माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2013 मास्टरिंग के लिए 10 टिप्स

ईमेल, कैलेंडर और संपर्कों का ट्रैक रखना किसी भी कार्यदिवस से अनकही समय चूस सकता है। Outlook में आपके काम को गति देने वाली कुछ भी आपके उत्पादकता को मापने में सक्षम हो सकती है। कल्पना करें कि क्या आपका इनबॉक्स केवल उन संदेशों को दिखाता है जिन्हें आप देखना चाहते थे। विचार करें कि क्या आप सेकंड में महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी का पता लगा सकते हैं। क्या होगा यदि आपको अंततः पता था कि कुछ प्रचारित आउटलुक विशेषताएं विज्ञापन के रूप में क्यों काम नहीं कर रही हैं?

ये 10 युक्तियाँ आपको अपने संदेशों और एजेंडा से ज़िप करने में मदद करेंगी, और समग्र रूप से अधिक प्रभावी ढंग से काम करेंगी।

1। अपना इनबॉक्स अपना रास्ता देखें

स्क्रीन को व्यवस्थित करने के तरीके को जिस तरह से आप देखना चाहते हैं, दृश्य सेटिंग्स को सहेजें ताकि आप उन्हें कभी भी वापस कर सकें।

जब आप पहली बार अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो एक डिफ़ॉल्ट दृश्य दिखाई देता है, लेकिन यह इस तरह से देखना नहीं है। ओलुक के कई अनुकूलन विकल्पों को देखने के लिए, रिबन टूलबार पर देखें टैब पर क्लिक करें और दृश्य बदलें चुनें। ऐसे कई प्रीसेट दृश्य हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं, जैसे कि केवल नवीनतम ईमेल प्रदर्शित करता है।

व्यू टैब पर भी, आप संदेश पूर्वावलोकन चुन सकते हैं और ऑफ चुन सकते हैं पूर्वावलोकन बंद या, उसके शीर्षलेख के नीचे संदेश पाठ की पंक्तियों की संख्या देखने के लिए या तो 1, 2 या 3 चुनें। आप इनमें से किसी भी विकल्प को मौजूदा फ़ोल्डर या सभी मेलबॉक्स के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

दृश्य को अनुकूलित करने के विकल्पों के लिए सेटिंग देखें पर क्लिक करें, जैसे कॉलम जोड़ना या उनके ऑर्डर को पुनर्व्यवस्थित करना। व्यवस्था विकल्प आपको दिनांक, विषय आदि द्वारा ईमेल को सॉर्ट करने देता है। लेआउट विकल्प आपको फ़ोल्डर्स फलक और रीडिंग फलक को कस्टमाइज़ करने देते हैं।

एक बार जब आप अपनी पसंद के लिए इनबॉक्स व्यवस्थित कर लेते हैं, तो दृश्य बदलें> एक ​​नया दृश्य के रूप में वर्तमान दृश्य सहेजें पर क्लिक करें। फिर दृश्य के लिए एक नाम टाइप करें, और निर्दिष्ट करें कि किस फ़ोल्डरों का उपयोग किया जा सकता है और किसके द्वारा। भविष्य में, दृश्य बदलें चुनकर और अपना सहेजा गया दृश्य चुनकर इस दृश्य पर वापस आएं।

2। एक ईमेल को पहले से ही "पढ़ने" के रूप में चिह्नित करें

संदेशों को स्वचालित रूप से केवल पढ़ने के लिए चिह्नित करें यदि वे रीडिंग फलक में समय-समय पर लंबे समय से अधिक समय तक दिखाई देते हैं।

Outlook रंग पहले से ही संदेशों से अलग संदेशों को अपठित करते हैं पढ़ें। हालांकि, ईमेल को पढ़ने के लिए यह बहुत आसान है जब आपने इसे केवल गुजरने वाली नज़र दी है, जो आपको कुछ महत्वपूर्ण नजरअंदाज कर सकती है।

इसे रोकने के लिए, फ़ाइल> विकल्प> मेल का चयन करें, और उसके बाद पठन फलक बटन क्लिक करें। "पठन फलक में देखे गए आइटम को चिह्नित करें" चेकबॉक्स को चेक करें। आउटलुक को इसे पढ़ने के रूप में चिह्नित करने से पहले पठन फलक में संदेश को प्रकट करने के लिए सेकंड की संख्या समायोजित करें। डिफ़ॉल्ट 5 सेकंड है। आइए मान लें कि आप इसे 30 सेकंड पर सेट करते हैं।

उसके बाद, जब आप रीडिंग फलक में संदेशों का पूर्वावलोकन करते हैं, तो केवल 30 सेकंड से अधिक समय वाले दिखाई देने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से पढ़ने के रूप में चिह्नित किया जाएगा।

