परिवर्तनों को कैसे ट्रैक किया जाए, एक साझा एमएस वर्ड दस्तावेज़ में टिप्पणियों का उपयोग करें

कार्यालय में, कभी-कभी हमें एक साझा दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता होती है। एक दस्तावेज़ का उपयोग कई लोगों द्वारा किया जाता है। जब यह मामला है, तो यह भी स्पष्ट है कि विशेषाधिकार प्राप्त लोग दस्तावेज़ में बदलाव करेंगे; और कई बार ऐसे परिवर्तन करते हैं जो अन्य लोग समझ नहीं पाते हैं।

इसलिए एक साझा दस्तावेज़ पर किए गए संपादन पर नज़र रखना एक अच्छा विचार है। इसे करने का मूल तरीका यह है कि आप एक बदलाव करने के बाद एक टिप्पणी जोड़ सकते हैं या आप संपादन करने के बाद सहयोगियों को सूचित कर सकते हैं। लेकिन यह हमेशा बहुत सुविधाजनक नहीं होता है, खासकर यदि दस्तावेज़ एक बड़ा है। सौभाग्य से, एमएस वर्ड को आपकी पीठ यहाँ मिल गई है।

एमएस वर्ड अपने रिव्यू टैब के तहत कमेंट और ट्रैक चेंजेस नामक दो उत्कृष्ट उपकरण प्रदान करता है। जबकि मैंने देखा है कि बहुत कम लोग इनका उपयोग करते हैं, जो लोग जानते हैं कि इन दो उत्कृष्ट विशेषताओं की पकड़ पाने के बाद कितनी आसान चीजें मिल सकती हैं। और आज हम आपको अभ्यास करने की मूल बातें के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे।

एमएस वर्ड में टिप्पणियों का उपयोग करना

यह सुविधा आपको अन्य उपयोगकर्ताओं (दस्तावेज़ तक पहुंच रखने वाले) को कुछ चीज़ों पर आपकी प्रतिक्रिया या सुझाव जानने में मदद करेगी। उदाहरण के लिए, कुछ पाठ का चयन करें (जैसे मैं अपने लेख पर कर रहा हूं) और न्यू कमेंट आइकन पर हिट करें। लेबल (s1) पर ध्यान दें और संबंधित टिप्पणी जो इसके खिलाफ बाएं फलक में जोड़ी गई है।

अब, जब अन्य उपयोगकर्ता दस्तावेज़ खोलते हैं, तो वे टिप्पणी देख सकते हैं, आपकी प्रतिक्रिया स्वीकार कर सकते हैं या अपनी टिप्पणी छोड़ सकते हैं। रिबन टूल से, आप टिप्पणियों को हटा सकते हैं या यहां तक ​​कि पिछले / अगले टिप्पणी पर जा सकते हैं।

MS Word में Track Changes को Track Edits को Track करना

जैसा कि नाम से पता चलता है, यह सेट आपको दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने में मदद करता है। जिस क्षण आपने ट्रैक परिवर्तन मारा, आप जो भी नया लिखते हैं वह लाल रंग में दिखाई देता है और रेखांकित हो जाता है। और आप जो भी डिलीट करते हैं वह (जैसे) डिलीट होने के बजाय मारा जाता है।

बाईं ओर की ऊर्ध्वाधर रेखा किसी भी परिवर्तन वाली पूरी लंबाई के माध्यम से फैलती है। इसके साथ ही रिव्यूिंग पेन (रिबन से लाया जा सकता है) इसमें किए जा रहे बदलावों के बारे में विवरण दिखाएगा। इस तरह से मालिक के पास सम्पादन के बारे में पूरी जानकारी होगी।

इन परिवर्तनों को अब राइट क्लिक विकल्प को स्वीकार या अस्वीकार किया जा सकता है।

इसके अलावा, आप गुब्बारा प्रारूप (नीचे छवि) में संशोधन देखने के लिए चुन सकते हैं या दस्तावेज़ के अलग-अलग संशोधनों की जाँच कर सकते हैं (ड्रॉप डाउन पर विकल्प टॉगल कर सकते हैं, कह सकते हैं कि अंतिम दिखावा मार्कअप; पहली छवि में दिखाया गया है)।

कई अन्य स्वरूपण और रंग बदलने वाली गतिविधियाँ हैं जिनका आप पालन कर सकते हैं। और सुनिश्चित करें कि मूल बातें पूरी करने के बाद आप उन विकल्पों का पता लगाएंगे।

निष्कर्ष

इस लेख का उद्देश्य एमएस वर्ड में इन दो अद्भुत उपकरणों के साथ आरंभ करने में आपकी मदद करने के लिए बहुत मूल बातें कवर करना था। यदि आपने उन्हें इस्तेमाल किया है तो इससे पहले कि आप हमारे अन्य पाठकों के साथ कुछ ट्रिक्स और टिप्स साझा करना चाहें। उन लोगों के लिए जो शुरू करने जा रहे हैं, पहली बार इसका उपयोग करने के अपने अनुभवों के बारे में हमें बताएं।