ई-हस्ताक्षर: पेपरलेस साइनिंग के लिए पूर्ण मार्गदर्शिका

कागजात रहित जाने की आपकी सबसे अच्छी योजनाएं एक डरावनी ठहराव पर आती हैं जब आपको दस्तावेज़ पर किसी के हस्ताक्षर प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। उस प्रक्रिया में आम तौर पर दस्तावेज प्रिंट करना, इसे स्वयं हस्ताक्षर करना, इसे दूसरी पार्टी में फैक्स करना, और प्रिंट करने, हस्ताक्षर करने और उसे वापस फ़ैक्स करने का इंतजार करना शामिल है- जहां इसे अभी तक तीसरा बार मुद्रित किया गया है और हमेशा के लिए कैबिनेट में दाखिल किया गया है।

यह एक पुरातन regimen है। यह व्यस्त काम है। लेकिन वहां एक बेहतर तरीका है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर योजनाएं बड़े व्यवसाय बन गई हैं। वास्तव में, डॉक्यूसाइन सीएमओ डस्टिन ग्रोस के अनुसार, दशक के अंत तक ई-हस्ताक्षर क्षेत्र $ 5 बिलियन के उत्तर में बढ़ने के लिए ट्रैक पर है। ई-हस्ताक्षर उपकरण भौतिक हस्ताक्षर से निपटने की विशाल अक्षमताओं के लिए एक उच्च तकनीक और बहुत जरूरी प्रतिक्रिया का प्रतिनिधित्व करते हैं।

[आगे पढ़ें: अपने विंडोज पीसी से मैलवेयर कैसे निकालें]

जबकि सिस्टम प्रदाता से प्रदाता में भिन्न होते हैं, उनके पीछे सामान्य विचार वही है। आप एक ऑनलाइन सेवा के लिए एक दस्तावेज़-वर्ड, पीडीएफ, या यहां तक ​​कि एक छवि फ़ाइल अपलोड करते हैं, फिर इसे विशेष एनोटेशन के साथ टैग करें जहां हस्ताक्षर अंततः जाने की आवश्यकता है। सेवा इस चिह्नित-अप फ़ाइल को आपके निर्दिष्ट प्राप्तकर्ताओं को भेजती है, जो फिर कुछ क्लिकों के साथ "साइन" करते हैं, या तो स्टॉक कर्सर फोंट के साथ या फ्लाई पर अपने माउस (या एक उंगली, टैबलेट का उपयोग करके) खींचने वाले स्क्रॉल के साथ । समाप्त होने पर, हस्ताक्षरित फ़ाइल आपको वापस भेज दी जाती है, मिशन पूरा हो जाता है।

उपयोगकर्ता ड्रॉव में ई-कॉन्ट्रैक्ट पर हस्ताक्षर कर रहे हैं। इकोसाइन का कहना है कि अब यह एक महीने में 1.5 मिलियन दस्तावेज संसाधित कर रहा है, और यह संख्या बढ़ रही है।

क्या यह वास्तव में कानूनी है?

यह निश्चित रूप से तेज़ और सुविधाजनक लगता है - और यह पंजीकृत मेल से निपटने से बिल्ली को धक्का देता है- लेकिन ई-हस्ताक्षरित अनुबंध कानूनी हैं? क्या वे उसी तरह अदालत में रहेंगे जैसे पेपर का एक स्याही-दाग टुकड़ा होगा? अधिकांश भाग के लिए, चाहे आप हस्ताक्षर किए जाने वाले डिजिटल दस्तावेज़ उत्पन्न करने वाले व्यवसाय हैं, या माउस क्लिक के साथ उन्हें हस्ताक्षर करने वाले उपभोक्ता हैं, तो उत्तर एक निश्चित हां है।

इकोसाइन सेटअप आपके वास्तविक हस्ताक्षर को माउस के साथ रिकॉर्ड कर सकता है या एक स्टाइलस।

अमेरिकी सरकार ने वास्तव में ईएस हस्ताक्षर अधिनियम के साथ ई-हस्ताक्षर के कानूनी मुद्दों को हल करने का सबसे बड़ा कदम उठाया, जिसने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों को हस्तलिखित लोगों के समान कानूनी वजन दिया। अधिकांश कानूनों के लिए राज्य कानून ने अपनी वैधता को पहचानने के लिए अनुपालन किया है।

