Google डॉक्स साझा फ़ोल्डर प्राप्त करता है

Google डॉक्स इस हफ्ते एक ओवरहाल प्राप्त हुआ है जो उपयोगकर्ताओं को वस्तुओं को साझा करने, दस्तावेज़ अपलोड करने और व्यवस्थित रहने के लिए आसान बनाता है। नए बदलावों ने Google डॉक्स होमपेज में एक और समान और सरल दिखने के साथ थोड़ा बदलाव लाया।

साझा फ़ोल्डर

Google डॉक्स में से एक सबसे अच्छी विशेषताएं यह है कि आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ों पर साझा और सहयोग करने की क्षमता रखते हैं। अतीत में, यदि आपके पास एक कार्यसमूह के साथ साझा करने के लिए आवश्यक कई दस्तावेज़ थे, तो Google डॉक्स आपको प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एकाधिक साझाकरण नोटिस भेजने की आवश्यकता थी।

नई साझा फ़ोल्डर्स सुविधा आपको इस समस्या को हल करती है, जिससे आप साझा करना सेट कर सकते हैं एक फ़ोल्डर के लिए अनुमतियाँ। किसी फ़ोल्डर में साझा करने के लिए आपको आवश्यक फ़ाइलों को खींचें और छोड़ें, और उसके बाद "इस फ़ोल्डर को साझा करें" पर क्लिक करें और अपने कार्यसमूह के सदस्यों को आमंत्रित करें। आपके कार्यसमूह के लोगों को यह सूचित करने वाला ई-मेल मिलेगा कि आपने यह फ़ोल्डर साझा किया है। एक बार जब वे Google डॉक्स पर लॉग ऑन हो जाते हैं, तो आपके वर्कग्रुप के सदस्य आपके द्वारा फ़ोल्डर में जोड़े गए फ़ाइलों को देख सकते हैं, और उसी फ़ोल्डर के साथ साझा करने के लिए फ़ाइलों को अपने फ़ोल्डर में भी छोड़ सकते हैं।

नई सुविधा आसान है, लेकिन आपको कुछ ध्यान में रखना चाहिए। भले ही कोई दस्तावेज़ साझा फ़ोल्डर में है, उस दस्तावेज़ के लिए एक्सेस अनुमतियां फ़ोल्डर से जुड़ी हैं - फ़ाइल नहीं। इसलिए यदि आप साझा फ़ोल्डर से बाहर एक दस्तावेज़ खींचते हैं (यानी आपने इसे बनाया है), तो आपका वर्कग्रुप अब दस्तावेज़ तक नहीं पहुंच पाएगा।

अपना वर्कफ़्लो प्रबंधित करना

लोकप्रिय मांग से पीछे "आइटम फ़ोल्डर में नहीं "फ़िल्टर जो आपको आपके पास मौजूद किसी दस्तावेज़ को देखने की अनुमति देता है जो फ़ोल्डर में व्यवस्थित नहीं है। Google ने इस सुविधा को वापस लाया क्योंकि कुछ लोग इसे वर्कफ़्लो टूल के रूप में उपयोग कर रहे थे।

इस फ़िल्टर का लाभ उठाने का एक तरीका यह है कि इसे ड्राफ्ट चरण में दस्तावेज़ों को ट्रैक करने के लिए टूल के रूप में उपयोग करना है। फिर जब आप प्राइम टाइम के लिए तैयार हो जाते हैं तो आप किसी दस्तावेज़ को किसी फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं।

इस सुविधा का उपयोग करते समय आपको एक विवरण होना चाहिए: मान लें कि जॉन सीधे मैरी के साथ एक रिपोर्ट साझा करता है, लेकिन जॉन के पास यह नहीं है एक फ़ोल्डर में रिपोर्ट करें। अगर मैरी इसे अपने फ़ोल्डर्स में रखती है, तो जॉन देखेंगे कि रिपोर्ट में एक फ़ोल्डर टैग है, लेकिन यह तब भी दिखाई देगा जब जॉन अपने दस्तावेज़ों को "फ़ोल्डर्स इन आइटम्स" द्वारा फ़िल्टर करता है। इस तरह, मैरी के कार्य जॉन के वर्कफ़्लो को बाधित नहीं करते हैं। बाएं हाथ नेविगेशन फलक में "अधिक खोजें" मेनू के नीचे "आइटम में नहीं आइटम" फ़िल्टर का उपयोग किया जा सकता है।

Google डॉक्स आपको एक साथ कई फाइलें अपलोड करने देगा। बस "शिफ्ट" या "ctrl" ("मैक पर" कमांड ") का उपयोग करके इच्छित सभी फ़ाइलों का चयन करें, और फिर अपना अपलोड शुरू करें।

Google डॉक्स का नया लेआउट।

Google डॉक्स का पुराना लेआउट ।

आप यह भी देखेंगे कि Google डॉक्स का थोड़ा अलग रूप है। नया लेआउट एक छोटा बॉक्सियर है, और दृश्य आइकन (जैसे तारांकित, साझा, अपलोड और हटाएं) को टेक्स्ट-केवल देखने के पक्ष में हटा दिया गया है।

वैकल्पिक साझा करना

यदि Google डॉक्स आपके लिए नहीं है, माइक्रोसॉफ्ट के पास दो दस्तावेज़ साझाकरण विकल्प भी हैं। पिछले साल लॉन्च किया गया लाइव मेष, आपको डिवाइसों का नेटवर्क बनाने और उनके बीच फ़ोल्डर सिंक करने की अनुमति देता है। लाइव मेश आपको लाइव डेस्कटॉप नामक अपना ऑनलाइन डेस्कटॉप भी देता है, जहां आप फ़ोल्डर्स को अपने नेटवर्क या मेष के बाहर लोगों के साथ साझा कर सकते हैं। लाइव मेश का उपयोग करने के लिए आपको एक छोटा प्रोग्राम डाउनलोड करना होगा, लेकिन जिन लोगों को आप आइटम साझा करते हैं उन्हें केवल लाइव डेस्कटॉप के लिए साइन अप करने की आवश्यकता होती है। लाइव मैश पीसी और मैक सिस्टम दोनों पर काम करता है।

माइक्रोसॉफ्ट का दूसरा विकल्प स्काईड्राइव नामक ऑनलाइन स्टोरेज स्पेस है। हालांकि, स्काईडाइव की साझा करने की अनुमतियां बहुत जटिल हैं, इसलिए यदि आप Windows Live उपयोगकर्ता हैं तो मैं लाइव डेस्कटॉप और लाइव मेश के साथ जाने की अनुशंसा करता हूं।