जीमेल और आउटलुक में ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाएं

Microsoft आउटलुक और लोटस नोट्स के साथ मेरे पिछले कुछ महीने काफी दिलचस्प रहे हैं। मैं कभी भी डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट का प्रशंसक नहीं था, लेकिन जब मैंने इन ऐप का उपयोग करना शुरू किया, तो मैं कभी वापस नहीं जा सका। इन क्लाइंट द्वारा प्रदान की जाने वाली सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक ईमेल टेम्पलेट बनाने की क्षमता है, जिसे स्टेशनरी के रूप में भी जाना जाता है, जो दैनिक ईमेल भेज सकता है जहां अधिकांश ईमेल बॉडी उसी तरह से बहुत जल्दी होती है। चाहे वह एक दैनिक रिपोर्ट हो या केवल एक पावती ईमेल हो, पहले से तैयार टेम्पलेट बहुत समय बचा सकता है।

मैंने ईमेल के लिए लोगों को उनके भेजे गए फ़ोल्डर के माध्यम से खोजते देखा है और फिर संपादन करने के बाद इसे आगे बढ़ाया। व्यावहारिक रूप से, यह पूरे ईमेल को मेमोरी से फिर से जोड़ने से बेहतर काम करता है, लेकिन विषय पंक्ति को बदलने और पते को संपादित करने में कुछ समय लग सकता है।

साथ ही, मैनुअल काम शामिल होने पर त्रुटियों की संभावना बढ़ जाती है। इसलिए चीजों को बेहतर बनाने के लिए, मेरा सुझाव है कि आप Gorgias Email टेम्पलेट्स नामक Chrome के लिए एक एक्सटेंशन का उपयोग करें, जो आपको Gmail, Yahoo, Outlook और अन्य लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट पर ईमेल टेम्पलेट बनाने और उपयोग करने में मदद कर सकता है।

Gorgias के साथ शुरू हो रही है

एक्सटेंशन इंस्टॉल करने के बाद, कॉन्फ़िगरेशन पेज खोलने के लिए एक्सटेंशन बार पर आइकन पर क्लिक करें।

Gorgias 4 डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट्स के साथ आता है जो आपको विस्तार के साथ क्या कर सकता है इसका एक मूल विचार देता है। नया टेम्प्लेट बनाने के लिए, न्यू टेम्प्लेट बटन पर क्लिक करें और इसे एक नाम देकर शुरू करें। इसके बाद, आप टेम्पलेट सामग्री फ़ील्ड में ईमेल का मुख्य भाग लिखना शुरू कर सकते हैं। यदि आप टेम्प्लेट में विषय क्षेत्र भी जोड़ना चाहते हैं, तो कॉन्फ़िगर फ़ील्ड पर क्लिक करें और विषय विकल्प जांचें।

Gorgias ईमेल टेम्पलेट्स की विशेषताएं

एक्सटेंशन की वास्तविक शक्ति टेम्पलेट को भरने के दौरान चर का उपयोग करने की क्षमता में निहित है। मान लीजिए आपको व्यक्ति का नाम ऑटो-फिल करने की आवश्यकता है। उस स्थिति में, सम्मिलित करें बटन पर क्लिक करें और To: First Name विकल्प चुनें। जब आप टेम्पलेट सम्मिलित करते हैं, तो एक्सटेंशन इन चर नामों को ईमेल के संपर्क विवरणों से स्वतः भर देगा और विभिन्न संपर्कों के लिए इसी तरह के ईमेलों को बनाना आसान बना देगा।

एक और दिलचस्प विशेषता टेक्स्ट शॉर्टकट है और इस विशेष विकल्प का उपयोग करके आप टैब कुंजी का उपयोग करके टेम्पलेट के पूरा होने को ट्रिगर कर सकते हैं।

आपके द्वारा कुछ टेम्प्लेट बनाए जाने के बाद, यह एक ईमेल में एक डालने का समय है। जीमेल कम्पोज़ विंडो खोलें और आपको दाहिने हाथ पर एक गोरगिया बटन दिखाई देगा। एक्सटेंशन आपके द्वारा सहेजे गए सभी टेम्प्लेटों को सूचीबद्ध करेगा और एक सिंगल क्लिक उन्हें ईमेल बॉडी में डालेगा। आप पाठ शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं और चीजों को आसान बनाने के लिए टैब बटन दबा सकते हैं।

कूल टिप: भेजे गए ईमेल को अग्रेषित करें और मौजूदा ईमेल से टेम्पलेट बनाने के लिए कंपोज़ विंडो पर राइट-क्लिक करें। क्या यह अच्छा नहीं है?

एक्सटेंशन का मुफ्त संस्करण टेम्प्लेट को एकल डिवाइस तक सीमित करता है और ऑनलाइन अकाउंट का उपयोग करके टेम्प्लेट सिंक करने का कोई विकल्प नहीं है।

इसलिए यदि आपके पास दो या अधिक उपकरण हैं, जिन पर आप काम करते हैं, तो आपको प्रत्येक सिस्टम पर व्यक्तिगत रूप से टेम्प्लेट बनाने होंगे जब तक आप भुगतान किए गए ऐप को नहीं खरीदते हैं। साथ ही, यदि आप Chrome या एक्सटेंशन की स्थापना रद्द करते हैं, या Windows को पुनर्स्थापित करते हैं, तो आप डेटा खोने के जोखिम के साथ रहते हैं। लेकिन $ 4.99 एक महीने के लिए, आप टीम टेम्पलेट साझा करने के साथ सिंक सुविधा प्राप्त कर सकते हैं।

निष्कर्ष

यदि आप दैनिक आधार पर इसी तरह के ईमेल पर काम करते हैं तो Gorgias एक अद्भुत ऐप है। मैंने इसे पहले ही क्रोम वेबस्टोर पर 5 स्टार दिया है। मैंने समय और तारीख जैसे टेम्प्लेट में कुछ अतिरिक्त चर जोड़ने के लिए डेवलपर्स से भी संपर्क किया है। इसे आज ही आजमाएँ और अपने विचार हमारे साथ साझा करें।