मुझे डेटा को फेंकना क्यों शुरू करना चाहिए

यह भंडारण दुःस्वप्न हो सकता है: विनियामक आवश्यकताओं का विस्तार और इलेक्ट्रॉनिक भूमिका अब मुकदमा चलाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई गई है, कुछ उद्यम सुरक्षित होने के लिए उनके पास मौजूद प्रत्येक डेटा को सहेज रहे हैं। भंडारण मांग के गेज के रूप में, आईडीसी का कहना है कि पिछले साल भेजे गए डिस्क संग्रहण की कुल राशि 2007 से 40.5 प्रतिशत बढ़ी।

निश्चित रूप से, स्टोरेज मीडिया कम महंगा हो रहा है। आईडीसी के अनुसार, 2007 से 2008 तक डिस्क स्टोरेज के गीगाबाइट की लागत 27 प्रतिशत से अधिक गिर गई। लेकिन औसत उद्यमों की भंडारण आवश्यकताओं को तेजी से बढ़ने के साथ, इसे हमेशा के लिए बनाए रखने से दीर्घकालिक प्रबंधन चुनौतियां पैदा हो सकती हैं और कुछ चीजों को ढूंढने की आवश्यकता होती है। विश्लेषकों, वकील, और विक्रेताओं का कहना है कि उद्यम कुछ डेटा से छुटकारा पाने से बेहतर हैं - लेकिन यह समझदारी से कर रहे हैं। आईटी विभागों के लिए, जिसका अर्थ है योजना बनाना, ध्यान से निष्पादन करना, और अकेले नहीं जा रहा है।

"अधिक कंपनियां इस तथ्य से संवेदनशील हैं कि हम इस मुद्दे पर केवल भंडारण को फेंक नहीं सकते हैं," आईडीसी विश्लेषक रिक विल्लर्स कहते हैं। वह कहता है कि तेजी से बढ़ते डेटा स्टोर्स को वर्ष के बाद सालाना निर्माण करना टिकाऊ नहीं है। कंपनियां जो सबकुछ बचाती हैं वे अक्सर होती हैं जो सुनिश्चित नहीं हैं कि उन्हें सहेजा या हटाया जाना चाहिए, उन्होंने कहा - एक संकेत है कि वे खुद को परेशानी के लिए स्थापित कर रहे हैं।

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डिस्क, टेप, नेटवर्क और प्रबंधन की कीमत के शीर्ष पर, मुकदमे के मामले में एक कंपनी को परेशान करने के लिए बहुत अधिक डेटा पिलिंग कर सकते हैं। ई-डिस्कवरी और ईएमसी में अनुपालन के उपाध्यक्ष एंड्रयू कोहेन कहते हैं, "ई-डिस्कवरी" में अनुरोध किए गए आंकड़ों को ढूंढने और संकलित करने के लिए $ 1 मिलियन का खर्च लग सकता है।

जिनके पास है इस दुविधा का अध्ययन करने के लिए विभिन्न कदमों की सिफारिश करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कोई कंपनी न तो बहुत बचत कर रही है और न ही जानकारी को अनुचित तरीके से खतरे में डाल रही है। मदद करने के लिए वहां तकनीकें हैं, लेकिन यह मानव इनपुट भी लेती है, वे नोट करते हैं।

डाटा स्टोरेज समस्या प्रत्येक संगठन को अपने उद्देश्यों, जैसे कि संस्थागत स्मृति, लेनदेन लुकअप और विश्लेषण के लिए जानकारी सहेजने की आवश्यकता होती है, और इसी तरह। इसके अलावा, सर्बेन्स-ऑक्सले अधिनियम और स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (एचआईपीएए) जैसे नियमों को निर्धारित अवधि के लिए कुछ प्रकार की सामग्री को बचाने के लिए उद्यमों की आवश्यकता होती है। एंटरप्राइज़ स्ट्रैटजी ग्रुप के विश्लेषक ब्रायन बाबिनाऊ ने नोट किया है, और इस तरह के नियम काम में हैं। वह कहता है, "यदि आप व्यवसाय में हैं, तो आप किसी भी तरह विनियमित होने जा रहे हैं।"

लेकिन जानकारी संग्रहीत करने से आपको जोखिम के लिए सेट किया जाता है: मुकदमे में ई-डिस्कवरी अनुरोध एक कंपनी के डेटा और डेटा प्रबंधन को जांचने के लिए खुलासा करते हैं । जितना अधिक आप स्टोर करते हैं, उतना अधिक वे पूछ सकते हैं, हानिकारक निष्कर्षों की बाधाओं को बढ़ाते हैं। लेकिन यदि आपकी सूचना भंडारण और हटाना नीतियां कठोर और सुसंगत नहीं हैं, तो आप अदालत में संदेह का लाभ खो सकते हैं कि क्यों कुछ जानकारी उपलब्ध नहीं है।

