आउटलुक 2010 में ईमेल को संग्रह करने के लिए पूरा गाइड

हममें से अधिकांश जो जीमेल और आउटलुक डॉट कॉम जैसी लोकप्रिय वेब आधारित ईमेल सेवाओं का उपयोग करते हैं, वे शायद कभी भी संग्रह करने के बारे में चिंता नहीं करते हैं, यह विचार करते हुए कि हमारे पास निपटान के लिए जीबी भंडारण क्लाउड है। हालाँकि, यदि आप किसी संगठन में काम कर रहे हैं, या आपके पास एक शैक्षिक ईमेल खाता है, जहाँ आपके पास ईमेल स्टोर करने के लिए केवल सीमित स्थान है, तो समय-समय पर उन्हें संग्रहीत करना आवश्यक है।

इसलिए आज हम आपको आउटलुक 2010 के ईमेल क्लाइंट पर ईमेल को संग्रहित करने के बारे में जानने के लिए जरूरी सब कुछ बताने जा रहे हैं, जिसे इसके अन्य संस्करणों पर भी आसानी से लागू किया जा सकता है।

तो चलिए शुरुआत करते हैं आउटलुक 2010 पर एक ईमेल आर्काइव बनाने की।

एक आर्काइव फ़ाइल बनाना

पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह एक नई संग्रह फ़ाइल बना सकती है जो आपके कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से सभी ईमेल संग्रहीत करेगी। इसे बनाने के लिए, Outlook 2010 पर फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और विकल्प क्लीनअप टूल चुनें । चिंता न करें, हम आपके किसी भी ईमेल को डिलीट नहीं करेंगे।

Clean up Tools में आपको आर्काइव नाम का एक ऑप्शन दिखेगा । आर्काइव विंडो बनाने के लिए इस पर क्लिक करें। विंडो में, उन फ़ोल्डरों का चयन करें जिन्हें आप संग्रह करना चाहते हैं। आप चाहें तो पूरे इनबॉक्स का चयन भी कर सकते हैं। संग्रह बनाते समय सही पुराने ईमेल को शामिल करने के लिए, संबंधित तिथि सीमा का चयन करें।

अंत में, उस स्थान को दें जिसे आप फ़ाइलों को संग्रहीत करना चाहते हैं और ठीक बटन पर क्लिक करें। यदि आप इसे अपने कंप्यूटर पर मैप करते हैं तो आप अपनी साझा ड्राइव का चयन भी कर सकते हैं। आउटलुक आपके सिस्टम पर आर्काइव के रूप में सभी ईमेल को बचाने के लिए एक पीएसटी फाइल बनाएगा।

एक बार आर्काइव बनने के बाद, आपको बाएं हाथ के फलक पर मेलबॉक्स फ़ोल्डर के नीचे एक आर्काइव अनुभाग दिखाई देगा। संग्रह में शामिल ईमेल की संख्या के आधार पर प्रारंभिक संग्रह में कुछ समय लग सकता है।

संग्रहीत ईमेल में आपके ऑनलाइन मेलबॉक्स के समान संरचना होगी, जिसमें सभी फ़ोल्डर्स और उप फ़ोल्डर होंगे। यदि आपने संग्रह करने के लिए केवल विशिष्ट फ़ोल्डर का चयन किया है, तो यह स्वचालित रूप से सभी सबफ़ोल्डर्स को शामिल करेगा।

ईमेल को पुरालेख में ले जाना

आप किसी ईमेल को संग्रहित करने के लिए उसे बाईं ओर बार में संग्रह अनुभाग में छोड़ सकते हैं। ईमेल स्थानांतरित करने के लिए, उन लोगों का चयन करें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं और संदर्भ मेनू खोलने के लिए उन पर राइट-क्लिक करें। यहां, फोल्डर सेक्शन के नीचे आर्काइव फोल्डर चुनें और ईमेल्स को स्थानांतरित करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

आप ईमेल के लिए ऑटो-आर्काइव सेटिंग भी बना सकते हैं। यदि आप अपने मेलबॉक्स में केवल एक विशिष्ट फ़ोल्डर के लिए ऑटो-संग्रह बनाना चाहते हैं, तो फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और गुण चुनें।

