अपनी कंपनी को व्यवसाय के लिए Evernote के साथ शुरू करें

यदि आपके कर्मचारियों को केवल एक नोट लेने के आवेदन की आवश्यकता है, तो Evernote एक स्पष्ट विकल्प है-यह 800-पाउंड गोरिल्ला है, जो पांच साल से 50 मिलियन उपयोगकर्ताओं तक बढ़ी है। लेकिन कार्यक्रम उत्पादकता सुविधाओं का एक उदार वर्गीकरण भी प्रदान करता है, और यही वह जगह है जहां व्यापार वातावरण में इसकी उपयोगिता बहुत कम स्पष्ट है।

हां, ईरर्नोट लगभग हर प्लेटफॉर्म पर चलता है, और यह जंगली में जो भी जानकारी एकत्र करता है उसे कैप्चर कर सकता है, नोट्स, छवियों, वीडियो, लिंक, आवाज रिकॉर्डिंग, और यहां तक ​​कि हस्तलिखित scribbles सहित। ऐप संभावना के साथ पैक किया गया है, फिर भी Evernote के सीईओ स्वीकार करते हैं कि इसकी उपयोगिता तुरंत स्पष्ट नहीं है। लेकिन कम से कम कुछ हफ्तों तक इसे आज़माएं, फिल लिबिन कहते हैं, और आप इस बात की सराहना करेंगे कि कैसे Evernote एक दिन के लायक काम के दौरान मानसिक रूप से और भौतिक रूप से बुकमार्क की जा सकती है।

आप इसे अपने "दूसरे पर भी विचार कर सकते हैं मस्तिष्क, "डेटा को सर्फ करना जो आपको नहीं पता था कि आप बिना रह सकते हैं।

Evernote क्यों?

कहीं भी पहुंच एक प्रमुख बिक्री बिंदु है।

Evernote संगठनात्मक ज्ञान संग्रहित कर सकता है। दो साल पहले एक व्यापार कार्ड पर लिखे गए नोटों के बारे में सोचें। या आपके प्रबंधक के निर्देश जो आपने (शुक्रिया) पिछले हफ्ते दर्ज किया था। या अस्पष्ट लेख जिसे आपने एक प्रमुख प्रतिद्वंद्वी के बारे में बताया था। अब, क्या होगा यदि आपके बाकी सहयोगी किसी भी डिवाइस से उस तरह के Evernote डेटा तक पहुंच सकें, और क्या होगा यदि आप उनके डेटा तक भी पहुंच सकें? Evernote के साथ, डेटा का संग्रह धूल इकट्ठा नहीं करता है। इसके बजाए, यह आपके व्यवसाय के साथ बढ़ता और अनुकूल होता है।

डेस्कटॉप पर, ब्राउज़र में, और सभी प्रमुख मोबाइल ओएस पर Evernote का मूल संस्करण निःशुल्क है। शायद आपके कर्मचारी पहले ही इसका इस्तेमाल कर रहे हैं। यह आलेख आपको पिछले दिसंबर में लॉन्च किए गए भुगतान किए गए Evernote व्यवसाय तक पहुंचने में मदद करेगा। व्यापार सेवा आपकी कंपनी को प्रति माह $ 10 प्रति उपयोगकर्ता या $ 120 प्रति वर्ष कर्मचारियों के Evernote खातों को केंद्रीय रूप से प्रबंधित करने देती है। पहले, आप केवल Evernote और Evernote Premium ($ 45 प्रति वर्ष) के व्यक्तिगत संस्करणों के बीच चुन सकते हैं, जो अधिक संग्रहण, ऑफ़लाइन नोटबुक और अन्य लोगों को आपकी नोटबुक संपादित करने का विकल्प प्रदान करते हैं।

Evernote के मुख्य प्रतिद्वंद्वी, माइक्रोसॉफ्ट वनोट, कार्यालय के नवीनतम संस्करणों के साथ शामिल है, लेकिन एक स्टैंडअलोन डेस्कटॉप लाइसेंस $ 70 खर्च करता है, और कोई मैक संस्करण उपलब्ध नहीं है। माइक्रोसॉफ्ट के फ्री आईफोन और आईपैड संस्करण वनोटोट पर 100,000 के विपरीत, 500 नोट्स तक सीमित हैं।

हाल ही में एक सुरक्षा उल्लंघन ने ईरॉनोट को दो-कारक प्रमाणीकरण के साथ अपने सुरक्षा उपायों को बढ़ाने के लिए प्रेरित किया, आपके डेटा की सुरक्षा के लिए अच्छी खबर।

