ई-मेल शिष्टाचार: घर और काम के लिए टिप्स

ई-मेल संदेशों को सही तरीके से और उचित रूप से संभालने के नियम आपके लिए पुरानी टोपी हो सकती हैं, लेकिन यह विनम्र ई-मेलिंग के नए और कम ज्ञात सिद्धांतों की जांच करने में कोई दिक्कत नहीं होती है।

मन को याद रखें स्पैम। वितरण सूचियां कुछ बड़े पैमाने पर शब्द प्राप्त करने के लिए एक देवता हैं, लेकिन ध्यान रखें कि अपने प्राप्तकर्ताओं को स्पैम न करें। यदि आपके पास एकाधिक सूचियां हैं और उन सभी को एक ही संदेश भेजना एक समस्या उत्पन्न हो सकती है: यदि कोई व्यक्ति आपके "सैन फ्रांसिस्को," "कैलिफोर्निया," "अमेरिका" और "ग्लोबल" सूचियों में से प्रत्येक में दिखाई देता है, और यदि आप ई सभी चार सूचियों में एक ही संदेश को ईमेल करें, उस व्यक्ति को चार प्रतियां प्राप्त होंगी। अपनी विभिन्न सूचियों की सदस्यता पर ध्यान दें, और ध्यान से विचार करें कि आप सूचियों का उपयोग करने की योजना कैसे बनाते हैं।

ध्यान से विचार करें कि कौन उत्तर प्राप्त करता है। " सभी को उत्तर दें" एक शक्तिशाली लेकिन व्यापक रूप से दुर्व्यवहार ई-मेल सुविधा है। जब चार या पांच से अधिक प्राप्तकर्ता शामिल होते हैं, तो आपको केवल "सभी को जवाब" का उपयोग करना चाहिए यदि संदेश सूचीबद्ध लोगों के विशाल बहुमत के लिए महत्वपूर्ण महत्व है। "सभी को जवाब" सुविधा का दुरुपयोग उन वातावरणों में एक प्राथमिक अपराधी है जहां ई-मेल की बाढ़ नियंत्रण से बाहर है।

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ऑफिस संदेशों में से अधिक उपयोगी हैं आपके विचार से। किसी भी व्यक्ति को संदेश भेजने के लिए स्वचालित "कार्यालय से बाहर" ई-मेल प्रतिक्रिया भेजने की व्यवस्था करना उन लोगों के लिए एक बड़ा समय बचा सकता है जो आपके संपर्क में आने का प्रयास कर रहे हैं। सुनिश्चित करें कि, हालांकि, आप जानते हैं कि "कार्यालय से बाहर" प्रणाली कैसे काम करती है ताकि प्रतिक्रिया प्रति प्रेषक केवल एक बार हो और "सभी को जवाब दें" (ऊपर देखें) के रूप में नहीं।

मोनिक एक को बुलाए जाने की कोशिश कर रहा है यूनिकॉर्न्स के झुंड को कोरल में वापस ले जाएं ताकि वह इस बार गेट को ठीक से बंद कर सके। शुभकामनाएं, मोनिक!

संदेश याद नहीं करता । कुछ कॉर्पोरेट ई-मेल सिस्टम को छोड़कर, जब आप भेजें दबाते हैं, तो आपका संदेश समाप्त हो जाता है। "जो स्मिथ इस संदेश को याद करना चाहते हैं" प्रसारण करके, आप अपने प्राप्तकर्ताओं को न केवल बता रहे हैं कि आप नहीं जानते कि ई-मेल संदेश को सही तरीके से कैसे लिखें, लेकिन आप समझ नहीं पाए कि ई-मेल सिस्टम कैसे काम करें।

कलम की शक्ति को न भूलें। इन दिनों, चाहे आप एक धन्यवाद नोट या एक साधारण ग्रीटिंग भेज रहे हों, एक हस्तलिखित नोट का डैश किए गए ई-मेल से अधिक प्रभाव होगा संदेश। 11 मई, 200 9 तक, प्रथम श्रेणी के पत्र के लिए डाक 44 सेंट खर्च करता है।