अपने ऐप्स में डेटा को लॉक कैसे करें

आपके दैनिक कार्यालय एप्लिकेशन आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों में अधिक छिपी हुई जानकारी संग्रहीत करते हैं और आपके बारे में जागरूक हो सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप डेटा सार्वजनिक नहीं करते हैं जो निजी रहना चाहिए।

आपके दस्तावेज़ों में छिपी हुई डेटा

माइक्रोसॉफ्ट के छिपे हुए डेटा टूल को पुराने कार्यालय दस्तावेजों के साथ अपने नाम पर रहता है।

आपको देखभाल क्यों करनी चाहिए: शर्मनाक टिप्पणियां या स्वामित्व वाली जानकारी अनपेक्षित ऑडियंस तक पहुंच सकती है।

परिदृश्य: आप एक कंपनी के लिए एकाउंटेंट हैं जिनके निदेशक मंडल ने आपको व्यय और राजस्व का कार्यकारी सारांश प्रदान करने के लिए कहा है - एक कार्य जिसके लिए आपको कई लोगों के साथ सहयोग करने की आवश्यकता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लिखी गई आपकी रिपोर्ट का मसौदा - कई दिनों तक हाथ बदलता है क्योंकि विभिन्न प्रतिभागी नोट्स, प्रश्न, और यहां तक ​​कि कुछ अपवित्र पकड़ भी डालते हैं।

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आप बोर्ड को सबमिट करने से पहले दस्तावेज़ को साफ करते हैं, लेकिन टिप्पणी "क्या वे वास्तव में लोगों को यह बकवास खरीदने की उम्मीद करते हैं?" (उस व्यक्ति के नाम के साथ जो इसे जोड़ा गया है, और इसकी सृजन का समय और तिथि) गायब नहीं हुई है - यह बस छिपा रहा है।

मेटाडेटा के प्रकारों में से जो स्प्रैडशीट्स, वर्ड दस्तावेज़, और पावरपॉइंट प्रस्तुतियां बरकरार रह सकती हैं छिपे हुए (लेकिन आसानी से खोजने योग्य) रूप में किसी भी व्यक्ति का नाम और प्रारंभिक नाम है जिसने दस्तावेज़ को कभी लिखा या संपादित किया है; टेम्पलेट डेटा; दस्तावेज़ संशोधन; संपादन टिप्पणियां; आपके कंप्यूटर का नाम, कंपनी जिसका नाम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की आपकी प्रतिलिपि के लिए लाइसेंस जानकारी में दिखाई देता है, और हार्ड ड्राइव या सर्वर का नाम जहां आपने दस्तावेज़ सहेजा था।

एम्बेडेड जानकारी जैसे फ़ाइल सर्वर नाम या उपयोगकर्ता नाम - जिसे अक्सर लॉग-इन क्रेडेंशियल्स के रूप में पुनर्नवीनीकरण किया जाता है - एक कॉर्पोरेट जासूस के लिए डेटा चोरी को अधिक आसान बनाते हैं। यदि आप पूरी दुनिया के लिए अपनी कंपनी के आंतरिक नेटवर्क के विवरण प्रकाशित नहीं करेंगे, तो आप वेब के लिए उत्पादित दस्तावेज़ों में एम्बेड की गई जानकारी के हिस्सों को क्यों दे देंगे? इस जानकारी में से कुछ आसानी से उपलब्ध है, जबकि दस्तावेज़ से अन्य हिस्सों को निकालने में बाइनरी-स्तर फ़ाइल संपादकों का उपयोग करना पड़ सकता है।

ठीक करें: Office XP और 2003 के लिए, आप माइक्रोसॉफ्ट के छिपे हुए डेटा टूल को डाउनलोड कर सकते हैं। Office 2007 दस्तावेज़ों के लिए, आप दस्तावेज़ इंस्पेक्टर कमांड को Word (Excel, और PowerPoint फ़ाइलों से अवांछित मेटाडेटा अवशेषों को देखने और वैकल्पिक रूप से हटाने के लिए उपयोग कर सकते हैं।

असफल असफलता

आपको क्यों देखभाल करनी चाहिए: संवेदनशील निजी अनुमति लापरवाही के माध्यम से जनता तक पहुंचने के लिए डेटा आपको बुरी तरह प्रभावित करता है।

परिदृश्य: अकादमिक, चिकित्सा शोधकर्ता, और कानून की अदालतों को कभी-कभी सार्वजनिक उपभोग के लिए अपने निजी शोध नोट्स, डेटा या रिपोर्ट के संस्करण प्रकाशित करने की आवश्यकता होती है। जब इन दस्तावेज़ों में संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी होती है - नाम, सोशल सिक्योरिटी नंबर, स्ट्रीट पतों और फोन नंबर - मूल फ़ाइल को संशोधित करने के बजाय दस्तावेज़ के उन हिस्सों को फिर से शुरू करना, या कवर करना अक्सर आसान होता है।

मुद्रित दस्तावेजों में लोगों, स्थानों और तिथियों के नामों को कवर करने वाले काले सलाखों को पेपर रिपोर्ट के लिए पर्याप्त है, लेकिन डिजिटल दस्तावेज एक और मामला है। ऐसे उच्च-प्रोफ़ाइल उदाहरण हुए हैं जिनमें तीसरे पक्षों ने माना जाता है कि जानकारी को फिर से मुद्रित किया गया था क्योंकि दस्तावेज़ के साथ काम करने वाले व्यक्ति को यह नहीं पता था कि एडोब एक्रोबैट के पूर्ण संस्करण से लैस कोई भी पीडीएफ फ़ाइल में टेक्स्ट पर चित्रित एक काला पट्टी को हटा सकता है। यदि आपको संवेदनशील विवरणों का खुलासा किए बिना सार्वजनिक रूप से जानकारी जारी करने की आवश्यकता है, तो आपको ध्यान रखना चाहिए कि आपके द्वारा किए गए रेडियेशन अपरिवर्तनीय हैं।

ठीक करें: नासा के पास प्रक्रिया को समझाते हुए सबसे स्पष्ट ऑनलाइन निर्देश हैं। वर्ड दस्तावेज़ों में, उस फ़ाइल की एक नई प्रति सहेजना आसान है जिसे आप पुन: सक्रिय करने की योजना बना रहे हैं: सुनिश्चित करें कि संशोधन मोड बंद है, और उसके बाद उस पाठ पर टेक्स्ट टाइप करें जिसे आपको पुन: सक्रिय करने की आवश्यकता है। पीडीएफ फाइलों में सामग्री को पुन: सक्रिय करने के लिए, आपको या तो किसी तृतीय-पक्ष प्लग-इन (जैसे एपलीजिंट की $ 24 9 रेडएक्स उपयोगिता) का उपयोग करना होगा या पीडीएफ फ़ाइल में ब्लैक बार के साथ टेक्स्ट को कवर करना होगा, पीडीएफ को एक टीआईएफएफ छवि में कनवर्ट करना होगा, और फिर टीआईएफएफ को पुनः चालू करना होगा एक पीडीएफ के लिए। एकमात्र नकारात्मक बात यह है कि पाठक एक ऐसे पीडीएफ में पाठ खोजने की क्षमता खो देते हैं जिसे इस तरह से परिवर्तित किया गया है।