Ms excel में फ़िल्टर डेटा टूल का उपयोग कैसे करें

मैं अपने दोस्तों के साथ रहता हूं और उसी कारण से हम अपने घर के खर्च के लिए एक एक्सेल शीट बनाए रखते हैं। प्रत्येक महीने के अंत में हम विभिन्न श्रेणियों में अपने खर्चों का विश्लेषण करते हैं और देय और पहले से भुगतान की गई राशि को अलग करने के लिए विभिन्न श्रेणियों में खर्च करते हैं।

चूंकि बहुत सारे डेटा हैं, हमारे पास सभी विकल्पों को अलग करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों के माध्यम से स्कैन करने में कठिन समय है। यह तब तक जारी रहा जब तक कि मैंने फ़िल्टर उपकरण का पता नहीं लगाया जो एमएस एक्सेल प्रदान करता है। और मेरा विश्वास करो, तब से चीजें बहुत आसान हो गई हैं। आज के बारे में हम यही बात करने जा रहे हैं।

फ़िल्टर टूल का उपयोग करने से सामान का विश्लेषण और गणना करना वास्तव में आसान हो जाता है। आइए हम इस पर एक नज़र डालें कि यह क्या कर सकता है। आप के साथ शुरू करने के लिए डेटा के साथ एक एक्सेल शीट होनी चाहिए। आपको उन मानदंड और स्तंभ मान का भी पता लगाना होगा जिन्हें आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, मेरे डेटा को फ़िल्टर करने के लिए आधार के रूप में मेरे पास स्तंभ B (कारण और भुगतान) है। फ़िल्टर टूल डेटा टैब के अंतर्गत रहता है।

एक बार जब आप उक्त टैब पर जाते हैं, तो आपको उस कॉलम का चयन करना होगा जिसे आप फ़िल्टर करने के लिए चुनते हैं। आप कई कॉलम या पूरे दस्तावेज़ का चयन कर सकते हैं। अपना चयन करने के बाद फ़िल्टर आइकन पर जाएं।

आप देखेंगे कि आइकन जैसा एक फ़नल उस कॉलम हेडर पर दिखाई देता है और विकल्प बनाने के लिए ड्रॉप डाउन मेनू प्रदान करता है। इस मेनू का विस्तार करें और उन बॉक्स को अनचेक करें जिन्हें आप परिणाम सेट में नहीं देखना चाहते हैं। दूसरे शब्दों में, केवल उन बक्से / मूल्यों की जांच करें, जिन्हें आप ठीक से देखना और हिट करना चाहते हैं।

हमारे उदाहरण में, आप देखेंगे कि कॉलम B के अंतर्गत आने वाली पंक्तियाँ परिणाम सेट का एक भाग बनाती हैं। अन्य सभी पंक्तियों को फ़िल्टर कर दिया गया है। आप यह भी देखेंगे कि पंक्ति 1 अभी भी पेड दिखाती है और इसके पीछे का कारण यह है कि एक्सेल पंक्ति 1 को कॉलम हेडर मानता है न कि मान।

इसी तरह से आप अन्य कॉलम मानों के आधार पर कई फ़िल्टर लागू कर सकते हैं। फ़िल्टर को साफ़ करने के लिए आप टूल आइकन पर फिर से हिट कर सकते हैं या इसके अलावा Clear पर क्लिक कर सकते हैं।

फ़िल्टर को लागू करने का एक और तरीका है और इसे एक चयनित सेल मान के खिलाफ लागू किया जा सकता है। फ़िल्टर पर नेविगेट करने के लिए एक सेल चुनें और राइट-क्लिक करें। यहां चार प्रकार के विकल्प हैं जो आप बना सकते हैं। समझने के लिए सभी का अन्वेषण करें कि उनका क्या मतलब है।

निष्कर्ष

यदि आपको एक्सेल शीट बनाए रखने की आवश्यकता है और समय-समय पर परिणामों को मजबूत करने की भी आवश्यकता है, तो आपको फ़िल्टर टूल उपयोगी लगेगा। मास्टर करना मुश्किल नहीं है। जितना अधिक आप इसका उपयोग करते हैं, उतना ही यह आपको लगता है कि आप इसके बिना कैसे रहते थे।

(शीर्ष छवि क्रेडिट: माइक्रोसॉफ्ट स्वीडन)