शीर्ष 8 Microsoft टीम इसे एक समर्थक की तरह उपयोग करने के लिए युक्तियाँ

अगस्त 2013 में अपनी शुरुआत के बाद स्लैक ने मैसेजिंग गेम को बदल दिया। इसने कई टीमों और संगठनों के भीतर आंतरिक संचार के लिए ईमेल को बदल दिया है। इस बीच, Microsoft टीमों ने Office 365 सेवा के साथ बंडल करके 13 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ताओं के साथ स्लैक को पछाड़ दिया।

साथ ही, यह वर्षों में निर्मित माइक्रोसॉफ्ट के मजबूत पारिस्थितिकी तंत्र से लाभान्वित होता है। यदि आपके कार्यालय सेटअप या संगठन के पास Office 365 सदस्यता है, तो टीम्स पर संचार और सहयोग करना सरल हो जाता है।

आइए Microsoft टीम उपयोगकर्ताओं के लिए उनकी उत्पादकता को बढ़ावा देने और एक समर्थक की तरह उपयोग करने के लिए कुछ सर्वोत्तम युक्तियों और युक्तियों पर एक नज़र डालें।

1. कीबोर्ड शॉर्टकट

कीबोर्ड शॉर्टकट बहुत समय बचा सकते हैं, खासकर जब आप एक ऐप जैसे ऐप का उपयोग कर रहे हों। सहकर्मियों के साथ संवाद करने के लिए आप इसका उपयोग संभवतः पूरे दिन करेंगे। केवल दो शॉर्टकट हैं जिन्हें आपको एक शुरुआत के रूप में याद रखने की आवश्यकता है।

1. / - फ़ॉरवर्ड स्लैश कुंजी उन सभी कमांड को प्रकट करेगी जो आप विभिन्न कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके दे सकते हैं।
2. / कुंजियाँ - सभी कीबोर्ड शॉर्टकट की एक सूची जो आप उपयोग कर सकते हैं। यहाँ साझा करने के लिए सूची लंबी है। अपने लिए उपयोगी लोगों को ढूंढें और याद रखें।

जैसा कि स्क्रीनशॉट में देखा गया है, आप जो खोज रहे हैं उसे खोजने के लिए आप शीर्ष पर खोज बार में ये दो शॉर्टकट टाइप करेंगे।

2. समूह का नाम

चैट Microsoft टीम की एक प्राथमिक विशेषता है, लेकिन किसी चैनल के अंदर किसी विशेष वार्तालाप की खोज कठिन हो सकती है। आप उस चैट विंडो या समूह को एक सार्थक नाम देकर इस समस्या को हल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप उत्पाद A पर एक नए मार्गदर्शक की चर्चा कर रहे हैं, तो आप चैट विंडो का नाम उत्पाद A कीड़े रख सकते हैं। भविष्य में इसे खोजना आसान बनाता है।

ऐसा करने के लिए, बस संपादन करने के लिए चैट विंडो के शीर्ष पर पेंसिल आइकन पर क्लिक करें और फिर इसे एक नाम दें। केवल समूह चैट के लिए काम करता है और निजी नहीं।

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3. फॉरवर्ड ईमेल

जीटी में, हम मुश्किल से ईमेल का उपयोग करते हैं और ज्यादातर एक दूसरे के साथ संवाद करने के लिए स्लैक पर भरोसा करते हैं। यह हमारे लिए काम करता है लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप पूरी तरह से ईमेल से दूर कर सकते हैं। रहने के लिए ईमेल यहाँ हैं। Microsoft यह जानता है, और इसीलिए यह उपयोगकर्ताओं को किसी भी श्वेतसूची वाले ईमेल डोमेन से टीम चैनलों को संलग्नक के साथ ईमेल अग्रेषित करने की अनुमति देता है।

इतना ही नहीं, अगर आप अगली स्क्रीन में एडवांस्ड सेटिंग्स पर क्लिक करते हैं, तो आप नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन ईमेल भेज सकता है, और वह भी विशिष्ट डोमेन से, अवांछित ईमेल को कम करने के लिए।

4. GIF बनाएं

GIF को साझा करना मजेदार है, लेकिन उन्हें बनाना और भी अधिक है। मुझे खुशी है कि टीमें सदस्यों को अपनी खुद की जीआईएफ बनाने देती हैं, जिससे वे रचनात्मक हो सकते हैं और गंभीर चर्चाओं को संतुलित करने के लिए तनाव को कम कर सकते हैं।

टीम टीम के अन्य सदस्यों के साथ कला के अपने काम को साझा करने के लिए, एक लोकप्रिय GIF गंतव्य Giphy को एकीकृत करता है।

5. बॉट्स

दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने से समय की बचत होती है और बॉट उपयोगी हो सकते हैं। टीमों के पास कई बॉट हैं जिनका उपयोग आप अपने लाभ के लिए कर सकते हैं। हू बॉट अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के आधार पर संगठन में टीम के सदस्यों को खोजने के लिए उपयोगी है। उदाहरण के लिए, लीड उत्पाद X मार्केटर कौन है?

