दस्तावेज़ साझा करने के बेहतर तरीके

किसी व्यापार भागीदार या सहकर्मी के साथ सहयोग करने का सबसे आसान तरीका उनको एक दस्तावेज़ ई-मेल करना है, लेकिन यह भी तोड़ने की सबसे कठिन आदतों में से एक है। और जबकि ई-मेल इतनी व्यापक और लगभग तात्कालिक है, धारावाहिक सहयोग की धारणा - मैं दस्तावेज़ पर काम करता हूं, इसे आपको भेजता हूं और आप इस पर काम करते हैं और इसे वापस भेजते हैं - बेकार है। संलग्न दस्तावेज ई-मेल सिस्टम को क्लोज कर सकते हैं या फिल्टर द्वारा खारिज कर सकते हैं। यदि दो से अधिक लोग इस पर काम कर रहे हैं, तो किसी को संघर्ष सुलझाने का प्रभारी होना चाहिए।

बेहतर तरीके हैं और मैं आपको कुछ विकल्प दिखाऊंगा। ई-मेल के माध्यम से बड़ी फाइलें भेजने के लिए, शायद एक दर्जन या अधिक सेवाएं हैं जैसे YouSendIt.com जो आपको फ़ाइल अपलोड करने की अनुमति देती है और फिर लोगों को सूचित करने के लिए ई-मेल का उपयोग करें जहां वे इसे डाउनलोड करने के लिए जा सकते हैं। लेकिन यह बहुत संतोषजनक नहीं है, और Google डॉक्स जैसे कुछ का उपयोग करना बेहतर विकल्प है। क्लाउड में आपके साझा हार्ड ड्राइव के रूप में इसे सोचें। एक बार जब आप जीमेल खाता खोल लेते हैं, तो किसी भी ऑफिस प्रारूप और पीडीएफ को Google की सेवा में अपलोड किया जा सकता है। समस्या यह है कि आपको अभी भी उन्हें क्रमशः संपादित करना होगा।

इस समस्या को हल करने के लिए, Etherpad.com पर एक नज़र डालें, जो मूल रूप से आपके दस्तावेज़ के लिए एक वास्तविक समय वेब पेज सेट करता है। यह एक यादृच्छिक यूआरएल असाइन करता है, और यह दोनों अच्छे और बुरे हैं। अच्छा, क्योंकि एक बार जब आप यूआरएल जानते हैं तो आप आसानी से दस्तावेज़ तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं। बुरा, क्योंकि यूआरएल जानने के बाद कोई सुरक्षा नहीं है, इसलिए कोई भी देख सकता है कि आप क्या कर रहे हैं। लेकिन त्वरित रीयल-टाइम संयुक्त संपादन के लिए, इसे हराया नहीं जा सकता है। आपके पास एक चैट विंडो है जहां आप टिप्पणियां साझा कर सकते हैं, और प्रत्येक लेखक के परिवर्तनों को एक अलग हाइलाइट रंग दिया जाता है, ताकि आप तुरंत उनके योगदान देख सकें। आप पहले से सहेजे गए संस्करणों पर भी वापस रोल कर सकते हैं, जो कि एक बहुत अच्छी सुविधा है यदि आप संपादन स्ट्रीम में खो गए किसी चीज़ को खोजने का प्रयास कर रहे हैं। और, यह मुफ़्त है। (टेक्स्टफ्लो डॉट कॉम से प्रति वर्ष $ 100 प्रति उपयोगकर्ता के लिए एक समान सेवा है।)

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कुछ और सुरक्षित, और अधिक फीचर-लेटेन, Box.net है। यह एक ऑनलाइन बैकअप सेवा के रूप में शुरू हुआ (यहां मेरा कॉलम देखें), लेकिन कुछ और विकसित हुआ है। लोगों की एक टीम दस्तावेजों का संग्रह साझा कर सकती है जो अपने स्वयं के वेब पेज पर पोस्ट की जाती हैं। आप इस संग्रह में पूर्ण-पाठ खोज कर सकते हैं, और चर्चा भी थ्रेडेड कर सकते हैं। लागत प्रति माह $ 15 प्रति उपयोगकर्ता है। और ईथरपैड के विपरीत, आप सभी प्रकार की फाइलें साझा कर सकते हैं, न केवल शब्द संसाधन दस्तावेज।

अंतिम सेवा जिसे मैं उल्लेख करना चाहता हूं वह Drop.io है। यह बॉक्स की तरह है कि आप विभिन्न प्रकार की फाइलों को सहेज सकते हैं और इतनी सुरक्षित तरीके से ऐसा कर सकते हैं, जैसे कि ईथरपैड में आपके पास रीयल-टाइम चैट है। लेकिन यहां बहुत कुछ चल रहा है। Drop.io के बारे में अच्छी बात यह है कि साझा वेब पेज में जानकारी प्राप्त करने के लिए आपके पास बहुत सारे तरीके हैं। आप वेब, ई-मेल, एक टेक्स्ट संदेश, फेसबुक फ़ीड्स, या यहां तक ​​कि फोन या फैक्स के माध्यम से सामग्री अपलोड कर सकते हैं। फोन कॉल ऑडियो फाइलों के रूप में सहेजे जाते हैं। आप मुफ्त में सेवा का प्रयास कर सकते हैं। यदि आप सिर्फ एक "ड्रॉप" या साझा पृष्ठ बनाना चाहते हैं जो 1 जीबी स्पेस के लिए $ 10 प्रति वर्ष है। यदि आप अधिक संग्रहण या सुविधाएं चाहते हैं तो अन्य महंगे योजनाएं हैं। एक और सेवा जो देखने योग्य है, ContentCircles.com है, जिसमें असीमित स्थान के लिए $ 10 एक महीने की योजना है।

ये सभी अगली फाइल ई-मेल के माध्यम से भेजने के लिए बहुत अच्छे विकल्प हैं, और आप समय बचाने और निराशा को कम करने में मदद कर सकते हैं सीरियल सहयोग का। मुझे बताएं कि आप सेवाओं के बारे में क्या सोचते हैं, या यदि आपके पास नियमित रूप से उपयोग करने वाले अन्य लोग हैं।

डेविड स्ट्रॉम नेटवर्क कंप्यूटिंग के पूर्व संपादक-इन-चीफ हैं, टॉम के हार्डवेयर.com, और डिजिटल लैंडिंग डॉट कॉम और एक स्वतंत्र नेटवर्क सेंट लुइस में स्थित परामर्शदाता, ब्लॉगर, पॉडकास्टर और पेशेवर वक्ता। वह [email protected] पर पहुंचा जा सकता है।