लुइसियाना वकील एंड्रयू लीगैंड ने नोट किया है कि उस राज्य में "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक चिह्न 1 होना चाहिए) 2) रिकॉर्ड पर हस्ताक्षर करने का इरादा। यह हस्तलिखित हस्ताक्षर से बहुत अलग नहीं है। अनिवार्य रूप से, यह वास्तविक चिह्न नहीं है बल्कि महत्वपूर्ण चिह्न के पीछे का अर्थ है। "

क्या ई-हस्ताक्षर सबकुछ के लिए पर्याप्त हैं? लगभग। लेग्रैंड कहते हैं, "मैं केवल एक ही दस्तावेज जो मूल रखता हूं वह इच्छाशक्ति और प्रोमिसरी नोट्स हैं। ये केवल दो दस्तावेज हैं जिन्हें मैं केवल डिजिटल प्रतियों के बारे में चिंतित हूं। वे बहुत महत्वपूर्ण हैं।"

अदालतें कितनी गंभीरता से करती हैं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर ले लो? लेग्रैंड कहते हैं, "यह जानना महत्वपूर्ण है कि संघीय न्यायाधीश अपने सभी आदेशों पर डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं। जैसा कि आप जानते हैं या नहीं जानते हैं, ये न्यायालय पेपरलेस हैं। जब एक न्यायाधीश 'आदेश' पर हस्ताक्षर करता है, तो वे इलेक्ट्रॉनिक रखने के लिए पीडीएफ सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं ऑर्डर पर उनके हस्ताक्षर का टिकट। क्या संघीय अदालतें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग कर रही हैं अगर उन्हें लगता है कि उन्होंने हस्तलिखित हस्ताक्षर से कम वजन कम किया है? "

दरअसल, ज्यादातर अदालतों ने इस फैसले का समर्थन किया है कि ई-हस्ताक्षर समान हैं स्याही के रूप में कानूनी।

लेकिन कौन हस्ताक्षर कर रहा है?

डॉक्यू साइनइन सेटअप।

कुछ महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेजों के अलावा- यदि आप अपने प्रेनअप को अंतिम रूप दे रहे हैं तो आप शायद इसे पेपर पर करना चाहेंगे इलेक्ट्रॉनिक साधनों के माध्यम से अनुबंधों को सुरक्षित रूप से निपटाया जा सकता है। अपवाद कुछ भी है जिसके लिए नोटराइज़ेशन की आवश्यकता होती है।

दरअसल, एक हस्ताक्षर सिर्फ एक निशान नहीं है जो कहता है कि आप अनुबंध या वित्तीय लेनदेन की शर्तों से सहमत हैं। यह आपकी पहचान को सत्यापित करने में भी कार्य करता है - यही कारण है कि आपको क्रेडिट कार्ड रसीदों पर हस्ताक्षर करना होगा। लेकिन इनमें से कई मामलों में, पहचान वास्तव में एक सौदा का बड़ा नहीं है। ऐसे मामलों में जहां यह प्रमुख वित्तीय लेनदेन, व्यवसाय संचालन, या कानूनी फाइलिंग है- यह सुनिश्चित करने के लिए एक नोटरी आवश्यक है कि आप दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति वास्तव में हैं, जिन्हें आप दावा करते हैं।

यह ई-हस्ताक्षर करने में एक समस्या है । आज तक, नोटरी के लिए एक महान विकल्प के साथ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सेवाएं नहीं आई हैं, जो एक पुरातन और समय लेने वाली फेंकने वाली बनी हुई है जो आने वाले दशकों तक हमारे साथ रहेगी। अभी के लिए, कई उच्च डॉलर के लेन-देन में, ई-हस्ताक्षर अब भौतिक लोगों के साथ सह-अस्तित्व में हैं- और कुछ मामलों में आप पाएंगे कि आपको दोनों तरीकों से दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना होगा। एक नया गृह बंधक प्राप्त करने का प्रयास करें और आप देखेंगे कि मेरा क्या मतलब है।

