरण में भर जाता है, और दस्तावेज को आम तौर पर पीडीएफ फ़ाइल के रूप में भेजता है। मुझे फिर पीडीएफ फ़ाइल मुद्रित करनी होगी ताकि मैं इसे साइन कर सकूं, और हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को स्कैन कर सकूं ताकि मैं इसे क्लाइंट पर वापस कर सकूं। फिर, ग्राहक को मेरे हस्ताक्षरित संस्करण को प्रिंट करना होगा, और इसे स्वयं हस्ताक्षर करना होगा ताकि वे इसे स्कैन कर सकें और पूरा अनुबंध वापस कर सकें। यह एक कठिन प्रक्रिया है जो दोनों सिरों पर कागज को बर्बाद कर देती है।

मैंने उन ग्राहकों के साथ भी काम किया है जो डिजिटल हस्ताक्षर उपकरण को नियोजित करते हैं। मुझे दस्तावेज़ "साइन" करने के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त हुआ। मैंने डिजिटल रूप से अनुबंध पर हस्ताक्षर किए, और हम कर रहे थे और व्यवसाय करने के लिए तैयार थे। कोई गड़बड़ नहीं, कोई झगड़ा नहीं, और कोई बर्बाद कागज नहीं।

बैंक सबसे बुरे अपराधियों में से एक हैं। जब मैंने अपनी कार खरीदी, और जब मैंने अपना घर खरीदा तो पेपर के रीम्स इस्तेमाल किए गए थे। वे फ़ैक्स मशीन नामक कुछ पुरातन चीज़ों का भी उपयोग करना चाहते थे (इसे विकिपीडिया पर देखें)। मैंने लेन-देन को पूरा करने के लिए बस एक छोटा सा जंगल लेने के लिए पर्याप्त पेपर शुरू किया और हस्ताक्षर किए।

पेपरलेस कार्यालय? हम उस लक्ष्य की ओर धीमी गति से प्रगति कर रहे हैं, लेकिन हम यूटोपियन पाइप सपने को प्राप्त करने का एक लंबा सफर तय कर रहे हैं।