सात पाठ जो कि एसएमबी बड़े आईटी से सीख सकते हैं

सिर्फ इसलिए कि आपके पास एक बड़ा उद्यम नहीं है इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपने आईटी ऑपरेशन को बड़े लोगों की तरह नहीं चला सकते हैं। अपने एसएमबी - छोटे या मध्यम आकार के व्यवसाय की मदद करने के सात तरीके यहां दिए गए हैं - कुछ वर्षों में बड़े आईटी परिचालनों ने कुछ सबक सीख लिया है। इन युक्तियों का उपयोग करके, आपको उत्पादकता में सुधार करने, लागत में कटौती करने और अपने व्यापार को आसानी से चलने में सक्षम होना चाहिए।

1। समर्थन मतभेदों को कम करने के लिए डेस्कटॉप और सेल फ़ोन पर मानकीकृत करें

यह उतना आसान नहीं है जितना लगता है, क्योंकि यदि आप पीसी के समान सटीक मॉडल की कई मात्रा खरीदते हैं, तो सिस्टम में अभी भी सूक्ष्म आंतरिक अंतर हो सकते हैं जो वापस आ सकते हैं जब आपको उन्हें ठीक करना पड़ता है तो आपको परेशान करता है ग्लेनडेल, एरिजोना में स्थित एक स्वतंत्र पुनर्विक्रेता केरी होल्ज़मैन इस समस्या में भाग गया। उनकी कंपनी ने कंप्यूटर के एक विशेष मॉडल का आदेश दिया था जिसमें निगम के सख्त आवश्यकताओं को पूरा करने वाले विशिष्ट भागों थे। फिर भी जब उन्होंने पीसी प्राप्त किया, तो उन्होंने पाया कि सिस्टम में एटीआई वीडियो कार्ड के दो संस्करण शामिल हैं, जिनमें से एक ने कंपनी द्वारा उपयोग की गई चूहों के साथ असंगति का कारण बना दिया है।

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और दुर्भाग्य से होल्ज़मैन के लिए, पीसी विक्रेता थोड़ा मददगार था "विक्रेता ने वीडियो कार्ड असंगति के लिए किसी भी ज़िम्मेदारी को स्वीकार करने से इनकार कर दिया। हमने इसके बाद वीडियो कार्ड के बिना कंप्यूटरों को ऑर्डर करना शुरू कर दिया - जब तक कि अगले समस्या तक न हो जाए, और आखिर में [हम] विक्रेताओं को पूरी तरह से बदल दिया।"

कम से कम असंगतता रखने के लिए, आपको एक ही विक्रेता से हार्ड ड्राइव को स्टॉक करने और प्रिंटर, चूहों और कीबोर्ड जैसे परिधीय मॉडल के समान मॉडल पर मानकीकरण करने का प्रयास करना चाहिए। आप अपने सिस्टम की विशिष्ट कॉन्फ़िगरेशन का ट्रैक रखने के लिए विंडोज निरीक्षण टूलकिट या इसी तरह की उपयोगिता का भी उपयोग कर सकते हैं। अंत में, ड्राइव इमेजिंग सॉफ्टवेयर जैसे Acronis True Image या Norton Ghost को अपने मूल सिस्टम इंस्टालेशन की प्रतिलिपि बनाने के लिए उपयोग करें, ताकि वायरस संक्रमण या अन्य समस्याओं के मामले में इसे आसानी से ठीक किया जा सके।

कई आईटी दुकानों में अतिरिक्त पीसी भी खरीदते हैं और प्रतिस्थापन के लिए उनका उपयोग करें Holzman कहते हैं, "समस्या यह है कि आप इसे एक प्रतिस्थापन के बजाय, नए वर्कस्टेशन के रूप में उपयोग करने के लिए लुभाने के लिए प्रेरित हैं, और फिर आपके पास अतिरिक्त नहीं है।" "आपको इसे कोठरी में रखना होगा और अस्थायी आईटी आपात स्थिति के माध्यम से आपकी सहायता के लिए इसका इस्तेमाल करना होगा।" कई अतिरिक्त पीसी रखने के अलावा, यह दक्षिण में जाने के मामले में भी एक अच्छा लेज़र प्रिंटर और नेटवर्क हब का अच्छा विचार है।