कुछ मामलों में, नियम आपको बताते हैं कि आपको क्या करना चाहिए, लेकिन अक्सर वे आपको केवल न्यूनतम कार्य बताते हैं या सिविल प्रक्रिया के संघीय नियमों के मामले में, दिशानिर्देश प्रदान करते हैं कि संग्रहण निर्णय कैसे लें, लेकिन उन्हें निर्धारित न करें।

कुछ कंपनियों को जिन्हें कई वर्षों तक डेटा नियमों का पालन करना पड़ता है ऐसे विभाग हैं जो रिकॉर्ड प्रबंधन में विशेषज्ञ हैं, जो पेपर के दायर टुकड़ों के साथ शुरू हुआ था। चूंकि कानून जटिल होते हैं और देशों के बीच भिन्न होते हैं, इसलिए इन विशेषज्ञों के पास अक्सर विभिन्न प्रकार के डेटा के लिए आवश्यकताओं का मोटा मैनुअल होता है, जिसे आसानी से आईटी विभाग द्वारा प्रक्रियाओं के एक सेट में अनुवादित नहीं किया जा सकता है।

प्रारंभ करें स्टोरेज विश्लेषण, भंडारण तकनीक या प्रक्रियाओं पहला कदम यह निर्धारित करना है कि कौन सा डेटा रखना है, फिर इसे बनाए रखने के साधन क्या हैं। बाबाइनौ कहते हैं, डेटा विश्लेषण सॉफ्टवेयर का उपयोग करके आईटी यहां एक महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है। बाहरी, विविसिमो, स्वायत्तता, और डिजिटल रीफ जैसी कंपनियां सॉफ़्टवेयर बेचती हैं जो यह पहचानने में सहायता करती है कि कंपनी के पास कौन सा डेटा है और उसके कर्मचारी आमतौर पर उस डेटा का उपयोग कैसे करते हैं। यह जानकारी कानूनी और कॉर्पोरेट उद्देश्यों दोनों के लिए एकत्रित और बनाए रखने के निर्णय में सहायता कर सकती है।

फॉरेस्टर रिसर्च एनालिस्ट एंड्रयू रीचमैन कहते हैं कि आईटी विभाग अपनी प्रतिधारण नीतियों को सुदृढ़ कर सकते हैं और उन्हें कम से कम स्टोर करना चाहिए। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता की आबादी को अधिकारियों, बैक ऑफिस कर्मचारियों, और जो लोग कंपनी की बौद्धिक संपदा से निपटने वाले लोगों में विभाजित करना संभव है, और उनके ई-मेल का अलग-अलग व्यवहार करते हैं। लेकिन यह कानूनी रूप से रक्षायोग्य होने के लिए एक सटीक, सुसंगत नीति के साथ किया जाना चाहिए, वह कहता है।

"जितना अधिक आप डेटा के छोटे टुकड़े को अलग कर सकते हैं जो वास्तव में शेष डेटा से संवेदनशील है, जो संवेदनशील नहीं है, लागत रीचमैन कहते हैं, "कम से कम होने जा रहे हैं।

लेकिन अंत में, तकनीक आपके लिए नीतियां नहीं लिख सकती है। बाबाइनौ कहते हैं, "आईटी और अनुपालन अधिकारियों के बीच दिमाग की बैठक होनी चाहिए।" 99

यह प्रक्रिया मुश्किल हो सकती है क्योंकि दोनों समूह अनिवार्य रूप से अलग-अलग भाषाओं बोलते हैं। आईटी प्रशासक इस बात के आधार पर थोड़ा सा डेटा देखते हैं कि यह किस एप्लिकेशन या विभाग से जुड़ा हुआ है, जबकि रिकॉर्ड प्रबंधक बौद्धिक संपदा या अन्य अवधारणाओं के संदर्भ में इसके बारे में सोच सकते हैं। उन्हें एक साथ काम करने के लिए एक संगठनात्मक चुनौती है कि कुछ ने समूहों को विलय करके हल किया है, जबकि अन्य कंपनियों के पास रिकॉर्ड विशेषज्ञों ने आईटी टीम की सलाह दी है, आईडीसी के विल्स कहते हैं।

