आउटलुक के लिए डॉकसेन्ड - दस्तावेज़ों का उपयोग करके बेहतर संचार

हम अक्सर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करके कई दस्तावेज भेजते हैं। अब Outlook के लिए ऐड-ऑन वाले दस्तावेज़ों के साथ अपना संचार अधिक प्रभावी बनाएं, ` DocSend `। आउटलुक के लिए डॉकसेन्ड दस्तावेज़ों को संचार के लिए एक अधिक प्रभावी और अधिक सार्थक चैनल बनाता है। इसे इंस्टॉल करने के बाद, आप अपनी फ़ाइलों तक पहुंचने में सक्षम होंगे और जब आपको सबसे अधिक आवश्यकता हो, तो आसानी से डॉकसेन्ड लिंक बनाएं, यानी जब आप एक ईमेल भेज रहे हों। हालांकि, दस्तावेजों और अनुलग्नकों को भेजने से Outlook के लिए डॉकसेन्ड के लिए और भी कुछ है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए इस नए ऐड-इन के बारे में जानने के लिए पढ़ें।

आउटलुक के लिए डॉकसेन्ड

चलिए मूल बातें शुरू करते हैं। डॉकसेन्ड एक नया ऐप नहीं है; यह अब कुछ समय के लिए यहाँ रहा है। हालांकि, Outlook के लिए ऐड-इन के रूप में डॉकसेन्ड एक नई बात है। यह मूल रूप से दस्तावेजों के लिए एक विश्लेषणात्मक उपकरण है; विशेष रूप से उन लोगों के लिए जिन्हें आप ईमेल के माध्यम से भेजते हैं। हम अक्सर आश्चर्य करते हैं जब हम ईमेल के माध्यम से एक दस्तावेज़ भेजते हैं; क्या व्यक्ति ने दस्तावेज़ देखा है या नहीं। के अतिरिक्त; गोपनीय दस्तावेजों के लिए हम आगे चिंता करते हैं यदि दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता ने इसे आगे बढ़ाया है। डॉकसेन्ड की मदद से आप जान सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ में क्या होता है। यह जानने से कि जब व्यक्ति ने इसे खोला, कितनी बार, चाहे यह डाउनलोड किया गया था या नहीं और क्या इसे किसी को भेजा गया था; आप डॉकसेन्ड का उपयोग करके सब कुछ का ट्रैक रख सकते हैं।

अब, यह टूल आउटलुक मेल के लिए उपलब्ध है। आउटलुक मेल के लिए ऐड-इन के रूप में उपयोग किए जाने पर Outlook के लिए डॉकसेन्ड एक ही काम करता है। यह आपके डॉकसेन्ड खाते को Outlook Mail से लिंक करता है ताकि दस्तावेज़ संचार को आसान बना दिया जा सके।

Outlook के लिए डॉकसेन्ड प्राप्त करने के लिए, आप जो भी करते हैं, वह इसे डाउनलोड करने के लिए अपने होम पेज पर जाता है। यह एक वेब-ऐप है, जो आपके ब्राउज़र में खुलता है। बस टूल के साथ साइन-अप करें।

अब आप अपने पीसी, बॉक्स, ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव और Outlook के लिए डॉकसेन्ड पर OneDrive से दस्तावेज़ों को लिंक कर सकते हैं।

Outlook के लिए डॉकसेन्ड के अंदर

अब, के बारे में कुछ और DocSend उपकरण। एक बार जब आप डॉकसेन्ड में लॉग इन कर लेंगे, तो आप निम्न डैशबोर्ड देख सकते हैं।

डॉकबोर्ड टूल के बाएं तरफ मेनू में डैशबोर्ड, दस्तावेज़, वर्तमान, संपर्क, टीम और ऐड-इन्स के टैब शामिल हैं।

किसी अन्य की तरह डॉकसेन्ड फ़ंक्शंस दस्तावेज़ साझाकरण उपकरण। यह आपके दस्तावेज़ों के साथ साझा किए जा रहे प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए लिंक बनाता है। आप अपने दस्तावेज़ का ट्रैक रखने के लिए एक दस्तावेज़ के लिए अलग-अलग लिंक भी बना सकते हैं। हर बार जब आपका प्राप्तकर्ता लिंक पर क्लिक करता है, तो आपको दस्तावेज़ के बारे में आंकड़े मिलेंगे। उदाहरण के लिए, विज़िट स्टैट्स को निम्न छवि में दिखाया गया है:

Outlook के लिए डॉकसेन्ड का उपयोग कैसे करें

चूंकि हमने समझ लिया है कि डॉकसेंड कैसे काम करता है, अब देखते हैं कि डॉकसेन्ड Outlook मेल के लिए कैसे काम करता है।

जब आपने डॉकसेन्ड के साथ साइन-अप किया है, तो आप अपने Outlook मेल में ऐड-इन देख सकते हैं। नए मेल पर क्लिक करें, और नई खुली मेल विंडो के दाईं ओर नीचे की तरफ देखें। नीले रंग में निम्न आइकन की तलाश करें।

जब आप इस लोगो पर क्लिक करते हैं, तो डॉकसेन्ड विंडो ईमेल के दाईं ओर खुल जाएगी। जैसा कि आप निम्न छवि में देख सकते हैं, Outlook के लिए डॉकसेन्ड के तहत कई टैब / फ़ंक्शंस शामिल हैं।