अपने उपयोगकर्ताओं को सेट करें

व्यवस्थापक स्थिति

Evernote व्यवसाय पृष्ठ पर जाएं और एक नया कंपनी प्रशासन खाता बनाने के लिए प्रारंभ करें बॉक्स में अपना कार्य ईमेल पता दर्ज करें। यदि आप पहले से ही उपयोगकर्ता हैं, या एक नया बनाते हैं तो आप अपने मौजूदा Evernote खाते का उपयोग कर सकते हैं। एक बार जब आप कुछ बुनियादी जानकारी दर्ज कर लेते हैं, तो अपनी भुगतान योजना चुनें।

बहुत छोटे व्यवसाय के लिए, उपयोगकर्ताओं को ईमेल पते में टाइप करने और उपयोगकर्ताओं को आमंत्रित करने के लिए क्लिक करना उतना आसान है। विकल्प या तो व्यवसाय Admin Console मुखपृष्ठ या उपयोगकर्ता जोड़ें उपखंड से उपलब्ध है। यदि आप चाहते हैं कि आपकी कंपनी में हर कोई Evernote के लिए साइन अप करें, लेकिन उन सभी ईमेल पतों को एक-एक करके दर्ज नहीं करना चाहते हैं, तो किसी भी व्यक्ति का ईमेल पता आपके डोमेन नाम को अपने लिए खाता बनाने के लिए साझा करता है। यदि आपके कर्मचारियों के पास पहले से ही उन ईमेल पते के तहत Evernote खाते हैं, तो उन्हें Evernote व्यवसाय में अपग्रेड कर दिया जाएगा।

यदि आप एक बड़ी कंपनी में हैं और हजारों कर्मचारियों को मैन्युअल रूप से जोड़ने से बचाना चाहते हैं और अपने खातों को हटाना याद रखना चाहते हैं वे बाद में कंपनी छोड़ते हैं, आप अपनी सक्रिय निर्देशिका, एलडीएपी, या अन्य कॉर्पोरेट साइन-ऑन सिस्टम के साथ एकीकरण चाहते हैं। Evernote इस सुविधा की पेशकश नहीं करता है, लेकिन आप OneLogin जैसे तृतीय-पक्ष विकल्पों में बदल सकते हैं।

यदि आप एवरोनेट नौसिखिया हैं, तो आपकी नोटबुक रिक्त स्लेट के रूप में शुरू हो जाएंगी।

एक बार जब आप सिस्टम में उपयोगकर्ताओं को दर्ज कर लेते हैं, तो उपयोगकर्ता प्रबंधित करें पैनल आपको कंपनी छोड़ने वाले किसी भी व्यक्ति को हटाने देता है। एडमिन कंसोल आपको अपने बिलिंग विवरण और इतिहास, साथ ही साथ नोटबुक और टैग प्रबंधित करने की अनुमति देता है। इन सभी स्क्रीनों का उपयोग करने के लिए हास्यास्पद रूप से सरल हैं। उदाहरण के लिए, आप आसानी से अपने उपयोगकर्ताओं के खातों को देख सकते हैं और अपनी किसी भी कार्य-संबंधित नोटबुक को कंपनीव्यापी बिजनेस लाइब्रेरी में खींच सकते हैं। (Evernote आपकी जानकारी कैसे व्यवस्थित करता है इस पर थोड़ा सा।) यदि आपके उपयोगकर्ताओं ने अपनी नोटबुक को व्यक्तिगत रूप से चिह्नित किया है, तो आप उन्हें नहीं देख सकते हैं। आप इस केंद्रीय खाते से नोटबुक निर्यात या हटा भी सकते हैं।

व्यावसायिक डेटा सेट अप करें

कर्मचारियों का सामूहिक ज्ञान आपकी व्यावसायिक लाइब्रेरी का स्टॉक करेगा।

Evernote सूचनाओं को सूचनाओं में व्यवस्थित करता है-वेब से सहेजे गए डेटा के अलग-अलग स्निपेट या एक समय में बड़े टुकड़े पर दुनिया। चूंकि Evernote समृद्ध मीडिया स्टोर करता है, इसलिए "नोट" एक पार्किंग टिकट, एक ज्ञापन का पाठ, एक शॉपिंग सूची, एक ऑडियो रिकॉर्डिंग, या एक वेबपृष्ठ की एक स्मार्टफोन तस्वीर हो सकती है। सूची जारी है।