3। संदेशों के प्रकट होने के लिए अपने नियम लिखें

अपठित संदेशों को डिफ़ॉल्ट रूप से नीला चिह्नित किया जाता है, लेकिन आप इसे बदल सकते हैं।

Outlook 2013 में अपठित संदेशों को इंगित करने का एक नया तरीका है। आपके इनबॉक्स में संदेश के बाईं ओर एक नीली बार है, और संदेश हेडर भी नीला दिखाई देता है।

यह नीला सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके लागू होता है। हालांकि, आप रंग और फ़ॉन्ट दोनों बदल सकते हैं। बेहतर अभी भी, आप अपने नियमों को लिख सकते हैं और अपनी पसंद के रंगों का उपयोग करके अपने ईमेल प्रारूपित कर सकते हैं।

आप उन्हें भेजे गए ईमेल के आधार पर ईमेल पर एक निश्चित रंग असाइन कर सकते हैं, या किस विषय पर विषय पंक्ति में दिखाई देते हैं। ऐसा करने के लिए, देखें> सेटिंग्स देखें> सशर्त स्वरूपण चुनें। आपको अपठित संदेशों का नियम और नीला रंग दिखाई देगा। यहां आप फ़ॉन्ट या रंग को अपनी इच्छानुसार बदल सकते हैं।

आप एक नया नियम जोड़ने के लिए जोड़ें पर भी क्लिक कर सकते हैं। नाम बॉक्स में नियम के लिए नाम टाइप करके शुरू करें। फिर फ़ॉन्ट पर क्लिक करें और ईमेल हेडर पर लागू करने के लिए फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट रंग चुनें। अंत में, क्लिक करेंस्थिति बटन दबाएं। जब फ़िल्टर संवाद खुलता है, तो उन विकल्पों का चयन करें जो वर्णन करते हैं कि किस प्रकार के ईमेल आपकी नई सेटिंग्स के साथ स्वरूपित किए जाएंगे। अपनी सेटिंग्स को सहेजने के लिए ठीक तीन बार क्लिक करें।

4। टू-डू बार को पुनर्स्थापित करें

आप Outlook 2013 में टू-डू बार प्रदर्शित कर सकते हैं, लेकिन यह अतीत में प्रभावी रूप से कार्य नहीं करता है।

Outlook 2013 डिफ़ॉल्ट रूप से टू-डू बार को अक्षम करता है, लेकिन यह है वापस लाने के लिए आसान है। देखें टैब पर क्लिक करें, टू-डू बार, और ड्रॉपडाउन सूची से चुनें कि टू-डू बार पर कौन से आइटम दिखाना चाहिए। विकल्प टू-डू बार ऑफ (डिफ़ॉल्ट) या इसके लिए कार्य, लोग और कैलेंडर का संयोजन प्रदर्शित करने के लिए हैं। जिस क्रम में आप इन विकल्पों का चयन करते हैं, वह टू-डू बार में दिखाई देने वाले क्रम को निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, कार्य, पहले चुना गया, शीर्ष पर है। दूसरा आइटम, लोग, नीचे और तीसरे, कैलेंडर के नीचे दिखाई देता है, बार के नीचे दिखाई देता है।

हालांकि, टू-डू बार अब इसके रूप में कार्य नहीं करता है Outlook के पुराने संस्करणों में किया था। भले ही बार कितनी विस्तृत हो, आप केवल एक कैलेंडर माह देखेंगे। इसके अतिरिक्त, यदि आपके पास आज के लिए निर्धारित नियुक्तियां नहीं हैं, तो आपके पास कल कुछ निर्धारित होने पर भी कोई अपॉइंटमेंट दिखाई नहीं दे रहा है।

5। अपने सोशल मीडिया खातों से जुड़ें

लिंकडइन और फेसबुक के साथ आउटलुक को जोड़ने के लिए सोशल नेटवर्क अकाउंट डायलॉग का उपयोग करें ताकि आपके संपर्क का विवरण आउटलुक के भीतर से पहुंचा जा सके।

जब आप अपने सोशल मीडिया अकाउंट्स पर आउटलुक कनेक्ट करते हैं, तो लोग मॉड्यूल कर सकते हैं अपने संपर्कों और उनकी गतिविधियों के बारे में डेटा प्रदर्शित करें।

सोशल नेटवर्क खाते को Outlook 2013 से लिंक करने के लिए, फ़ाइल> जानकारी> खाता सेटिंग्स > सोशल नेटवर्क खाते चुनें। वांछित सेवा का चयन करके, अपना खाता विवरण टाइप करके और अपने खाते तक पहुंचने के लिए आउटलुक अनुमति देकर लिंक्डइन और फेसबुक से कनेक्ट करें। अब आपकी संपर्क सूची में लोगों के विवरण जो आपके द्वारा जोड़े गए सोशल साइट का उपयोग करते हैं, वे Outlook के लोक क्षेत्र में दिखाई देंगे।

