ऑनलाइन मीटिंग टूल्स के साथ समय और पैसा बचाएं

यदि आप मेरे जैसे हैं, तो शायद आप व्यवसाय मीटिंग में भाग लेने से नफरत करते हैं। लेकिन कई उपयोगी इंटरनेट-आधारित टूल उत्पन्न हुए हैं जो वर्कग्रुप शेड्यूल में मदद कर सकते हैं और उन्हें अधिक प्रभावी ढंग से चला सकते हैं। यहां पर सभी उपकरण सबसे लोकप्रिय वेब ब्राउज़र में काम करते हैं, और उनमें से अधिकतर मुफ्त या काफी कम मासिक शुल्क के लिए उपलब्ध हैं। चुनौती यह समझने में है कि कौन सा टूल किसी विशेष परिस्थिति के अनुरूप है, क्योंकि प्रत्येक बैठक एक ही परिस्थिति में नहीं होती है।

एकाधिक कैलेंडर समन्वयित करें

निश्चित रूप से सबसे आम स्थितियां वे हैं जहां आप एक सामान्य कैलेंडर को सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं, जैसे कि किसी के पीडीए और उनके माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डेस्कटॉप के बीच, या बॉस के कैलेंडर और सहायक के बीच। कई सेवाएं कार्य टीम के सदस्यों (या यहां तक ​​कि परिवार के सदस्यों या दोस्तों के बीच) के बीच कैलेंडर साझा करना आसान बनाती हैं। Google कैलेंडर और याहू कैलेंडर दोनों मुफ्त कैलेंडर सिंक और कई अन्य उत्पादों की पेशकश करते हैं - जिनमें कैल्गो के कनेक्ट, ऐप्पल के मोबाइलमे और आईट्यून्स शामिल हैं, इसके कंप्यूटर और आईफ़ोन, न्यूवे सिंक, और शुगरसिंक - दोनों सेवाओं के साथ काम करते हैं। BusySync और Spanning Sync भी Google कैलेंडर के साथ ऐप्पल के iCal कैलेंडर को सिंक्रनाइज़ कर सकता है।

लेकिन ये सिंक सेवाएं हमेशा सही तरीके से काम नहीं करती हैं। समस्या का एक हिस्सा यह है कि अधिकांश ऑनलाइन कैलेंडर और शेड्यूलिंग उत्पाद ईवेंट और आमंत्रणों की अधिसूचना के लिए ई-मेल का उपयोग करते हैं, और विभिन्न कैलेंडर कार्यक्रमों के लिए किसी भी लगातार फैशन में ऐसे ई-मेल संदेशों को पहचानना या कार्य करना मुश्किल है। एक और मुद्दा यह है कि यदि आप एक एम्बेडेड यूआरएल के साथ कैलेंडर कार्यक्रम से ई-मेल प्राप्त करते हैं, तो आपकी कॉर्पोरेट एंटीस्पाम सेवा इसे अवरुद्ध कर सकती है। और अभी भी एक और स्थिति में, दो अलग-अलग माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर पर दो लोग एक आम बैठक को शेड्यूल करना चाहते हैं - एक्सचेंज कैलेंडर दोनों को हुक करना संभव है ताकि वे एक ही Google कैलेंडर खाते से सिंक्रनाइज़ हो जाएं, लेकिन यह मुश्किल हो सकता है। उस अंतिम समस्या का एक संभावित समाधान Google Apps के साथ एक्सचेंज सर्वर को सिंक्रनाइज़ करने के लिए Google Apps के लिए Cemaphore's MailShadow का उपयोग करना है; सॉफ़्टवेयर प्रति वर्ष $ 60 प्रति ई-मेल खाता खर्च करता है।

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एक बात यह है कि Google कैलेंडर और याहू कैलेंडर दोनों ही महान हैं, आवर्ती के बारे में ई-मेल अनुस्मारक भेज रहे हैं पते के संग्रह के लिए बैठकें। जब तक आप सही पते दर्ज कर चुके हैं, यह फ़ंक्शन अच्छी तरह से काम करता है।

