हाइलाइटर दस्तावेज़ों पर सहयोग करने में मदद करता है समूह

आपकी टीम के अन्य सदस्यों के साथ सहयोग करना दस्तावेज़ बनाने और संशोधित करने के लिए एक सामान्य व्यापार की आवश्यकता है। लेकिन इस काम को संभालने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? हाइलाइटर नामक एक नया ऑनलाइन दस्तावेज़ सहयोग सेवा आपको एनोटेशन को प्रकाशित करने के लिए रंग कोडिंग का उपयोग करने देता है, जो सेवा मूल दस्तावेज़ से अलग से ट्रैक करती है।

दस्तावेज़ों पर सहयोग करने वाले लोगों की आवश्यकताओं के समाधान के लिए डिज़ाइन किए गए उत्पाद थोड़ी देर के लिए आस पास रहे हैं एक परिचित उदाहरण माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ट्रैक परिवर्तन की क्षमता है; कई वर्षों पहले शुरू की गई, यह सुविधा उपयोगकर्ताओं को एक वर्ड दस्तावेज़ को टिप्पणियों के साथ चिह्नित करती है और सुझाव देते हैं कि अन्य सहयोगी कबूल कर सकते हैं या अस्वीकार कर सकते हैं।

कई प्रसिद्ध वेब सेवाओं को साझा दस्तावेज़ों तक पहुंच सहित अत्यधिक लचीली दस्तावेज़ सहयोग विकल्प उपलब्ध हैं। Microsoft Office Live और WebEx WebOffice, उदाहरण के लिए, साझा करने, समीक्षा करने और संशोधित करने के लिए आपको एक निजी ऑनलाइन साइट पर दस्तावेज़ अपलोड करने दें। बेसकैम्प दस्तावेज़ सहयोग के साथ-साथ सरल परियोजना प्रबंधन सेवाओं के लिए एक ऑनलाइन लेखन प्रदान करता है।

हाइलाटर, वर्तमान में बीटा परीक्षण में, दस्तावेज़ सहयोग में विशेष रूप से माहिर है। इससे अधिक सामान्य ऑनलाइन साझा करने वाली सेवाओं में लाभ अनुपलब्ध होते हैं - सबसे खासकर एक सहज ज्ञान युक्त रंग-कोडिंग योजना जो व्यापार टीम को चिंता का विषय बताती है।

हाइलाटर ने टिप्पणियों को ट्रैक किया और अलग-अलग बदलाव सुझाए ताकि वे मूल दस्तावेज़ को अस्पष्ट न करें । वास्तव में, आप दस्तावेज़ को ही हाइलाइट में बदल नहीं सकते, जो कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए यह अनुपयुक्त हो सकता है। लेकिन ऐसे परिस्थितियों में जहां सहयोगियों की चिंताओं को दूर करना महत्वपूर्ण है, यह काफी आसान हो सकता है।

हाइलाइटर ने इस आयातित पीडीएफ दस्तावेज़ में लोअरकेस अक्षर को ग़लत ढंग से प्रस्तुत किया।

हाइलाइटर एक काम प्रगति पर है, इसलिए मैं भरोसा नहीं करता इस पर विशेष रूप से जब आप महत्वपूर्ण दस्तावेजों के साथ काम कर रहे हैं; यदि आप इसके साथ मधुमेह में चलते हैं तो कुछ और का उपयोग करने के लिए तैयार रहें। उदाहरण के लिए, सेवा कहती है कि वह वर्ड, पीडीएफ, और एचटीएमएल स्वरूपों में दस्तावेजों का समर्थन करती है, लेकिन कुछ पीडीएफ़ जो मैंने सेवा में अपलोड की थी, पूरी तरह ईमानदारी से प्रस्तुत नहीं हुईं। (हाइलाइटर स्वीकार करता है कि एम्बेडेड ग्राफिक्स के साथ कुछ बहुभाषी पीडीएफ़, जैसे कि ऊपर दिखाए गए स्क्रीन शॉट में से एक, ठीक से प्रदर्शित नहीं हो सकता है।)

दूसरी ओर, वर्ड दस्तावेजों में फ्लॉएललेस प्रदर्शित होते हैं हाइलाइटर का कहना है कि यह अंततः ग्राफिक्स, ऑडियो और वीडियो फाइलों पर एनोटेशन का समर्थन करने की योजना बना रहा है।