यहां AutoArchive में नेविगेट करें और उन सेटिंग्स का चयन करें जो आपको सबसे अच्छी लगती हैं। अपने संपूर्ण मेलबॉक्स में स्वतः-संग्रह नियम लागू करने के लिए, मेनू से आउटलुक विकल्प खोलें और उन्नत सेटिंग्स का चयन करें ।

यहां AutoArchive Settings पर क्लिक करें और अपने मेलबॉक्स में ईमेल को ऑटो-आर्काइविंग के लिए नियम बनाएं।

एक पुरालेख फ़ाइल को ले जाना

कभी-कभी आपको एक कंप्यूटर से दूसरे में स्विच करने की आवश्यकता होती है (एक पुराने से अपग्रेड करना) या आप संगठन के साझा ड्राइव पर अंतरिक्ष से बाहर भाग सकते हैं। इन परिस्थितियों में, आपको अपनी संग्रह फ़ाइलों को स्थानांतरित करना होगा और इसे फिर से आउटलुक से जोड़ना होगा। तो आइए देखें कि यह कैसे किया जा सकता है।

डी-लिंक और संग्रह फ़ाइल को स्थानांतरित करें

इससे पहले कि आप संग्रह फ़ाइल को स्थानांतरित करें, हमें आउटलुक से लिंक हटाने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल मेनू खोलें और विकल्प खाता सेटिंग्स चुनें ।

खाता सेटिंग्स में, डेटा फ़ाइलों के अनुभाग पर जाएं और आपको वर्तमान प्रणाली पर आपके द्वारा बनाए गए संग्रह फ़ाइल दिखाई देगी।

अब आपको बस आर्काइव फ़ाइल का चयन करना है और Remove बटन पर क्लिक करना है। चिंता न करें, आप संग्रह फ़ाइल को हटा नहीं रहे हैं, लेकिन आप केवल Outlook के भीतर ही इसके लिंक को हटा देंगे।

अब अपने निपटान में किसी भी स्टोरेज ड्राइव का उपयोग करके फ़ाइल को नए स्थान पर ले जाएं।

आर्काइव फ़ाइल को लिंक करना

Outlook में संग्रह फ़ाइल लिंक करने के लिए, Outlook में खाता सेटिंग्स से एक बार फिर डेटा फ़ाइल अनुभाग खोलें और ऐड बटन पर क्लिक करें। अब संग्रह की पीएसटी फ़ाइल को आयात करें जिसे आपने बैकअप किया है और संग्रह अनुभाग से ईमेल खोलें।

पुरालेख फ़ाइल को संकुचित करना

यदि आप अपने स्थानीय हार्ड डिस्क पर संग्रह फ़ाइल सहेज रहे हैं, तो आपको शायद संग्रह फ़ाइल के आकार के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन अगर यह एक संगठन या क्लाउड खाते में एक साझा ड्राइव है जिसमें आपके पास सीमित भंडारण स्थान है, संग्रहण को सहेजने के लिए संग्रह फ़ाइल को संकुचित करना विवेकपूर्ण बात होगी।

संग्रह आकार को छोटा करने के लिए, दाएँ फलक में संग्रह अनुभाग पर राइट-क्लिक करें और डेटा फ़ाइल गुण चुनें । यहां Outlook डेटा फ़ाइल खोलने के लिए उन्नत बटन पर क्लिक करें। अब आपको बस आर्काइव फ़ाइल का आकार कम करने के लिए कॉम्पैक्ट अब बटन पर क्लिक करना होगा।

निष्कर्ष

इसलिए कि आउटलुक 2010 पर ईमेल को संग्रह करने के बारे में जानने के लिए किसी को भी बहुत कुछ चाहिए और मुझे पूरा यकीन है कि आप इन चरणों का उपयोग आउटलुक 2013 में भी कर सकते हैं। यदि आपको ईमेल भेजने के बारे में कोई अतिरिक्त संदेह है, तो बस एक टिप्पणी छोड़ दें और हमें आपकी मदद करने में खुशी होगी।