होल्ज़मैन स्थानीय तकनीशियन के साथ रिटेनर समर्थन अनुबंधों की भी सिफारिश करता है, इसलिए आपको चालान की जांच करने की कोशिश नहीं करनी होगी किए गए कार्यों की व्याख्या करने के लिए और क्या तकनीक निष्पक्ष और ईमानदार थी।

2। ऑफ-साइट बैकअप निष्पादित करें

छोटे व्यवसायों में बैकअप करने से चुनने के लिए मूल रूप से दो दृष्टिकोण हैं: एक महत्वपूर्ण डेटा को बाहरी हार्ड ड्राइव की श्रृंखला में कॉपी करने और समय-समय पर उन्हें अपने कार्यालय से एक रिमोट स्थान (जैसे कि बैंक सुरक्षित जमा पेटी)। दूसरा बॉक्सबैक, सिमेंटेक ऑनलाइन बैकअप, कार्बोनाइट, या मोज़ी जैसे कई ऑनलाइन बैकअप सेवा प्रदाताओं में से एक का उपयोग करना है जो कम लागत वाली गीगाबाइट-स्तरीय स्टोरेज प्रदान करता है। बिग आईटी आम तौर पर शामिल डेटा की मात्रा के कारण ऑफ़-साइट टेप स्टोरेज का उपयोग करता है, लेकिन छोटे संगठनों के लिए, ऑनलाइन सेवाएं कम महंगी और अधिक सुविधाजनक होती हैं।

किसी भी विधि के साथ चाल उन्हें धार्मिक रूप से उपयोग करना है, और यह सुनिश्चित करना है कि आपके सभी डेटा को नियमित आधार पर कॉपी किया गया है। ऑनलाइन बैकअप विकल्प विशेष रूप से एक से अधिक तरीकों से कामयाब हो सकता है: इस गर्मी की शुरुआत में, मिशिगन स्थित हेडहंटर, डेमियन ज़िकाकिस ने अपने लैपटॉप को चोरी कर लिया था जब कोई अपने कार्यालयों में टूट गया था। उन्होंने इसे कुछ दिनों बाद बदल दिया; और क्योंकि उसने मोज़ी का इस्तेमाल किया था, उसने सोचा था कि वह इंटरनेट बैकअप से अपनी फाइलें वापस लाने में सक्षम होने के मामले में कवर किया गया था।

जब ज़िकाकिस को अपनी नई मशीन के लेआउट की जांच करने के लिए एक क्षण था, तो उन्होंने "कई भड़काऊ फाइलें पाई।" जिन लोगों के पास मेरे कंप्यूटर थे, उन्हें नहीं पता था कि मोक्सी क्लाइंट को पृष्ठभूमि में स्थापित और चल रहा था। उन्होंने फोटोबॉथ का इस्तेमाल चित्र खुद का और उन्होंने एक सेल फोन बिल डाउनलोड किया था जिस पर इसका नाम था। "

ज़िकैक्स ने अपने आप में एक छोटा सिर का शिकार किया और उपयुक्त पुलिस विभाग से इस जानकारी के साथ संपर्क किया। वे अपने कंप्यूटर को पुनर्प्राप्त करने में सक्षम थे, और अब यह पता लगाना है कि वास्तव में लैपटॉप को मूल रूप से कैसे लिया गया और कौन से कानून प्रवर्तन विकल्प का पीछा करते हैं।