हाइलाइटर वर्क्स कैसे

हाइलाइटर दो प्रकार के उपयोगकर्ता पहचानता है: दस्तावेज के प्रदाता, और आमंत्रित - जिस व्यक्ति को प्रजनक सहयोग में भाग लेने के लिए पूछता है। हाइलाइटर की साइट पर कम एनिमेटेड ट्यूटोरियल अधिक विस्तार से दोनों उपयोगकर्ता भूमिकाओं को समझाते हैं।

प्रदाता सेवा के लिए साइन अप करके और एक दस्तावेज़ अपलोड करके प्रक्रिया शुरू करता है। मैं पहली बार साइन अप करने की कोशिश में एक छोटी सी समस्या में भाग गया: ई-मेल के माध्यम से मुझे पावती नहीं मिली। लेकिन दूसरे प्रयास में अगले दिन, मैं सफल रहा।

एक बार प्रवेश करने के बाद, आप एक अतिरिक्त इंटरफ़ेस देखेंगे। शीर्ष पर स्थित मेनू के विकल्प हैं जो आपके द्वारा उत्पन्न होने वाले दस्तावेज़ों को एक्सेस करने के लिए और दस्तावेजों को आपको सहयोग करने के लिए आमंत्रित किया गया है। एक दाईं ओर की फलक में आपकी प्रोफ़ाइल बदलने और उन हाइलाइटर में जिस पर काम करना चाहते हैं, आयात करने के लिए लिंक शामिल हैं।

दस्तावेज़ आयात करना सीधा है आप एक दस्तावेज़ शीर्षक प्रदान करते हैं, अपने पीसी पर फ़ाइल की स्थिति जानें, उसे ड्रॉप-डाउन मेनू से चयनित कॉपीराइट स्थिति (सुरक्षित, लंबित, या लागू नहीं) निर्दिष्ट करें, यदि आप चाहें तो विवरण दर्ज करें, और ई-मेल पते की सूची दें जिन लोगों को आप सहयोगियों के रूप में आमंत्रित करना चाहते हैं।

प्रत्येक आमंत्रित को दस्तावेज़ पर इनपुट का अनुरोध करने वाला ई-मेल संदेश प्राप्त होता है। एक दस्तावेज पर काम करने से पहले, आमंत्रित को एक हाइलाइटर अकाउंट स्थापित करना होगा।

टिप्पणियां, परिवर्तन नहीं

ऑनलाइन पीसी पर अपने पीसी से एक दस्तावेज अपलोड करने के बाद (जो कुछ सेकेंड लेता है), आप शुरू कर सकते हैं यह टिप्पणी।

हाइलाइटर का रंगीन सलाखों के रंगीन मार्कर कलम के साथ वास्तविक दुनिया के हाइलाइट्स लागू होते हैं: वे पाठ को अस्पष्ट नहीं करते हैं। पीले सलाखों के मार्गों को हाइलाइट करें जहां आपने एक टिप्पणी की है, नीले रंग दूसरों से टिप्पणियां दिखाते हैं, और हरे रंग के लोगों ने सामान्य चिंता के क्षेत्रों को संकेत दिया है। जब ब्लॉगर या हरे रंग के गहरे भूरे रंग दिखते हैं, तो सहयोगी एक सेगमेंट में विशेष रूप से मजबूत रुचि दिखाते हैं - उदाहरण के लिए, जब कई प्रतिभागियों ने एक ही पाठ के बारे में टिप्पणी छोड़ दी।

टिप्पणियाँ दस्तावेज़ के दायीं ओर एक फलक में दिखाई देती हैं प्रत्येक टिप्पणी उसके लेखक के नाम के तहत प्रकट होती है, और लेखक के नाम के दाईं ओर एक छोटा बॉक्स आकार के आइकन पर क्लिक करने से प्रासंगिक प्रकाश डाला जाता है अन्य छोटे चिह्न आपको टिप्पणियों की जगह, जोड़ना, या हटा दें।