बॉट टीम के सदस्यों की तरह काम करते हैं, जिसका मतलब है कि आप उनसे चैट कर सकते हैं, उनसे सवाल पूछ सकते हैं और वे जवाब देंगे।

अन्य बॉट में कैलेंडर बॉट में आपके साथ-साथ टीम के सदस्यों के कैलेंडर और शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट को खोजने के लिए, पोली को पोल बनाने और प्रतिक्रिया एकत्र करने के लिए, और YellowAnt को 40 से अधिक ऐप के साथ बुद्धिमान वर्कफ़्लो बनाने के लिए शामिल करने के लिए शामिल हैं। यहां बताया गया है कि आप अपने बॉट कैसे बना सकते हैं।

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6. टैब

टीमें एक विशिष्ट सुविधा के साथ आती हैं जिसे टैब्स कहा जाता है। आप प्रत्येक टैब को एक एकल संसाधन के लिए समर्पित कर सकते हैं जो वीडियो, वेबसाइट या ऐप हो सकता है। यह इस पर निर्भर करता है कि आप इसके साथ क्या हासिल करना चाहते हैं। मुझे लगता है कि यह उन ऐप्स के लिए सबसे उपयुक्त है जिन्हें आप टीमों के साथ काम करते समय उपयोग करना चाहते हैं।

टैब वास्तव में वर्कफ़्लो को प्रबंधित करना और ओवरलैपिंग से प्रक्रिया के महत्वपूर्ण हिस्सों को रखना आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, आप ट्रेलो के लिए एक टैब बना सकते हैं ताकि टीम पर हर कोई इसे आसानी से एक्सेस कर सके। ऐप चुनने के लिए बस '+' आइकन पर क्लिक करें। ध्यान दें कि फ़ाइलों को साझा करने के लिए पहले से ही एक टैब है।

7. बुकमार्क

टीमों की एक छोटी लेकिन अक्सर उपेक्षित विशेषता बुकमार्क विकल्प है। यदि आपको कोई महत्वपूर्ण संदेश प्राप्त होता है, लेकिन बाद में उस पर वापस आना चाहते हैं, तो आप इसे केवल बुकमार्क कर सकते हैं और बाद में इसका उपयोग कर सकते हैं।

इसे करने के लिए संदेश के बगल में स्थित मेनू आइकन पर क्लिक करें।

8. इमर्सिव रीडर

क्या किसी ने आपके साथ एक दस्तावेज़ साझा किया? इसे इसकी संपूर्णता में पढ़ने के बजाय, आप दो काम करने के लिए इमर्सिव रीडर विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। सभी विकर्षणों को दूर करें ताकि केवल पाठ दिखाई दे। डॉक या संदेश पर ध्यान केंद्रित करना आसान बनाता है।

आप दस्तावेज़ को वास्तविक समय में हाइलाइट किए गए शब्दों के साथ भी सुन सकते हैं। एक और अच्छी सुविधा अनुवाद है। आप एक संदेश का चयन कर सकते हैं और इसे Microsoft अनुवादक का उपयोग करके 60 से अधिक भाषाओं में अनुवाद कर सकते हैं।

टीमवर्क ऑल द वे

Microsoft टीम एक अद्भुत सहयोग उपकरण है, और कोई ब्रेनर नहीं है यदि आप पहले से ही Office 365 जैसे अन्य Microsoft उत्पादों के साथ काम कर रहे हैं। आशा है कि हमारे द्वारा ऊपर साझा किए गए कुछ सुझाव आपको अधिक उत्पादक बनाने में मदद करेंगे।

अगला: क्या आपका आउटलुक इनबॉक्स नियंत्रण से बाहर हो रहा है? Outlook 365 का प्रबंधन करने के लिए नियमों का उपयोग करने के बारे में जानने के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें।