8 Microsoft रूपों का उपयोग करने के सर्वोत्तम तरीके

Microsoft ने सितंबर 2018 में Microsoft प्रपत्र लॉन्च किए। तब से, उसने लोगों की एक संपूर्ण श्रोताओं को इकट्ठा किया है जो एक ऐसी सेवा की तलाश कर रहे हैं जो उन्हें सर्वेक्षण, चुनाव और क्विज़ बनाने में मदद करे। Google प्रपत्र की तुलना में, Microsoft प्रपत्र में एक क्लीनर इंटरफ़ेस है। हालाँकि, इसकी कुछ विशेषताएं आसानी से छूट जाती हैं, या वे ढूंढना कठिन होता है।

खैर, चिंता मत करो। यही वह जगह है जहाँ हम आते हैं। हम एक बढ़िया-से-कंघी के साथ माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म से गुजरे हैं ताकि आप इसका बेहतरीन इस्तेमाल कर सकें।

के रूप में यह एक लंबी पोस्ट होने जा रहा है, चलो सीधे में कूदते हैं और Microsoft फ़ॉर्म का उपयोग करने के कुछ सर्वोत्तम तरीके देखें।

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1. फॉर्म कैसे बनाएं

जब फॉर्म बनाने की बात आती है, तो Microsoft प्रपत्र आपको सात विकल्प देता है -

• कई विकल्प
• टेक्स्ट
• रेटिंग
• दिनांक
• श्रेणी
• शुद्ध प्रोमोटर स्कोर

जब बहुविकल्पीय प्रश्नों की बात आती है, तो अच्छी बात यह है कि फॉर्म आपके प्रश्न का विश्लेषण करते हैं और आपको उत्तरों के साथ सहायता करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि प्रश्न "क्या आपने खरीदा है …" से शुरू होता है, तो फॉर्म आपको हां, नहीं, और हो सकता है।

या उस मामले के लिए, यदि पहला विकल्प सैड है, तो फॉर्म आपको दूसरे और तीसरे विकल्प के रूप में हैप्पी और एंग्री जोड़ने के लिए संकेत देगा। निफ्टी, है ना?

उन्हें जोड़ना एक बिना दिमाग का है। आपको केवल विकल्प चुनना है और अगले प्रश्न पर आगे बढ़ना है।

इसी तरह, पाठ से संबंधित प्रश्नों के लिए, आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि यह एक लंबा उत्तर है या एक संक्षिप्त है। आप प्रतिक्रिया के प्रकार को भी प्रतिबंधित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप 5 से कम मूल्य चाहते हैं, तो बस तीन-डॉट मेनू पर क्लिक करें और प्रतिबंध चुनें।

इसके बाद, ड्रॉपडाउन में से किसी एक मान का चयन करें और मान जोड़ें।

रेटिंग के लिए, आप स्तरों के साथ-साथ प्रतीकों को भी निर्दिष्ट कर सकते हैं।

2. शेयरिंग और एंबेडिंग: कौन प्रतिक्रिया दे सकता है

एक बार फॉर्म पूरा हो जाने के बाद, आप प्रतिक्रियाओं को एकत्र करने के लिए इसे बाहर भेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, ऊपरी-दाएं कोने पर स्थित शेयर बटन पर क्लिक करें।

आप अपने फॉर्म के दर्शकों को चुन सकते हैं। यदि आप इसे केवल अपने संगठन के लोगों तक ही सीमित रखना चाहते हैं, तो डिफ़ॉल्ट विकल्पों के साथ जाएं। लेकिन यदि नहीं, तो 'केवल मेरे लोग …' लिंक पर क्लिक करें और 'लिंक वाला कोई भी' विकल्प चुनें।

फिर, आप सीधे अपने लक्षित दर्शकों के साथ लिंक साझा कर सकते हैं। लेकिन सबसे अच्छा विकल्प अपनी वेबसाइट या ब्लॉग पर फ़ॉर्म को एम्बेड करना है। या बेहतर, आप बस अपने फ़ॉर्म का क्यूआर कोड डाउनलोड कर सकते हैं और फिर इसे अपने ब्लॉग पर साझा कर सकते हैं, या इसे एक ईमेल में जोड़ सकते हैं। यह विधि आपके उत्तरदाताओं को प्रतिक्रिया देने के लिए अविश्वसनीय रूप से उपयोगी बनाती है।

क्विक टिप: क्या आप चाहते हैं कि आपका फॉर्म क्लोन किया जाए? यदि हाँ, शेयर को टेम्प्लेट विकल्प के रूप में चालू करें और लिंक को अपने दोस्तों के साथ, या अपने फॉर्म पर ही साझा करें।

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3. ब्रांचिंग का उपयोग कब करें

यदि आप अक्सर सर्वेक्षण और सर्वेक्षण बनाते हैं, तो आपको अब तक पता होना चाहिए कि हर सर्वेक्षण या सर्वेक्षण सीधे प्रश्नों का एक सेट नहीं है। सशर्त तर्क आने के लिए बाध्य है, और दुख की बात है कि Microsoft प्रपत्र आपको Google फ़ॉर्म के अनुसार शर्तों को आसानी से जोड़ने की अनुमति नहीं देता है। यह Microsoft प्रपत्रों की छिपी हुई विशेषताओं में से एक है।

सशर्त तर्क जोड़ने के लिए, अपने सभी प्रश्नों को शामिल करें और एक बार किए जाने के बाद, दूर-दायें कोने पर तीन-डॉट आइकन पर टैप करें और ब्रांचिंग का चयन करें।

इसके बाद, उस प्रश्न पर टैप करें जिसे आप ब्रांच करना चाहते हैं। अब, ड्रॉपडाउन से अगले प्रश्न का चयन करें। ध्यान दें कि आपको इसे सभी प्रश्नों के लिए करना है।

सशर्त तर्क के साथ अपने फ़ॉर्म का पूर्वावलोकन करने के लिए, बस वापस जाएं और पूर्वावलोकन आइकन पर टैप करें।

4. सहयोग करने के लिए साझा करें

प्रपत्र और सर्वेक्षण एक दो-व्यक्ति की नौकरी या उससे अधिक भी हो सकते हैं, और उसके लिए, Microsoft प्रपत्रों ने सहयोग करने के लिए सुविधा को शामिल किया है। अपने मित्र या सहकर्मी के साथ फ़ॉर्म साझा करने के लिए, शीर्ष पर स्थित शेयर बटन पर टैप करें और दाएं मेनू से शेयर विकल्प चुनें।

अगला, अपनी पसंद के अनुसार एक चुनें और अपने सहयोगियों के साथ लिंक साझा करें। केवल नकारात्मक पक्ष यह है कि आप किसी प्रपत्र को साझा करने के लिए चुनिंदा नामों का चयन नहीं कर सकते हैं, जो भविष्य में एक स्वागत योग्य अतिरिक्त होगा।

5. समूह के रूप: वे क्या हैं और वे क्या करते हैं

इससे पहले कि हम नीचे उतरें, आइए एक नजर डालते हैं कि समूह क्या हैं। समूह एक विशिष्ट Office 365 सेवा है जो आपको अपने साथियों के साथ सहयोग करने में मदद करती है। और ये समूह न केवल रूपों से संबंधित हैं, बल्कि ऑफिस सुइट में फैले हुए हैं।

ग्रुप फॉर्म में आकर, टीम के सदस्य एक फॉर्म को देख और संपादित कर सकते हैं। और अगर आप एक समूह का हिस्सा हैं, तो आपको इसे देखने के लिए फॉर्म के लिंक की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, ये प्रपत्र समूह प्रपत्र अनुभाग के अंतर्गत उपलब्ध होंगे।

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6. समय सीमा और अन्य अनुकूलन कैसे जोड़ें

पहली नज़र में, Microsoft प्रपत्र में कई विशेषताओं का अभाव प्रतीत होता है। लेकिन जैसा कि हमने ऊपर उल्लेख किया है, कुछ विशेषताएं छिपी हुई हैं, और यह उनमें से एक है।

