ईमेल समूहों का उपयोग करके एमएस आउटलुक में जल्दी से पुराने ईमेल ढूंढें

जब हम काम पर होते हैं, ईमेल बहुत समय की खपत करते हैं। और एक कारण यह है कि हम ईमेल को जल्दी से देखने के गुर नहीं जानते हैं। जैसे, जब किसी पुराने ईमेल को खींचने की बात आती है तो हम आमतौर पर पहले स्क्रॉल करना शुरू करते हैं। पुराने ईमेल खोजने के लिए शायद ही एक कुशल तरीका है। मैं मुख्य रूप से एमएस आउटलुक का उपयोग करने के बारे में बात कर रहा हूं (क्योंकि जो हम में से ज्यादातर काम में उपयोग करते हैं) और संबंधित विशेषताएं।

पहले हमने आपको रीडिंग पेन पर अटैचमेंट देखने के बारे में बताया था। खैर, यह उनकी गर्दन द्वारा ईमेल हथियाने का एक तरीका है। लेकिन आज, हम समूहों में ईमेल देखने के बारे में बात करेंगे और देखेंगे कि यह कैसे जल्दी से पुराने ईमेल खोजने में आपकी मदद कर सकता है।

कूल टिप: आप रीडिंग पेन, नेविगेशन पेन और टू-डू बार को सक्रिय और अनुकूलित करना सीखना चाहते हैं। यहाँ उस पर जीटी गाइड है।

समूहों में ईमेल देखने के लिए कदम

इस ट्रिक को फॉलो करने का बड़ा फायदा यह है कि यह जरूरत के समय में पुराने ईमेल को बाहर निकालने की प्रक्रिया में मदद करता है और इसमें तेजी लाता है।

चरण 1: पहली बात, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि शो इन ग्रुप फ़ीचर आपके इंटरफ़ेस पर सक्रिय है। इसलिए, व्यू -> व्यवस्थित करें और उसी को जांचें।

जब आप समूह के रूप में शो की जाँच करते हैं, तो ईमेल दिनांक (आज, कल, अंतिम सप्ताह और इसी तरह) के समूहों में डिफ़ॉल्ट रूप से व्यवस्थित होते हैं। यह व्यवस्था एक सभ्य सीमांकन के रूप में कार्य करती है।

चरण 2: यदि आप डिफ़ॉल्ट को पसंद नहीं करते हैं या समूहीकरण नियम को बदलना चाहते हैं, तो आपको संदेश फलक शीर्षलेख पर राइट-क्लिक करना चाहिए, जहां यह व्यवस्थित किया गया है… तब आप समूहन के लिए नए मानदंड का चयन कर सकते हैं।

ध्यान दें कि नियम वर्तमान में चयनित फ़ोल्डर पर ही लागू होता है। जब मुझे पिछले संदेश की आवश्यकता होती है, तो मैं आम तौर पर खंड से समूह बनाता हूं।

चरण 3: यदि आपके पास संपर्कों की एक लंबी सूची और प्रत्येक के लिए कई संदेश हैं, तो आपको उस तक पहुंचने का एक त्वरित तरीका चाहिए। इस बार समूह हेडर पर राइट-क्लिक करें और कहें सभी को संक्षिप्त करें।

चरण 4: जब आप ऐसा करेंगे तो सभी समूह अपने द्वारा रखे गए संदेशों की सूची को ध्वस्त कर देंगे। आवश्यक धागे के लिए प्लस चिह्न पर क्लिक करें और उस समूह के भीतर सभी संदेश एक नज़र में उपलब्ध होंगे।

अन्य समूहीकरण विकल्प जो मुझे उपयोगी लगते हैं और बार-बार करने की आवश्यकता है, वे हैं, विषय, श्रेणियाँ और महत्व। आप अपने स्वयं के पा सकते हैं या व्यू -> व्यवस्थित करके -> कस्टम पर नेविगेट करके एक कस्टम दृश्य बना सकते हैं।

निष्कर्ष

ऊपर बताए गए चरण केवल एमएस आउटलुक की उपलब्ध सुविधाओं का उपयोग और पूंजीकरण करने का एक प्रयास है। मैं अपने दिन-प्रतिदिन के जीवन में इनका पालन करता हूं। इसे आज़माएं और आप प्रत्येक दिन कुछ सेकंड प्राप्त कर सकते हैं। यहां तक ​​कि यह आपके कार्य जीवन को बेहतर बनाने में एक लंबा रास्ता तय करता है, है ना?