बैकअप और संग्रह को भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए एक बार टीमों ने नीतियों को तैयार करने के लिए एक साथ आ गए हैं, ईएसजी के बाबिनेउ कहते हैं, संग्रह से बैकअप को अलग करना एक अच्छा विचार है। बैकअप का उद्देश्य सब कुछ की एक प्रति बनाना है, इसलिए डेटा के अप्रत्याशित हानि के बाद व्यवसाय अपने पैरों पर वापस आ सकता है। "किसी भी तरह से हमने इसे डेटा सहेजने का एक शानदार तरीका बताया है," वह कहता है।

बैकअप सिस्टम में थोड़ी देर के लिए कुछ प्रकार की जानकारी बचाने के लिए ग्रेन्युलर नियंत्रण नहीं होता है और अन्य लंबे समय तक, वह कहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि एक निश्चित व्यावसायिक रिकॉर्ड को सात साल तक सहेजने की आवश्यकता है, तो इसे सहेजने के लिए गलत जगह 55,000 अन्य फाइलों के साथ बैकअप टेप पर है।

"अगर आप सात साल तक व्यवसाय रिकॉर्ड सहेजना चाहते हैं, तो आपके पास सात साल तक 55,000 फाइलों को बचाने के लिए, "बाबेनाऊ कहते हैं। और अलग-अलग प्रतिधारण आवश्यकताओं के साथ डेटा प्रकारों के लिए अलग-अलग बैकअप प्रक्रियाओं का उपयोग करना महंगा और जटिल है।

संग्रह का उपयोग केवल विशिष्ट अवधि के लिए जानकारी को चुनिंदा रखने के लिए किया जाना चाहिए। बैकअप से अलग और विशेष उपकरणों के साथ किया गया, प्रक्रिया अधिक सुचारू रूप से चलती है और बहुत अधिक या बहुत कम जानकारी को बचाने से रोकती है, बाबिनेउ कहते हैं। आईबीएम, सिमेंटेक, और अन्य अलग-अलग अनुप्रयोगों की पेशकश करते हैं जो नीतियों के आधार पर बैकअप और संग्रहण के लिए डेटा का विश्लेषण करते हैं, और कमवॉल्ट एक ऐसा टूल प्रदान करता है जो उम्मीदवारों को बैकअप और संग्रह के लिए अलग कर सकता है।

ई-डिस्कवरी चुनौती को संबोधित करना मुश्किल है ई-डिस्कवरी की संभावना हल करने में एक कठिन समस्या पेश कर सकती है। ई-डिस्कवरी में मुकदमे में एक पार्टी शामिल है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड की मांग किसी अन्य चीज के बारे में है जो कि मानती है कि मामले के लिए प्रासंगिक हैं। ई-डिस्कवरी अनुरोध का आम तौर पर सबसे बड़ा हिस्सा ई-मेल है जो कर्मचारियों से जुड़ा हुआ है, जो मामले से जुड़े हो सकते हैं, लेकिन अनुरोध में वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़, स्रोत कोड या अन्य प्रकार के डेटा भी शामिल हो सकते हैं, वेंडी कर्टिस, विशेष वकील ऑरिक हैरिंगटन और सटक्लिफ में ई-डिस्कवरी के लिए।

जैसे ही कोई कंपनी उचित रूप से अनुमान लगा सकती है, पर मुकदमा चलाया जाएगा, इस मुकदमे के आरोपों से संबंधित लोगों या परियोजनाओं से जुड़े किसी भी रिकॉर्ड को पकड़ने का दायित्व है। इसका मतलब है कि उस डेटा के सभी शुद्धीकरण को रोकना है, भले ही यह नियमित और स्वचालित हो, कर्टिस कहता है।

क्यों? क्योंकि यदि अभियोगी ई-डिस्कवरी के माध्यम से कुछ जानकारी मांगता है और सीखता है कि यह उस तारीख के बाद शुद्ध हो गया था जब यह नहीं होना चाहिए था, इससे ऐसी जटिलताओं का कारण बन सकता है जो मुकदमा की लागत में वृद्धि या कंपनी के मामले को भी चोट पहुंचाते हैं, कर्टिस कहते हैं।

इस तरह के परिदृश्य का डर कुछ संगठनों को उनके सभी डेटा को बचाने के लिए प्रेरित करता है। लेकिन कर्टिस और दूसरों का कहना है कि यह एक अच्छा विचार नहीं है। अगर सब कुछ बचाया जाता है, तो प्रासंगिक टुकड़े ढूंढना कठिन और अधिक महंगा हो जाता है।