6। संपर्क जानकारी साफ़ करें

एक व्यक्ति के लिए एकाधिक संपर्क प्रविष्टियों को एक साथ जोड़ने के लिए लिंक संपर्क सुविधा का उपयोग करें ताकि जानकारी अधिक आसानी से सुलभ हो।

Outlook के लोगों के मॉड्यूल में नई सुविधाएं आपको फेसबुक सहित स्थानों से संपर्कों के बारे में जानकारी तक पहुंचने देती हैं। LinkedIn. कुछ मामलों में आपके पास एक ही व्यक्ति के लिए संपर्क सूची में एकाधिक संपर्क प्रविष्टियां होंगी, प्रत्येक स्थान पर अलग-अलग विवरण होंगे।

आप एक ही स्थान पर डेटा को एकजुट करने के लिए इन एकाधिक प्रविष्टियों को एक संपर्क के लिए लिंक कर सकते हैं। उस संपर्क में क्लिक करें जिसमें आप रुचि रखते हैं और होम> लोग चुनकर अपनी जानकारी देखें।

स्क्रीन के दाईं ओर, लिंक संपर्क, क्लिक करें और एक संवाद दिखाएगा उस व्यक्ति के लिए संपर्क प्रविष्टि या प्रविष्टियां। खोज में लोग बॉक्स उस व्यक्ति के लिए कुछ पहचान जानकारी टाइप करते हैं और आउटलुक किसी भी अन्य संपर्क प्रविष्टियों को वापस कर देगा जो उस व्यक्ति के लिए एक मैच हो सकता है। यदि वे एक ही व्यक्ति हैं, तो विवरण जोड़ने के लिए उस प्रविष्टि पर क्लिक करें।

7। नियंत्रण करें जहां Outlook डिफ़ॉल्ट रूप से खोज करता है

आप Outlook 2013 को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, इसलिए यह आपकी पसंद के फ़ोल्डरों में खोज करने के लिए डिफ़ॉल्ट है।

जब आप Outlook में ईमेल खोजते हैं, तो डिफ़ॉल्ट स्थान आपका वर्तमान मेलबॉक्स होता है। हालांकि, यह अक्सर बहुत सीमित है। यदि आप सभी मेलबॉक्सों में सभी मिलान प्रविष्टियों को वापस लौटने की खोज चाहते हैं, उदाहरण के लिए, आपको अपनी पसंद के लिए खोज बॉक्स में सूची से इस विकल्प का चयन करना होगा।

वैकल्पिक रूप से, आप डिफ़ॉल्ट स्थान बदल सकते हैं आउटलुक खोज के लिए उपयोग करता है। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल> विकल्प> खोज चुनें। परिणाम क्षेत्र में आप परिणामों को शामिल करने के लिए चुन सकते हैं, इन चार विकल्पों में से किसी एक को चुन सकते हैं: वर्तमान फ़ोल्डर; इनबॉक्स से खोजते समय वर्तमान फ़ोल्डर, वर्तमान मेलबॉक्स; वर्तमान मेलबॉक्स; या सभी मेलबॉक्स। उस विकल्प का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और ठीक क्लिक करें। यह तब Outlook खोजों के लिए डिफ़ॉल्ट हो जाएगा, बेशक आप आवश्यकता होने पर खोज आधार पर इसे खोज पर बदल सकते हैं।

8. त्वरित चरणों या नियमों का उपयोग करना है या नहीं,

त्वरित कदम और नियम समान कार्य करते हैं लेकिन किस उद्देश्य के लिए उपयोग करने के लिए एक स्पष्ट विकल्प है।

आपको Outlook 2010 में त्वरित कदम प्रदान किए गए थे आउटलुक में त्वरित प्रदर्शन कार्यों की एक विधि। हालांकि, आप सोच सकते हैं कि आप नियम के बजाय त्वरित कदम क्यों उपयोग करेंगे? त्वरित कदम लचीले होते हैं ताकि आप उन्हें लागू करना चुन सकें जब आप उनका उपयोग करना चाहते हैं - नियम कम लचीले होते हैं और एक बार जब वे सेट अप हो जाते हैं तो वे स्वचालित रूप से लागू होते हैं।