आप नोटबुक में नोट्स जोड़ सकते हैं, जिन्हें आप नोटबुक के ढेर में जोड़ सकते हैं। इन सभी को अंतर्निहित टैग-कीवर्ड हैं जिन्हें आप बाद में उपयोगकर्ताओं की खोज में सहायता करने के लिए नोट्स से संलग्न करते हैं। कंपनी के लिए एक सांप्रदायिक भंडार, आपकी बिजनेस लाइब्रेरी में सबकुछ दिखाई देता है।

आपका ईरर्नोट वर्कस्पेस तीन प्रकार की नोटबुक दिखाता है: आपकी व्यक्तिगत नोटबुक, आपकी व्यावसायिक नोटबुक, और कंपनी की बिजनेस लाइब्रेरी में नोटबुक। आपकी व्यक्तिगत नोटबुक निजी हैं, लेकिन यदि आप चाहें, तो कंपनी के अंदर या बाहर किसी के साथ, आप उन्हें साझा कर सकते हैं।

आपकी व्यावसायिक नोटबुक आपकी कंपनी के एवरोनेट व्यवस्थापक के लिए सुलभ हैं लेकिन अन्य कर्मचारियों के लिए नहीं, जब तक कि आप उन्हें उन व्यक्तियों के साथ साझा न करें या उन्हें बिजनेस लाइब्रेरी में जोड़ें। बिजनेस लाइब्रेरी में नोटबुक कंपनी के किसी भी व्यक्ति के लिए सुलभ हैं।

नोटबुक नोट्स व्यवस्थित करते हैं।

वेब ब्राउज़र में नोटबुक साझा करने के लिए, नोटबुक के नाम के दाईं ओर नीचे तीर पर क्लिक करें। डेस्कटॉप संस्करण में, नोटबुक के नाम पर राइट-क्लिक करें।

आप व्यक्तिगत अनुभाग से व्यवसाय अनुभाग में नोटबुक नहीं ले जा सकते हैं, लेकिन आप व्यक्तिगत नोट्स को Evernote के डेस्कटॉप संस्करण में स्थानांतरित कर सकते हैं: बस नोट पर राइट-क्लिक करें नाम, स्थानांतरित करें पर क्लिक करें, और गंतव्य नोटबुक का नाम चुनें।

संपूर्ण नोटबुक को व्यवसाय श्रेणी में स्थानांतरित करने के लिए, पहले व्यवसाय अनुभाग में नई रिक्त नोटबुक बनाएं, और फिर व्यक्ति को स्थानांतरित या कॉपी करें टिप्पणियाँ। आप नोटबुक में नोट्स को समूहित कर सकते हैं, और स्टैक्स में नोटबुक एकत्र कर सकते हैं-बस एक स्टैक बनाने के लिए ब्राउज़र या डेस्कटॉप क्लाइंट में किसी अन्य के ऊपर एक नोटबुक खींचें।

यदि आपको संगठन के और भी स्तर की आवश्यकता है, तो टैग पर जाएं, जो आप अनिश्चित काल तक घोंसला कर सकते हैं। आपके व्यापार नोटबुक में भी सेट किए गए स्टैक्स और टैग पदानुक्रम, आपका अकेला हैं। याद रखें कि ढेर केवल दृश्य संगठन के लिए हैं, फ़ाइल सिस्टम की तरह घोंसला नहीं।

जब तक आप चाहें टैग की सूची बनाएं।

यदि आपको अपने नोट्स के सभी मैन्युअल फाइलिंग करने के लिए परेशान नहीं किया जा सकता है, केवल अपने स्वयं के कार्यक्षेत्र में या कंपनी लाइब्रेरी में आवश्यक जानकारी ढूंढने के लिए Evernote की शक्तिशाली खोज सुविधाओं का लाभ उठाएं। खोज फ़ंक्शन हस्तलिखित नोट्स पर चरित्र पहचान तक भी विस्तारित होता है।

अपने व्यवसाय को सशक्त बनाएं

आपने अपना व्यवसाय खाता सेट अप किया है, और आपने सहकर्मियों के साथ कुछ दस्तावेज़ साझा किए हैं। अब क्या?