प्रारंभ दिनांक और अंतिम तिथि जोड़ने के लिए, तीन-बिंदु मेनू में सेटिंग्स पर जाएं, और प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि के लिए बॉक्स की जांच करें। तिथियां दर्ज करें, और यह बात है।

एक और अनुकूलन जो आप भी कर सकते हैं, वह है कि आपके उत्तरदाताओं के बीच प्रश्नों में फेरबदल करना। इसी तरह, आप फॉर्म के अंत में एक कस्टम 'थैंक्यू' संदेश भी जोड़ सकते हैं।

लेकिन एक सेटिंग जो अत्यंत महत्व की है वह है ईमेल नोटिफिकेशन। अधिसूचना सेटिंग पर जाँच करें, और इसके बारे में है। अगली बार, जब भी कोई सर्वेक्षण का जवाब देगा, आपको उसी के बारे में सूचित किया जाएगा।

7. प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण करें

तो, आपने सर्वेक्षण बाहर भेज दिया है और प्रतिक्रियाएँ डालना शुरू कर दिया है। लेकिन आप प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण कैसे करते हैं?

बस अपने फ़ॉर्म के जवाब टैब पर जाएं, और आपको उत्तर दिखाई देंगे। अच्छी बात यह है कि Microsoft प्रपत्र सभी उत्तरों का एक दृश्य प्रतिनिधित्व देता है, जिससे इसे समझना आसान हो जाता है।

हालाँकि, यदि आप सभी व्यक्तिगत प्रतिक्रियाओं को देखना चाहते हैं, तो परिणाम देखें पर क्लिक करें। इसके बाद, प्रत्युत्तर का नाम Responder बॉक्स पर होगा, और उत्तर नीचे दिखाई देगा।

अगला उत्तर देखने के लिए, तीर आइकन पर क्लिक करें। स्प्रेडशीट के सभी उत्तरों को डाउनलोड करने के लिए और क्या है, एक्सेल बटन में ओपन पर क्लिक करें और स्प्रेडशीट आपके सिस्टम में डाउनलोड हो जाएगी।

8. थीम और टेम्पलेट बदलें

Microsoft प्रपत्र के बारे में मुझे जो पसंद है, वह यह है कि इंटरफ़ेस साफ़ और अव्यवस्थित है। इस सेवा के बारे में प्यार करने लायक एक और चीज इसकी थीम है। चमकीले और छिद्रपूर्ण रंगों के साथ, ये थीम आपके रूपों को बाकी हिस्सों से अलग कर देगी।

आपको बस शीर्ष पर थीम बटन पर टैप करना है और एक चुनना है। उसी समय, आप अपने फॉर्म को एक कस्टम रंग भी दे सकते हैं, या अपने पीसी की गैलरी पर बेहतर चित्र का चयन कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपका सर्वेक्षण गैजेट और फोन के बारे में है, तो गैजेट के साथ एक पृष्ठभूमि एक आदमी सर्फिंग के साथ एक के अलावा और अधिक समझ में आएगा।

ऐसा करने के लिए, प्लस आइकन पर क्लिक करें और दो विकल्पों में से एक का चयन करें। पृष्ठभूमि अपलोड करने के लिए, आप अपने OneDrive खाते से एक छवि अपलोड करने या वेब से एक खोज करने का विकल्प भी चुन सकते हैं।

उन्हें रॉक बनाओ!

हालाँकि Microsoft Forms में अच्छे डिज़ाइन के साथ युग्मित सुविधाओं का एक बड़ा हिस्सा है, फिर भी इसमें फ़ाइलों को अपलोड करने की क्षमता जैसे कुछ विकल्पों का अभाव है। इसके अलावा, इसमें तैयार-से-उपयोग करने वाले टेम्पलेट भी नहीं हैं जिन्हें आप संरचना के निर्माण पर ज्यादा समय बर्बाद किए बिना अपना काम जारी रख सकते हैं और अपना काम जारी रख सकते हैं।

अगला: Microsoft Word पर एक भरण योग्य फ़ॉर्म बनाने के लिए खोज रहे हैं? कैसे पता लगाने के लिए नीचे दिए गए लेख को पढ़ें।