इनमें से किस का उपयोग करना चाहिए, इसका उत्तर आपके कार्य पर निर्भर करता है। नियमों का प्रयोग करें, उदाहरण के लिए, जब आप एक ऐसे संदेश की पहचान कर सकते हैं जिसे हमेशा हर समय एक विशिष्ट तरीके से संभाला जाना चाहिए। तो यदि आप अपने आने वाले संदेशों को किसी विशेष फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं तो आप एक नियम का उपयोग करेंगे। एक नियम यहां अच्छा काम करेगा क्योंकि आपके बॉस के ईमेल अद्वितीय ईमेल पते से पहचानना आसान होगा।

दूसरी तरफ यदि आप किसी विशेष फ़ोल्डर में आने वाली प्रेस विज्ञप्ति को स्टोर करते हैं तो यह एक त्वरित कदम के लिए एक कार्य हो सकता है यदि आप समय से पहले नहीं पता कि ये ईमेल कौन से आएंगे। एक प्रेस विज्ञप्ति के रूप में एक ईमेल की विशिष्ट पहचान करने के तरीके के बिना आप संदेश को स्वचालित रूप से संसाधित करने के लिए एक नियम नहीं लिख सकते हैं। हालांकि, आप एक त्वरित चरण बना सकते हैं जिसे आप किसी भी चयनित संदेश को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में स्थानांतरित करने के लिए क्लिक कर सकते हैं। क्विक स्टेप यह नहीं पहचान सकता कि किसी ईमेल में एक प्रेस विज्ञप्ति होती है - आपको यह करना होगा - लेकिन अगर आप इसे ले जाने की ज़रूरत है तो यह ईमेल को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया को तेज करेगा। आप होम टैब पर टूल का उपयोग करके Outlook के मेल क्षेत्र में त्वरित चरण और नियम बना सकते हैं।

9। पसंदीदा का उपयोग करें

किसी भी फ़ोल्डर को पसंदीदा बनाएं ताकि यह फ़ोल्डर फलक के शीर्ष पर दिखाई दे और इसे ढूंढना और उपयोग करना आसान हो।

यदि आपके पास कुछ ईमेल खाते हैं तो आपका फ़ोल्डर फलक फ़ोल्डरों के साथ भीड़ बन सकता है यह उन फ़ोल्डरों को खोजने के लिए नेविगेट करने में समय लगता है जिनका आप अधिकतर समय उपयोग करते हैं। यदि आप उन्हें पसंदीदा के रूप में जोड़ते हैं तो आप इन फ़ोल्डरों को ढूंढना सरल बना सकते हैं। जब आप मेल मॉड्यूल में होते हैं तो फ़ोल्डर फ़ोल्डर सूची के शीर्ष पर दिखाई देते हैं।

यदि पसंदीदा क्षेत्र मेल पर स्विच नहीं होता है और देखें> फ़ोल्डर फलक चुनें और पसंदीदा सक्षम करने के लिए क्लिक करें । अब आप फ़ोल्डर्स फलक में राइट-क्लिक करके पसंदीदा में कोई फ़ोल्डर जोड़ सकते हैं और पसंदीदा में दिखाएं चुनें। आप एक पसंदीदा फ़ोल्डर को पसंदीदा बनाने के लिए भी सेट कर सकते हैं ताकि इसे ढूंढना और उपयोग करना आसान हो।

10। IMAP

का उपयोग करने के परिणामों को समझें यदि आपकी ईमेल सेवा आईएमएपी प्रोटोकॉल का उपयोग करती है तो विस्तृत संदेश फ़्लैगिंग सहित Outlook की कुछ सुविधाएं उपलब्ध नहीं होंगी।

यदि आपका ईमेल खाता IMAP प्रोटोकॉल का उपयोग करता है, तो कुछ सामान्य फ़ंक्शन नहीं होंगे आउटलुक 2013 में काम करें। यह उपयोगकर्ताओं की बढ़ती संख्या के लिए एक मुद्दा होगा, क्योंकि आईएमएपी आपको किसी भी डिवाइस से ईमेल तक पहुंचने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए हॉटमेल और जीमेल जैसी सेवाएं, ईमेल के लिए आईएमएपी का उपयोग करें।

जब आप आईएमएपी ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो Outlook में आप केवल संदेश शीर्षलेख डाउनलोड नहीं कर सकते हैं और वहां से कौन से संदेश डाउनलोड करने का निर्णय ले सकते हैं। इसके बजाय, अब सभी ईमेल स्वचालित रूप से डाउनलोड होते हैं। इसके अलावा, IMAP के साथ आप संदेशों में विस्तृत झंडे नहीं जोड़ सकते हैं। झंडे या तो चालू या बंद होते हैं, और अलग-अलग चीजों के लिए सेट नहीं किए जा सकते हैं। हॉटमेल खाता संदेशों को छोड़कर आप श्रेणियों को संदेश आवंटित करने में सक्षम नहीं होंगे।