आम तौर पर, अगर अदालतें अच्छी तरह से स्थापित नीति और अनुसूची के अनुसार की जाती हैं तो अदालतों को रिकॉर्ड्स को हटाने पर नहीं फेंक दिया जाएगा - और यदि कंपनी के पास यह सोचने का कोई कारण नहीं था कि उन रिकॉर्ड से संबंधित कुछ पर मुकदमा चलाया जाएगा। कर्टिस का कहना है, "कानून और न्यायालय अच्छी तरह से स्थापित नीतियों के अनुसार रिकॉर्ड के विनाश के लिए एक सुरक्षित बंदरगाह को पहचानते हैं जब तक कि कंपनी मुकदमेबाजी में शामिल नहीं हो रही थी या नहीं।" 99

हालांकि, यह नीति सटीक और उसके बाद होनी चाहिए पत्र, वह कहते हैं। अगर आईटी विभाग से पूछा जाता है कि यह कितनी बार किसी के पुराने ई-मेल को शुद्ध करता है, "सामान्यीकरण पर्याप्त नहीं हैं," वह कहती हैं। "यह सटीक होना चाहिए।" वह कहती है कि वित्तीय सेवाओं फर्मों जैसे अक्सर मुकदमा चलाया जा सकता है, आईटी को कंपनी के वकील के सहयोग से अपनी प्रतिधारण नीतियों को पूरा करने की आवश्यकता हो सकती है।

ई-डिस्कवरी वह जगह है जहां पर रखने के लिए सबसे अच्छी योजना है ईएमसी के कोहेन कहते हैं, डेटा के लिए, नियमों का पालन करते हुए, और धीरे-धीरे इसे शुद्ध करने से सभी को धराशायी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी के पास तीन साल के शुद्धीकरण चक्र हो सकते हैं जो तीन साल के प्रतिधारण के लिए कॉल करने वाले कानूनों का अनुपालन करता है। यदि मुकदमे के साथ आता है और कुछ दस्तावेजों को कानूनी पकड़ पर रखा जाना चाहिए - जो अनिश्चित काल तक रहता है - एक कंपनी को बाकी हिस्सों को अलग करने में सक्षम होना चाहिए ताकि वह अपनी शुद्ध नीति जारी रख सके। कोहेन कहते हैं, "यदि आप कानूनी पकड़ पर जो कुछ भी नहीं कर सकते हैं, तो आप कभी भी तीन साल तक नहीं पहुंच पाएंगे।

सभी प्रमुख संग्रह विक्रेता ऐसे उपकरण प्रदान करते हैं जो इस तरह के अलगाव को संभालने का वादा करते हैं ताकि आप जानकारी को शुद्ध रखने के अधीन रह सकें ई-डिस्कवरी। ईएसजी के बाबेनाऊ कहते हैं, वे अचूक नहीं हैं, लेकिन अधिकांश अपना काम देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक व्यवस्थापक विश्लेषण को एक से अधिक बार चला सकता है और सॉफ़्टवेयर परिणामों के बीच किसी भी विसंगतियों पर एक रिपोर्ट वितरित करेगा।

स्टोरेज हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर के बारे में कैसे सोचें एक बार व्यवसायों ने अपना बैकअप, अवधारण निकाला है, और ई-डिस्कवरी रणनीतियों और नीतियों, वे उत्पादों की जांच शुरू कर सकते हैं, ओवम विश्लेषक टिम स्टैमर कहते हैं। उन उत्पाद आकलनों को बनाने में, उन्हें सबसे पहले यह पता लगाना चाहिए कि उनकी अपनी भंडारण आवश्यकताओं को वास्तव में कितनी तेजी से बढ़ रहा है। इसके अलावा, उन्हें ध्यान में रखना चाहिए कि भंडारण की कीमतें गिर रही हैं, इसलिए वर्तमान में उनकी आवश्यकता से अधिक खरीदने के लिए यह बहुत कम समझ में आता है।

साथ ही, उन्हें डेटा deduplication से जुड़ी एक रणनीति को देखना चाहिए, जो दस्तावेजों के सामान्य तत्वों को समाप्त करता है कई प्रतियां और नाटकीय रूप से उनकी क्षमता की मात्रा में कटौती कर सकती हैं, स्टैमर नोट करते हैं। और उन्हें क्लाउड स्टोरेज जैसे घर के भंडारण के विकल्प पर विचार करना चाहिए, जो कि अधिक किफायती हो सकता है। हालांकि समय के साथ डिस्क कम महंगे हो जाएंगी, इन-हाउस कर्मचारियों को प्रबंधित करने के लिए उन्हें नहीं, स्टैमर बताते हैं।

जिन कंपनियों ने उन प्रकार के प्रश्नों के माध्यम से खोद नहीं किया है या उनकी प्रतिधारण नीतियों की जांच नहीं की है, वे गलत विकल्प और अंत कर सकते हैं बाबाइनौ कहते हैं, उससे ज्यादा भंडारण में निवेश करना।