वॉयस मेल शिष्टाचार: सही संदेश भेजना

हां, लोग अभी भी टेलीफोन कॉल करते हैं। उन्हें शायद नहीं करना चाहिए, लेकिन वे करते हैं। वॉयस मेल के खतरों से निपटने के लिए यहां पांच नियम हैं - कुछ नए और कुछ लंबे समय तक खड़े हैं।

ब्रेवटी कुंजी है। औसत व्यक्ति कम से कम तीन गुना तेज संदेश पढ़ सकता है, इसलिए अधिकांश श्रोताओं को हर सेकेंड मिलते हैं, वे आवाज उठाने के लिए आवाज उठाते हैं। एक वॉयस मेल संदेश के लिए आमतौर पर अधिकतम सहनशील लंबाई का उल्लेख 30 सेकंड होता है।

सरलता दोनों तरीकों से स्विंग होती है। एक छोटा आउटगोइंग संदेश रखना आपके कॉलर्स को परेशान करने से बचने के लिए एक सरल लेकिन बेहद महत्वपूर्ण है। अपने आउटगोइंग संदेश को वैकल्पिक फोन नंबर और ई-मेल पते से भरें मत। इसके बजाय कॉलर्स को आप तक पहुंचने का एक वैकल्पिक माध्यम प्रदान करें (या तो एक सेल फोन नंबर या आमतौर पर एक ई-मेल पता)। अगर किसी को तत्काल आपको ट्रैक करने की आवश्यकता है, तो वे आपको मिलेंगे।

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निम्नलिखित पर। यदि आपको वॉयस कॉल करके भेजे गए ई-मेल संदेश पर अनुवर्ती आवश्यकता महसूस होती है, तो आगे बढ़ें - लेकिन बदले में आप जो अनुरोध करते हैं उस पर कसकर रखें। उदाहरण के लिए, एक वॉयस मेल न छोड़ें जिससे व्यक्ति आपकी कॉल वापस कर सके "यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको ई-मेल मिला है।" प्राप्तकर्ता को आपके संदेश के लिए अपने इनबॉक्स की जांच करने के लिए याद दिलाना पर्याप्त है। (कई व्यस्त पेशेवर किसी भी तरह की फॉलो-अप कॉल से नापसंद करते हैं, इसलिए यहां सावधानी से चलें।)

उपलब्ध तकनीक का उपयोग करें। अधिकांश वॉयस मेल सिस्टम आपको किसी भी संदेश को मिटाने या अन्यथा "खत्म" करने की अनुमति देते हैं। पाउंड कुंजी (#) को पंच करने के बारे में शर्मिंदा न हों अगर आप अपना एरिया कोड छोड़ना भूल गए हैं या आपने पहली बार अपना ई-मेल पता गलत तरीके से गलत लिखा है। उन "अधिक विकल्प" तक पहुंचने के लिए सही बटन (आमतौर पर #) दबाएं जिन्हें आप आम तौर पर पूछताछ नहीं करते हैं, और आप एक पेशेवर संदेश सैन्स फ्लब्स छोड़ सकते हैं।

बस हैंडसेट उठाएं। कभी नहीं छोड़ें जब आप स्पीकरफोन के माध्यम से बात कर रहे हों तो किसी के लिए वॉयस मेल संदेश।