Evernote व्यवसाय के साथ खेलने के लिए और जानें कि यह कितना शक्तिशाली हो सकता है, इसे अपनी अगली बैठक में उपयोग करें। अपने खाते के बिजनेस नोटबुक अनुभाग में, मीटिंग के लिए एक नई नोटबुक बनाएं और सहकर्मियों के साथ साझा करें। फिर इसे अपने लैपटॉप, टैबलेट या स्मार्टफ़ोन के माध्यम से मीटिंग में एक्सेस करें।

जब आप ब्राउज़र या मोबाइल क्लाइंट का उपयोग करते हैं तो Evernote स्वचालित रूप से नोट्स सहेजता है, इसलिए आपके सहयोगी तुरंत देख सकते हैं कि आपने जो जोड़ा है। पीसी और मैक क्लाइंट्स पर, Evernote आपके द्वारा निर्दिष्ट शेड्यूल के अनुसार नोट्स सहेजता है, जैसे प्रत्येक 15 मिनट या दिन में एक बार। आप किसी भी समय मैन्युअल रूप से नोट्स सिंक भी कर सकते हैं।

कोई भी साझा नोटबुक में नोट्स का योगदान कर सकता है, और बैठक खत्म होने के बाद वे सहयोग करना जारी रख सकते हैं। लेकिन टाइप किए गए नोट्स साझा करने पर रोकें- दस्तावेज़ संलग्नक या वेबपृष्ठ साझा करें। यदि आपके सहयोगियों ने बैठक में अपनी खुद की टैबलेट या लैपटॉप लाए हैं, तो प्रत्येक प्रतिभागी के लिए दस्तावेज़ मुद्रित करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

आप कंपनी के साथ साझा करके अपने संपर्कों को हर किसी के व्यवसाय कर सकते हैं।

बैठक के दौरान, आप कर सकते हैं व्यवसाय कार्ड की तस्वीरों को स्नैप करें और उन लोगों के एक आसान रिकॉर्ड के लिए साझा नोटबुक में नोट्स के रूप में जोड़ें। व्यवसाय कार्ड पूरी तरह से खोजे जा सकते हैं, क्योंकि Evernote में ऑप्टिकल कैरेक्टर मान्यता अंतर्निहित है।

यदि आपके डिवाइस में ऑडियो इनपुट है, तो कुछ मीटिंग रिकॉर्ड करें। यदि आप रिकॉर्डिंग स्वचालित रूप से ट्रांसक्रिप्ट करना चाहते हैं, तो अंतर्निहित आवाज पहचान आईओएस और एंड्रॉइड डिवाइस दोनों पर उपलब्ध है।

यदि आपका समूह मीटिंग के दौरान दिमागी तूफान के लिए व्हाइटबोर्ड का उपयोग करता है, तो बाद में इसे सहेजने के लिए एक तस्वीर लें। चूंकि Evernote हस्तलेखन पढ़ सकता है, इसलिए आप व्हाइटबोर्ड नोट्स भी खोज सकते हैं।

और हस्तलेखन की बात करते हुए, यदि आप टाइप करने के बजाए लिखना पसंद करते हैं, तो सीधे अपने मोबाइल डिवाइस पर या लिवरस्क्रिप्ट पेन के साथ हस्तलिखित नोट्स लें, या पेपर पैड पर लिखें और फिर पृष्ठों की तस्वीरों को स्नैप करें।

Evernote के चरित्र-पहचान और ध्वनि-पहचान शक्तियों का लाभ उठाएं।

क्या आप जिस ईवेंट में भाग ले रहे हैं वह ट्विटर फ़ीड है? एक आईएफटीटीटी प्रक्रिया स्थापित करके सभी संबंधित ट्वीट्स को Evernote नोट में सहेजें। आईएफटीटीटी (यदि यह, फिर वह) एक नि: शुल्क, तृतीय-पक्ष टूल है जो आपको सरल स्वचालित प्रक्रियाएं बनाने की अनुमति देता है। ट्विटर फ़ीड की निगरानी के अलावा, आईएफटीटीटी Google समाचार और Google खोज अलर्ट, साथ ही किसी भी ब्लॉग या ऑनलाइन प्रकाशन से आरएसएस फ़ीड में खींच सकता है। आपके नोट्स बाद में Evernote में मिलना आसान होगा, मीटिंग से अन्य नोट्स के साथ व्यवस्थित किया जाएगा, और, व्हाइटबोर्ड नोट्स की तरह ही, वे पूरी तरह से खोजने योग्य होंगे। जब आप और आपके सहयोगी कार्यालय वापस आते हैं, तो हर कोई घटना के उसी रिकॉर्ड तक पहुंचने में सक्षम होगा और सहयोग करना जारी रखेगा।

यह केवल रचनात्मक तरीकों की शुरुआत है जो आपकी कंपनी सहयोग कर सकती है और Evernote के साथ अधिक कुशलता से काम कर सकती है ।