ग्राहकों को अपॉइंटमेंट सेट अप करने दें

टाइमड्राइवर का डैशबोर्ड आपको अपनी विभिन्न नियुक्तियों की स्थिति दिखाता है।

यदि आप अपने क्लाइंट या किसी अन्य व्यक्ति को चाहते हैं तो क्या होगा आपकी कंपनी द्वारा सीधे अपना समय बुक करने के लिए नियोजित नहीं है? बहुत पहले अतीत में, नियुक्ति सचिव बॉस के कैलेंडर का प्रभारी होंगे और पेंसिल और पेपर के साथ मीटिंग टाइम्स स्थापित करेंगे। अब आप ग्राहकों और बाहरी सहयोगियों को स्वयं सेवा नियुक्ति शेड्यूलर वेबसाइट्स, जैसे कि HourTown या TimeDriver पर इंगित कर सकते हैं। ये साइटें आपके कर्मचारियों के नि: शुल्क और व्यस्त समय, साथ ही शेष समय "सूची" नियुक्तियों के लिए उपलब्ध हो सकती हैं। वे ई-मेल अधिसूचनाएं भी भेजते हैं, और उन्हें नियुक्ति की पुष्टि करने के लिए किसी वेब ब्राउज़र से परे किसी भी विशेष सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं होती है। जब आप शहर से बाहर जा रहे हैं या अन्यथा अनुपलब्ध हैं, तो आप आसानी से शेड्यूल समायोजित कर सकते हैं। दोनों सेवाएं उचित लागत के लिए उपलब्ध हैं: टाइमड्राइवर का नि: शुल्क 90-दिन का परीक्षण होता है और उसके बाद $ 30 प्रति वर्ष होता है; एवरटाउन तीन अलग-अलग योजनाएं प्रदान करता है, जिसमें एक मुफ्त एक है जिसमें दो मासिक बुकिंग की अनुमति मिलती है।

एक सामान्य मीटिंग समय या शिफ्ट शेड्यूल सेट करें

सेटमैटिंग पर विभिन्न कंपनियों के प्रतिभागियों के बीच बैठक आयोजित करना अपेक्षाकृत आसान है।

ऐसी स्थिति के बारे में जहां आप अलग-अलग कंपनियों से आने वाले लोगों के लिए एक आम बैठक समय की व्यवस्था करना चाहते हैं? एक मीटिंग आयोजक संभावित खुले समय की श्रृंखला के साथ एक ई-मेल अधिसूचना भेज सकता है, और प्रत्येक प्रतिभागी से यह पूछने के लिए कहता है कि उनमें से कौन सा समय उनके लिए काम करता है। लेकिन अगर आपने कभी इस तरह की बैठक को व्यवस्थित करने की कोशिश की है, तो आप जानते हैं कि आप सभी ई-मेल प्रतिक्रियाओं के तहत कितनी जल्दी दफन कर सकते हैं।

इस संबंध में मुफ्त सेवाएं SetMeeting.com (मीटिंग एजेंट से) और डूडल उपयोगी हैं। SetMeeting.com की सबसे बड़ी कमजोरी यह है कि एक बार जब आप प्रक्रिया शुरू कर देते हैं तो यह आपको रद्द करने और स्क्रैच से शुरू किए बिना मीटिंग स्थान बदलने की अनुमति नहीं देता है। डूडल, जो कम परिष्कृत है और इसमें कम विशेषताएं हैं, वास्तव में एक आम समय खोजने में आपकी सहायता के लिए एक मतदान उपकरण है; लेकिन अगर आप ऐसा करना चाहते हैं तो आपको यह आकर्षक लग सकता है।

शेड्यूलफ्लाई में एक फेसबुक एप्लीकेशन भी है, इसलिए आप वहां अपने शिफ्ट कैलेंडर को एकीकृत कर सकते हैं।