3 अपने इंटरनेट कनेक्शन को सुरक्षित करने के लिए हार्डवेयर का प्रयोग करें

अक्सर एसएमबी अपने इंटरनेट कनेक्शन की सुरक्षा के लिए उतना ध्यान नहीं देता जितना कि वे होना चाहिए, और इस तरह की उपेक्षा का परिणाम विनाशकारी हो सकता है पिछले साल, हैकर ने कपड़ों के डिजाइनर फर्म नेंटे लेपोरे के पॉइंट ऑफ सेल सिस्टम (पीओएस) से समझौता किया था। हैकर्स पुराने फायरवॉल को पुन: कॉन्फ़िगर करने में कामयाब रहे और कंपनी के उच्च अंत वाले ग्राहकों से कुछ चुने हुए क्रेडिट कार्ड नंबर बेचे।

यह हुआ क्योंकि खुदरा दुकानों की कंपनी की श्रृंखला में कम या कोई सुरक्षा उपायों या उचित प्रक्रिया नहीं थी नैनट लेपोरे के नेटवर्क मैनेजर जोस क्रूज़ कहते हैं, "हमारे सभी क्लर्क्स पीओएस तक पहुंचने के लिए एक ही पासवर्ड का उपयोग कर रहे थे।" "यह बहुत खुला था। किसी ने कभी भी पासवर्ड को समय-समय पर बदलने का विचार नहीं किया था, या यहां तक ​​कि प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए अलग-अलग लोगों का इस्तेमाल भी किया था। मेरे आगमन से पहले, पीओएस सुरक्षा पर ज़ोर देना जरूरी नहीं था।

क्रूज़ को एक कॉल मिला है कि कोई भी कभी भी एफबीआई से नहीं चाहता है - यह कहकर कि उनके कई ग्राहकों ने फर्जी क्रेडिट कार्ड शुल्क प्राप्त किया है। इससे पता चला कि कंपनी के नेटोपिया डीएसएल routers हैक कर दिया गया है, और उनके फर्मवेयर को अपने नेटवर्क के अंदर हैकर्स की अनुमति देने के लिए बदल दिया गया है।

स्टोर अब सोनिकवॉल एकीकृत सुरक्षा उपकरण का उपयोग करते हैं, और क्रूज़ ने पासवर्ड परिवर्तन नीतियों और अन्य सुरक्षा को लागू किया है प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करने के लिए कि इससे पहले क्या हुआ, उसे दोबारा नहीं मिलेगा इस तरह के एक दृष्टिकोण से एसएमबी को निजी जानकारी सुरक्षित रखने में मदद मिल सकती है। एक और अच्छी पॉलिसी: सुनिश्चित करें कि जब कोई कर्मचारी कंपनी को छोड़ देता है तो सभी नेटवर्क का उपयोग बंद हो जाता है।

4 वीपीएन का प्रयोग करें

कई बड़ी आईटी दुकानों ने आभासी निजी नेटवर्क (वीपीएन) का इस्तेमाल सुनिश्चित करने के लिए सुनिश्चित किया है कि उनका संचार गोपनीय रखा जाता है और सड़क पर होने पर यात्रा करने वाले उपयोगकर्ता होम ऑफिस फ़ाइलों और अन्य संसाधनों तक पहुंच सकते हैं। इन वीपीएन उत्पादों में से कई काफी महंगा हो सकते हैं, लेकिन एसएमबी विकल्प के लिए बहुत सारा पैसा खर्च नहीं होता है।

कुछ, जैसे ओपनविपएनओआरओ, नि: शुल्क हैं, जबकि कम लागत वाला वीपीएन सेवा प्रदाताओं जैसे लॉगएमईइन। कॉम की हैमाची प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष $ 50 प्रति व्यक्ति चला सकती है। टेक्सास के सैन एंटोनियो प्रो-विजील के उपाध्यक्ष बेन मोलॉय कहते हैं, "हामाची हमें अपने सैकड़ों ग्राहकों से जुड़ने और हमारे सुरक्षा कैमरों के लाइव वीडियो को सावधानी से और अनधिकृत उपयोगकर्ताओं के साथ समझौता करने की चिंता करने की अनुमति देता है"। आधारित कंपनी जो बंद-घंटे निर्माण स्थलों के लिए सुरक्षा प्रदान करती है।