आप दस्तावेज़ों को देख सकते हैं जो पहले से ही `मेरे दस्तावेज़` के अंतर्गत डॉकसेन्ड पर मौजूद हैं। उपर्युक्त छवि में, मैंने केवल 3 दस्तावेज़ शामिल किए हैं। हालांकि, यदि सूची लंबी है, तो आप खोज विंडो में वांछित दस्तावेज़ की खोज कर सकते हैं। यदि वांछित दस्तावेज़ आपकी सूची में मौजूद नहीं है, तो आप Outlook के लिए डॉकसेन्ड का उपयोग करके दस्तावेज़ भी अपलोड कर सकते हैं।

एक बार जब आप वांछित दस्तावेज़ का चयन कर लेते हैं जिसे आप अपने सहयोगी या मित्र को भेजना चाहते हैं, तो आप इसकी गुणों को सेट करना शुरू कर सकते हैं । जब आप ईमेल के माध्यम से भेजने के लिए कोई दस्तावेज़ चुनते हैं, तो आप Outlook के लिए डॉकसेन्ड में निम्न विंडो देख सकते हैं।

जैसा कि आप उपर्युक्त छवि में देख सकते हैं, प्रत्येक चयनित दस्तावेज़ के लिए,

• अज्ञात देखने की अनुमति दें (या अनुमति नहीं दें)
• डाउनलोड करने की अनुमति दें (या अनुमति नहीं दें)
• समाप्ति तिथि सेट करें (या सेट नहीं)
• पासकोड सुरक्षा (या दस्तावेज़ के लिए पासवर्ड सेट न करें)

प्रत्येक 4 टैब के दाईं ओर चालू और बंद बटन हैं। इस तरह, आप दस्तावेज के साथ प्राप्तकर्ता क्या कर सकते हैं (और नियंत्रण) तय कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप `डाउनलोड करने की अनुमति दें` के लिए `बंद` चुनते हैं, तो प्राप्तकर्ता केवल दस्तावेज़ देखने में सक्षम होगा, लेकिन इसे अपने पीसी पर डाउनलोड नहीं कर सकता है। इसी प्रकार, आप `समाप्ति दिनांक दिनांक` विकल्प `ऑन` बनाकर दस्तावेज़ के लिए एक समाप्ति तिथि भी सेट कर सकते हैं।

इस प्रकार, Outlook के लिए डॉकसेन्ड आपको तब तक चुनने देता है जब प्राप्तकर्ता अपने मेलबॉक्स में दस्तावेज़ देख सकता है। समाप्ति तिथि (और समय) के बाद, प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ को बिल्कुल नहीं देख पाएगा। यह सुविधा उन दस्तावेज़ों के लिए बहुत उपयोगी है जिनके पास सीमित जीवन है, जैसे दैनिक रिपोर्ट या आंकड़े।

यदि आपका दस्तावेज़ पासवर्ड सुरक्षित नहीं है, तो चिंता न करें! अब आप Outlook के लिए DocSend का उपयोग कर पासवर्ड सेट कर सकते हैं। बस, `पासकोड सुरक्षा` के सामने चालू / बंद बटन पर क्लिक करें और आप तब और वहां पासवर्ड डाल सकते हैं।

अंत में, एक बार जब आप सभी विकल्पों का चयन कर लेते हैं और दस्तावेज़ के लिए गुणों को सेट करने के लिए सेट करते हैं, तो अब आप दस्तावेज़ के लिए एक लिंक डालें। यह कुछ भी नहीं है लेकिन Outlook के लिए डॉकसेन्ड उस दस्तावेज़ के लिए एक अद्वितीय लिंक बनाता है जिसे आप भेजना चाहते हैं। इसे ईमेल बॉडी में डाला जाएगा।

प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ के बजाय प्राप्त ईमेल में यह लिंक देखेगा। जब प्राप्तकर्ता लिंक पर क्लिक करता है, तो यह ब्राउज़र में खुलता है। वहां से, प्राप्तकर्ता आपके द्वारा प्राप्तकर्ता को कौन सी पहुंच प्रदान की जाती है, इस पर निर्भर करता है कि प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ को देख, डाउनलोड या प्रिंट कर सकता है। विंडो निम्नानुसार दिखती है:

नियमित कार्रवाइयों के अलावा, Outlook के लिए डॉकसेन्ड एक और रोचक सुविधा प्रदान करता है। प्राप्तकर्ता आउटलुक के लिए डॉकसेन्ड के माध्यम से दस्तावेज़ के आधार पर प्रश्नों पर टिप्पणी या पूछ सकता है।

निष्कर्ष

हमें लगता है कि दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए Outlook के लिए DocSend एक अच्छा टूल है। दस्तावेजों से संबंधित अधिकांश परेशानी, जैसे उन्हें भेजना, पासवर्ड का उपयोग करके उन्हें सुरक्षित रखना और प्राप्तकर्ताओं की सूची का प्रबंधन करना Outlook के लिए डॉकसेन्ड के साथ अच्छी तरह से निपटाया जा सकता है। आप डॉकसेन्ड ब्लॉग पर Outlook के लिए डॉकसेन्ड पर ब्लॉग पढ़ सकते हैं।

हमें इस टूल पर अपना ले जाने दें।