एक और स्थिति में शामिल हो सकता है, कहें, बड़ी संख्या में शिफ्ट श्रमिक या स्वयंसेवक जिनके उपलब्ध समय आप समन्वय करना चाहते हैं। हालांकि यह वास्तव में एक मीटिंग-शेड्यूलिंग समस्या नहीं है, लेकिन यदि आप इसे मैन्युअल रूप से निपटने का प्रयास करते हैं या बहुत से पीछे और आगे ई-मेल के माध्यम से व्यवस्था करने का प्रयास करते हैं, तो यह समय लेने वाली हो सकती है। भुगतान की गई शर्तें शेड्यूलफ्लाई और शिफ्टबोर्ड इस उद्देश्य के लिए डिज़ाइन की गई हैं। पूर्व रेस्तरां रेस्तरां के लिए विकसित किया गया था, जबकि बाद में मूल रूप से स्वास्थ्य देखभाल बाजार के लिए बनाया गया था। दोनों ने बाद में अपना ध्यान विस्तारित किया है, और किसी भी वेब ब्राउज़र में चलाया जा सकता है। शेडफ्लाई 1 9 उपयोगकर्ताओं तक के लिए $ 20 प्रति माह शुरू होता है; पांच अद्वितीय लॉग-इन के लिए Shiftboard $ 50 प्रति माह शुरू होता है। बड़े समूहों के लिए फीस बढ़ जाती है। शेड्यूलफ़ाई में एक फेसबुक प्लग-इन भी है, इसलिए आप वहां शिफ्ट समय समन्वयित और घोषणा कर सकते हैं।

दूर-दराज के सहकर्मियों को यात्रा अलर्ट भेजें

ट्रिपिट का मुख्य पृष्ठ आपकी आने वाली यात्राओं को दिखाता है और कौन आपके शहर के पास यात्रा करेगा ।

Tripit.com द्वारा प्रदान की जाने वाली एक असामान्य सेवा है। वेबसाइट के पीछे विचार यह है कि आप अपनी यात्रा व्यवस्था पोस्ट करें और अपने सहयोगी मित्रों और मित्रों को बताने के लिए अपनी सोशल नेटवर्किंग सुविधाओं का उपयोग करें, जब आपकी यात्रा आपको अपने पड़ोस में ले जाएगी, या यह पता लगाने के लिए कि वे जंगल की गर्दन में कब होंगे । बेशक, इसे स्थापित करना मतलब है कि एक और सोशल नेटवर्क पर अधिक आमंत्रण भेजना, और जितना संभव हो उतना लोगों को प्राप्त करना (या कम से कम जिन्हें आप आमने-सामने देखना चाहते हैं) अपने ट्रिपिट सर्कल में शामिल होने के लिए। लेकिन एक बार जब आपके दोस्तों का नेटवर्क हो, तो उन्हें आपकी यात्रा के बारे में सूचित करना अपेक्षाकृत आसान है: आप बस अपनी एयरलाइन या होटल आरक्षण के लिए एक विशेष पते ([email protected]) पर ई-मेल पुष्टिकरण अग्रेषित करें, और साइट स्वचालित रूप से पार्स हो जाएगी पुष्टिकरण की जानकारी, पता लगाएं कि कौन यात्रा कर रहा है, और अपने यात्रा कार्यक्रम को अपने नेटवर्क पर पोस्ट करें। यह सेवा भी निःशुल्क है, और यह आपके लिंक्डइन नेटवर्क के साथ एकीकृत हो सकती है ताकि आपको अपने अधिसूचना नेटवर्क को स्क्रैच से इकट्ठा करने की आवश्यकता न हो।

जैसा कि आप देख सकते हैं, सभी प्रकार की वेब-आधारित सेवाएं आपको शेड्यूल करने में मदद कर सकती हैं और अपनी व्यक्तिगत बैठकों को अधिक प्रभावी ढंग से समन्वयित करें। अब अगर कोई ऐसी सेवा विकसित करे जो हर किसी को सूचित कर सके कि आप अपनी नियुक्तियों के लिए 10 मिनट देर से चल रहे हैं!