और वीपीएन कम-लागत सुरक्षा गेटवे उपकरणों की एक किस्म में भी एकीकृत हो जाते हैं। नेनेट लेपोरे उन एसएसएल वीपीएन का उपयोग करता है जो उनके स्टोरों को एक साथ कनेक्ट करने के लिए सोनिकवॉल उपकरणों में शामिल होते हैं, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई भी अपने संचारों से समझौता नहीं कर सकता है।

लेपोोर फर्म ने अतिथि श्रमिकों और रखरखाव कर्मियों के लिए भी अस्थायी खातों की स्थापना की जानबूझकर समय सीमित हैं बिना समय सीमा के अस्थायी कर्मियों के लिए खातों को देना एक और आम गलती है। समय-सीमित खातों का मतलब है कि आईटी कर्मचारियों को रखरखाव पूरा होने पर खाते को हटाने के लिए याद रखना जरूरी नहीं है।

5 व्यक्तिगत फ़ायरवॉल चलाएं, विशेष रूप से विंडोज पीसी पर

विंडोज एक सुरक्षा सिंकहोले होने के लिए कुख्यात है, और अधिकांश बड़े आईटी परिचालनों में अब संक्रमण और मैलवेयर को लेने से रोकने के लिए अपने पीसी को किसी प्रकार की व्यक्तिगत फ़ायरवॉल चलाने की आवश्यकता होती है। उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला उपलब्ध है, लेकिन एक को चुनना है, यह मानक बनाना है, और यह सुनिश्चित करना है कि सभी कर्मचारियों को शिक्षित किया जाता है कि हर समय फायरवॉल चलाने के लिए आवश्यक क्यों है, खासकर जब यात्रा करते हैं सस्ती लेकिन प्रभावी फायरवॉल में ग्रिसॉफ्ट डॉट कॉम, ऑनलाइन कवच और कस्पेस्की लैब्स से एवीजी शामिल हैं।

हालांकि, आप हमेशा प्रत्येक व्यक्तिगत मशीन का प्रबंधन नहीं कर सकते हैं, और एक लापरवाही उपयोगकर्ता इन सुरक्षा को बंद कर सकता है और वायरस को अंदर ला सकता है। यह वह जगह है जहां ड्राइव छवि प्रतिलिपि आसान हो सकती है।

सुरक्षा नीतियों को लागू करने का एक और तरीका सुरक्षात्मक उपाय कुछ समापन बिंदु सुरक्षा उपकरण को तैनात करना है जो अस्वस्थ पीसी को नेटवर्क पहुंच प्राप्त करने से रोक देगा। नेपेरा एक ऐसा उत्पाद है जिसे विशेष रूप से एसएमबी इंस्टॉलेशन पर लक्षित किया जाता है, और मैकफी और सोफोस के पास अन्य लोग हैं।

मैट स्टीवंसन, जो वाल्वुड के बेलव्यू में एक फार्मेसी ऑटोमेशन विक्रेता टेलिस्ट के लिए सूचना प्रौद्योगिकी के निदेशक हैं, $ 3500 Napera का उपयोग कर रहे हैं पिछले छह महीनों के लिए अपने 120-नोड नेटवर्क पर उपकरण। "हमारे बहुत से कर्मचारी मैदान में बाहर हैं, और वे विभिन्न प्रकार के नेटवर्क से जुड़ते हैं। जब वे हमारे कार्यालय वापस आते हैं, तो नेपेरा बॉक्स अपने पीसी को अनुपालन करने के लिए मजबूर करता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि हमारा नेटवर्क संक्रमित नहीं होगा, "वे कहते हैं।