जब आप टिप्पणी जोड़ते हैं या बदलते हैं, तो एक साधारण टेक्स्ट-संपादन बॉक्स प्रकट होता है, कुछ सामान्य स्वरूपण विकल्प जैसे कि बोल्डफेस और इटैलिक्स प्रस्तुत करते हैं। आप किसी बाहरी सर्वर पर वेब साइट्स या डेटा के लिंक डालें - उदाहरण के लिए - यूट्यूब से वीडियो, लेकिन आप बाहरी डेटा को हाइलाइटर में अपलोड नहीं कर सकते हैं।

टिप्पणियाँ कॉलम के ऊपर स्थित बटन अतिरिक्त दस्तावेज़-चौड़े बनाते हैं उपलब्ध कार्य एक आपको एक जी नोट बना देता है - एक सामान्य टिप्पणी जो दस्तावेज़ के किसी विशेष क्षेत्र से जुड़ी नहीं है। एक तुलना बटन आपको उन टिप्पणियों को निर्दिष्ट करने देता है जिन्हें आप देखते हैं- स्वयं, कहें, या केवल उन सहयोगियों के साथ।

सहयोग पूरा हो जाने के बाद, आप दस्तावेज़ निर्यात करने के लिए एक बटन दबा सकते हैं और HTML फ़ाइल में टिप्पणी कर सकते हैं सेवा की उपयोगिता को सीमित करना (हाइलाटर भविष्य में आरटीएफ, पीडीएफ, और संभवतः वर्ड प्रारूपों में निर्यात के लिए समर्थन को शामिल करने की योजना बना रहा है।)

मतलब समय में, हाइलाइटर की मदद फ़ाइल एक वैकल्पिक हल का सुझाव देती है जो आसान दृश्य बटन का उपयोग करती है: एक संकरा खिड़की बनाने के लिए इसे क्लिक करें जिसमें हाइलाइट किए गए दस्तावेज़ ऊपरी फलक में दिखाई देते हैं और कम फलक में टिप्पणियां। जब तक आपके पास बहुत छोटा डिस्प्ले न हो, तो आपके पास दस्तावेज़ बनाने के ऐप (उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए) आसान दृश्य विंडो के साथ दूसरी संकीर्ण खिड़की में पर्याप्त जगह होगी; तो आप मैन्युअल रूप से परिवर्तन कर सकते हैं। जाहिर है, यह काम करने के लिए एक कारगर तरीका नहीं है।

क्या हाइलाइटर के लायक है?

मुझे उस तरह से पसंद है जिस तरह से हाइलाइट दस्तावेज़ से टिप्पणियों को अलग करता है। अधिकांश वेब आधारित सहयोग उपकरण दस्तावेज़ को खुद ही संशोधित करते हैं, और इसके परिणामस्वरूप, जब कई उपयोगकर्ता शामिल होते हैं, तो मूल पाठ का इरादा और टोन खो सकता है।

यदि केवल एक या दो लोग आपके दस्तावेज़ की समीक्षा कर रहे हैं, टिप्पणी में डूबने का खतरा बहुत छोटा हो सकता है इस बीच, मूल दस्तावेजों में टिप्पणियों और परिवर्तनों को स्थानांतरित करने का अतिरिक्त काम एक प्रमुख दोष के रूप में हो सकता है।

हाइलाटर अपने बीटा अवधि के दौरान उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है, और सेवा वास्तविक वादा दिखाती है यदि आपको दस्तावेज़ों पर सहयोग करने की आवश्यकता है, तो मैं सुझाव देता हूं कि आप यह देखने के लिए प्रयास करें कि यह आपकी शैली के अनुरूप है या नहीं।

एक बार जब हाइलाइटर का अंतिम संस्करण प्रकट होता है, तो वह एक ऐसे आवेदन के रूप में उपलब्ध होगा जो उपयोगकर्ता अपने सर्वर पर स्थापित कर सकते हैं एक होस्ट की गई सेवा के रूप में अच्छी तरह से मूल्य निर्धारित नहीं किया गया है।

रिचर्ड मोरोकोव एक आईटी सलाहकार और लेखक हैं। अपने जुड़ा छोटे से मध्य आकार के व्यापार में ई-मेल के माध्यम से । पीसी वर्ल्ड आपकी क्वेरी को संपादित कर सकता है और गारंटी नहीं दे सकता कि सभी प्रश्नों का उत्तर दिया जाएगा।