ई-हस्ताक्षर विकल्प

डॉक्यूइन आपको चुनने के लिए कौन सा हस्ताक्षर चुनने देता है।

ई-हस्ताक्षर सभी प्रकार के व्यावसायिक दस्तावेजों पर घर ढूंढ रहे हैं । सरल सेवा अनुबंध से लेकर जटिल अचल संपत्ति लेनदेन तक, इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज अब मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया बन रहे हैं।

वाशिंगटन, डीसी में एक फोटो बूथ किराए पर लेने वाली कंपनी चेरॉन कॉलिन्स का कहना है कि उसने 30 से अधिक किराया बंद करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक समझौतों का उपयोग किया है तारीख। "अब तक," वह कहती है, "मुझे अपने ग्राहकों से कोई नकारात्मक प्रतिक्रिया नहीं मिली है।"

यदि आपके पास एक दस्तावेज़ है जिसे हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो आपको इसे अपने आप को एक साथ जोड़ने की आवश्यकता नहीं है। जबकि आप तकनीकी रूप से किसी को पीडीएफ या वर्ड फ़ाइल भेज सकते हैं और उन्हें माउस से तैयार हस्ताक्षर के साथ एनोटेट करने के लिए कह सकते हैं, यह कानूनी हो सकता है, लेकिन यह काम पाने के लिए एक बेवकूफ तरीका है।

क्लाउड-आधारित सेवाओं की एक किस्म ई-हस्ताक्षर में वृद्धि का लाभ उठाने, पूरी प्रक्रिया को सरल बनाने और अनुबंध सुविधाओं को आसान बनाने और पूरी तरह से ऑनलाइन बनाने वाली अतिरिक्त सुविधाओं को जोड़ने में आपकी मदद करने के लिए पॉप अप किया है। कई सेवाएं मोबाइल ऐप भी प्रदान करती हैं जो प्राप्तकर्ताओं को अपने स्मार्टफोन या टैबलेट पर उंगलियों के माध्यम से हस्ताक्षर करने की अनुमति देती है (विशेष रूप से व्यक्तिगत रूप से लेन-देन के लिए आसान)। मूल्य निर्धारण इस जगह की तरह दिख सकता है, लेकिन इनमें से अधिकतर सेवाएं छोटे व्यवसायों को कवर करने के लिए डिज़ाइन की गई $ 20-प्रति-उपयोगकर्ता-प्रति-महीने योजना प्रदान करती हैं। एकल उपयोगकर्ता को शुरू करने के लिए एक बुनियादी, पांच-दस्तावेज़-एक-महीने का निःशुल्क परीक्षण भी मानक है।

ई-हस्ताक्षर में प्रमुख खिलाड़ी यहां दिए गए हैं, और यहां बताया गया है कि उनके उपकरण कैसे काम करते हैं।

DocuSign

डॉक्यूज़िन

अचल संपत्ति उद्योग के लिए एक प्रमुख सेवा प्रदाता, Google समर्थित बैक्यूसाइन एक सीधी और फीचर-भरी सेवा है जिसे किसी भी व्यवसाय को सरल खोजना चाहिए। DocuSign पर फ़ाइलों को अपलोड करें (DocuSign आपकी फ़ाइलों को "लिफाफे" में रखता है जिसे आप समूह के रूप में भेज सकते हैं), फिर उन ऑब्जेक्ट्स पर हस्ताक्षर बॉक्स को खींचें और छोड़ें जहां आप उन ऑटोग्राफ चाहते हैं। DocuSign तब आपके द्वारा निर्दिष्ट प्राप्तकर्ताओं को दस्तावेज़ ईमेल करता है। आप अनुस्मारक भी सेट कर सकते हैं जो आपके प्राप्तकर्ताओं को ई-ईइन करने के लिए तैयार करते हैं, और समय-समय पर हस्ताक्षर किए जाने पर दस्तावेजों को समाप्त करने के लिए सेट करते हैं। एक डैशबोर्ड आपको अपने सभी बकाया और पूर्ण अनुबंधों का ट्रैक रखने देता है। आईओएस और विंडोज 8 टैबलेट संस्करण उपलब्ध हैं। योजनाएं मुफ्त (बहुत ही बुनियादी सेवा) से प्रति माह $ 20 प्रति उपयोगकर्ता तक होती हैं।