6 अपने फोन सिस्टम के लिए वीओआईपी पीबीएक्स पर निर्भर

अधिक से अधिक बड़ी आईटी दुकानें प्रमाणित कर सकती हैं, वीओआईपी पीबीएक्स टेलीफोन सिस्टम का उपयोग करके भारी लागत फायदे हैं। सबसे बड़ा एक आपके दूरदराज के कार्यकर्ताओं के लिए है, जो आपके मुख्यालयों के फोन सिस्टम पर विस्तार कर सकते हैं। कॉल सिस्टम हैंडलिंग के मामले में ये सिस्टम भी बहुत लचीले होते हैं, और कॉल फॉरवर्डिंग, कई एक साथ रिंग्स (जहां आने वाली कॉल का उत्तर दिया जा सकता है, वहां कहीं भी सुविधाजनक हो सकता है), तथाकथित फॉलो-मी (जहां आने वाली कॉल हैं) दिन के विशेष समय पर विशेष संख्याओं पर पहुंचे), और न करें-परेशान करें।

"अब व्यवसाय उन सुविधाओं को प्राप्त करने में सक्षम हैं जो नियमों को कैसे सेट कर सकते हैं, इस पर नियम निर्धारित कर सकते हैं, और जब वे अधिक व्यवसाय कर सकते हैं इंटरनेट फोन प्रदाता बैंडविड्थ डॉट कॉम के संस्थापक और सीईओ हेनरी कैस्टनर कहते हैं, "इस तरह की सेवा प्रदान करने वाले कई विक्रेताओं में से एक हेनरी कैस्टनर कहते हैं। सीबीयॉन्ड और एस्टेरिस्क अन्य कंपनियां हैं जो वीओआईपी पीबीएक्स की पेशकश करती हैं।

ये सिस्टम लगभग 400 डॉलर प्रति माह शुरू होते हैं और आपके कर्मचारियों की जरूरतों के साथ बढ़ने या अनुबंध करने में सक्षम होने का लाभ होता है। वे आपकी कंपनी को अधिक पेशेवर के रूप में प्रस्तुत कर सकते हैं, विशेष रूप से उन विशेषताओं के साथ जो बहुत महंगे फोन सिस्टम पर पाए जाते हैं। नकारात्मक पक्ष यह है कि आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत होनी चाहिए कि आपका नेटवर्क आवागमन के सभी आवागमन को संभाल करने के लिए तैयार है; और इन प्रणालियों में से अधिकांश को प्राप्त करने के लिए, आप एक वीएआर या परामर्शदाता खोजना चाहेंगे जो वीओआईपी पीबीएक्स इंस्टॉलेशन में माहिर हैं।

7। नई प्रौद्योगिकी को जोड़ने के लिए एक ठोस टेस्ट प्लान करें

सबसे पहले पहले बहुत सारे परीक्षण किए बिना बड़े लोग अपने काम में कुछ नई तकनीक नहीं डालते हैं एक परीक्षा प्रयोगशाला को एक साथ रखें या एक कार्यालय निर्दिष्ट करें जो आपकी "बीटा बार" होगी और अपने सबसे तकनीकी कर्मचारी को तैनात करने से पहले नई चीजों को आजमाने के लिए प्रोत्साहित करें।

साइट स्मॉलबिज़टेक्नोलॉजी के मालिक रामन रे ने सलाह दी है कि परीक्षण के अलावा, विभिन्न विकल्पों का विश्लेषण करना महत्वपूर्ण है "बस पहली पसंद के लिए न जाएं, लेकिन पेशेवरों और विपक्षों को सोचें और समीक्षा करें और आपके लिए और क्या उपलब्ध है। परीक्षण के दौरान, भविष्य की जरूरतों पर विचार करना भी महत्वपूर्ण है। कई छोटे व्यवसायों के बारे में नहीं सोचते उनका भविष्य विकास, जो उनकी आईटी योजनाओं को प्रभावित करेगा। "

डेविड स्ट्रॉम एक अनुभवी प्रौद्योगिकी पत्रकार, स्पीकर और पूर्व आईटी प्रबंधक हैं। उन्होंने कंप्यूटिंग पर दो पुस्तकों और हजारों लेख लिखे हैं उसका ब्लॉग strominator.com