इकोसाइन

इकोसाइन में हस्ताक्षर विकल्प

2011 में एडोब द्वारा प्राप्त, इकोसाइन डॉक्यूसाइन की तरह दिखता है और बहुत कुछ करता है, और इसके साथ तुलनीय है ज्यादातर तरीकों से। आप दस्तावेज अपलोड करते हैं, हस्ताक्षर स्थानों को सेट करते हैं (या अंत में केवल एक हस्ताक्षर निर्दिष्ट करते हैं), और ईमेल के माध्यम से अनुबंध भेजते हैं। एक साधारण डैशबोर्ड आपको सभी आउटगोइंग और आने वाले अनुबंधों की स्थिति को ट्रैक करने देता है।

इकोसाइन में कुछ रोचक विशेषताओं में प्राप्तकर्ताओं के लिए फ़ैक्स किए गए हस्ताक्षर शामिल करने की क्षमता शामिल है जो हाथ से हस्ताक्षर करना पसंद करते हैं, और सत्यापन की एक अतिरिक्त परत जो आपको देता है प्राप्तकर्ता को आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले पासवर्ड या अन्य व्यक्तिगत जानकारी जैसे कि उनके सामाजिक सुरक्षा नंबर के अंतिम चार अंक दर्ज करने की आवश्यकता होती है। स्वाभाविक रूप से, विभिन्न एडोब उत्पादों के साथ एकीकरण यह पीडीएफ केंद्रित दुकानों के लिए एक आकर्षक विकल्प बनाता है। आईओएस और विंडोज 8 टैबलेट संस्करण उपलब्ध हैं। योजनाएं मुफ्त (बहुत ही बुनियादी सेवा) से $ 39 9 प्रति माह तक हैं।

सर्टीफ़ी

यह कुछ सरल सेवा उतनी सुंदर नहीं है, लेकिन उप-दो प्रमुख खिलाड़ियों को आपकी पसंद के अनुसार नहीं होने पर सर्टिफ़ी में ई-हस्ताक्षर प्रणाली में आपको आवश्यक बुनियादी सुविधाएं हैं। दस्तावेजों को पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक रूप से, या मुद्रित, हस्ताक्षरित, और फैक्स पर हस्ताक्षर किया जा सकता है। आपको यहां कोई फैंसी डैशबोर्ड नहीं मिलेगा, लेकिन फ़ाइलों को अभी भी सर्टीफ़ी के माध्यम से ट्रैक किया जा सकता है और साइट पर संग्रहीत किया जा सकता है। योजनाएं मुफ्त (बहुत ही बुनियादी सेवा) से $ 199 प्रति माह तक हैं।

राइट सिग्नेचर

उपरोक्त के लिए कुछ हद तक सस्ता विकल्प के रूप में उल्लेखनीय ($ 14 एक महीने आपको सामान्य $ 20 की बजाय एक उपयोगकर्ता के लिए असीमित भेजता है), राइटसिग्नेचर इसके अधिक महंगा समकक्षों की सभी विशेषताएं हैं, जो आपको जटिल अनुबंधों पर हस्ताक्षर, प्रारंभिक, और तिथियों के लिए फ़ील्ड स्थान सेट करने देती हैं और निर्दिष्ट करती हैं कि जब अनुबंध समाप्त हो जाते हैं-हालांकि सभी हस्ताक्षरों को टाइप किए जाने के बजाय हाथ से खींचा जाना चाहिए।

राइट सिग्नेचर में भी शामिल है एक ऑनलाइन फॉर्म बिल्डर, जो प्राप्तकर्ताओं को अधिक विस्तृत अनुबंध जानकारी (फोन नंबर, पता, आदि) भरने देता है, यदि आप अपने ई-हस्ताक्षर सेवा का उपयोग करने के लिए बहुत सारे बॉयलरप्लेट दस्तावेजों को उत्पन्न करने के लिए उपयोग कर रहे हैं, जिन्हें हस्ताक्षर की आवश्यकता है, जैसे कि एक जिम या किराए पर क्षति छूट के लिए सदस्यता समझौते। एक डैशबोर्ड शामिल है। एक आईओएस संस्करण उपलब्ध है। योजनाएं मुफ्त (बहुत ही बुनियादी सेवा) से $ 49 प्रति माह (10 प्रेषकों के लिए असीमित सेवा) से हैं।