माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में अधिक उत्पादक बनें

क्या आप अपने ई-मेल और शेड्यूलिंग आवश्यकताओं के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पर निर्भर करते हैं? क्या आप ई-मेल क्लाइंट से नाराज हैं? खैर, क्लब में शामिल हों - हजारों आउटलुक उपयोगकर्ता अगले संस्करण में सुधार के लिए माइक्रोसॉफ्ट लॉबिंग कर रहे हैं। लेकिन इस हफ्ते आउटलुक के बारे में शिकायत न करें; मैं आपको यह बताने के लिए यहां हूं कि इसे बेहतर कैसे बनाया जाए। युक्तियों और औजारों के लिए पढ़ें जो आपको अभी अधिक उत्पादक बना देंगे।

आउटलुक के नए संदेश अलर्ट बंद करें

रुको, क्या आपने यह सही पढ़ा? आउटलुक के आपके पास मेल अलर्ट बंद करें? पृथ्वी पर क्यों आप ऐसा करना चाहते हैं? एक शब्द में: उत्पादकता।

इसके बारे में सोचें: नए संदेश लगातार आपके इनबॉक्स में बहते रहते हैं, और डिफ़ॉल्ट रूप से आउटलुक आपको प्रत्येक संदेश पर अलर्ट करता है।

यह एक सहकर्मी से बहुत अलग नहीं है जिसमें उसके सिर को पॉपिंग किया जाता है एक प्रश्न पूछने के लिए हर पांच मिनट में आपका कार्यालय। उत्पादकता-हत्या के बाधाओं के बारे में बात करें!

नतीजतन, आप अलर्ट के बिना जीवन का प्रयास करना चाहेंगे। उन्हें अक्षम करना आपके विचार से आसान है:

1. उपकरण, विकल्प, चुनें और ई-मेल विकल्प क्लिक करें।
2. उन्नत ई-मेल विकल्प पर क्लिक करें।
3. अनचेक करें "ध्वनि चलाएं" के बगल में स्थित बॉक्स।
4. "माउस कर्सर को संक्षेप में बदलें" के बगल वाले बॉक्स को अनचेक करें।
5. "अधिसूचना क्षेत्र में एक लिफाफा आइकन दिखाएं" के बगल वाले बॉक्स को अनचेक करें।
6. अनचेक करें "एक नया मेल डेस्कटॉप अलर्ट प्रदर्शित करें" के बगल में स्थित बॉक्स।
7. ठीक क्लिक करें, और आपका काम पूरा हो गया है।

आउटलुक नियमित रूप से निर्धारित अंतराल पर नए मेल लाने (या प्राप्त) जारी रखेगा, लेकिन बिना किसी सामान्य बाधा के ।

दूसरे शब्दों में, आप अपने शेड्यूल पर अपने इनबॉक्स की समीक्षा कर सकते हैं, आउटलुक के नहीं।

संग्रहीत आउटलुक ई-मेल की विषय पंक्तियों को संशोधित करें

चलो एक और ई-मेल परेशानियों को देखें: विषय पंक्तियां जो अब नहीं संदेश की सामग्री से मेल खाते हैं।

मान लीजिए, उदाहरण के लिए, आप और कुछ सहकर्मी कंपनी पिकनिक के बारे में ई-मेल का आदान-प्रदान शुरू करते हैं। कहीं भी, वार्तालाप बिक्री के पूर्वानुमान में बदल जाता है, जिस बिंदु पर कोई कुछ नए आंकड़ों में चिपक जाता है। अब यह एक ई-मेल है जिसे आप भविष्य के संदर्भ के लिए रखना चाहते हैं।

बस एक समस्या: विषय पंक्ति अभी भी "कंपनी पिकनिक" पढ़ती है। जब आप बिक्री आंकड़ों के बारे में कोई संदेश ढूंढते हैं तो यह विशेष रूप से सहायक नहीं होगा।

सौभाग्य से, आउटलुक में एक छिपी हुई सुविधा है जो आपको ई-मेल की विषय पंक्ति संपादित करने देती है। यहां बताया गया है:

1. Outlook में, प्रश्न में ई-मेल खोलें (आप इसे संदेश पूर्वावलोकन के साथ नहीं कर सकते हैं; आपको इसे एक नई विंडो में खोलने के लिए संदेश को डबल-क्लिक करना होगा।)
2. कहीं भी क्लिक करें विषय कर्सर को अपने कर्सर को रखने के लिए।
3. विषय को संपादित करें जैसा कि आप फिट देखते हैं।
4. एंटर दबाएं, फिर Outlook को जो भी चेतावनी देता है उसे स्वीकार करें।

यही वह है! अब आप ई-मेल को अधिक फिटिंग के साथ फाइल कर सकते हैं - और एक-नज़र में पहचानने योग्य - विषय पंक्ति।

अपने ट्विटर खाते तक पहुंचने के लिए Outlook का उपयोग करें

यदि आप अपने संपर्कों, कैलेंडर, ई-मेल, और जैसे, ट्विटर के लिए इसका उपयोग क्यों नहीं करते? TwInbox के पीछे यह विचार है, एक निःशुल्क प्लग-इन जो Outlook पर एक ट्विटर टूलबार जोड़ता है।

एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, TwInbox आपके इनबॉक्स में एक नया फ़ोल्डर जोड़ता है। (यह प्रत्येक प्रेषक के लिए व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स भी बना सकता है, जो एक संगठनात्मक दृष्टिकोण से सहायक हो सकता है - जब तक कि आप बहुत से लोगों का पालन न करें।)

वहां से आप केवल अपने ट्विटर उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड की आपूर्ति करते हैं, और प्रतिष्ठा: यह सब कुछ प्राप्त करता है आपके खाते से ट्वीट्स और आपको उन्हें पढ़ने की तरह ही आपको ई-मेल पढ़ने की सुविधा मिलती है।

टूलबार का एक क्लिक आपके पास अपना अपडेट भेजने, प्रत्यक्ष संदेश भेजने, किसी संदेश का जवाब देने या कुछ रीटविट करने के लिए होता है । TwInbox चालाकी से TinyURL के माध्यम से लंबे यूआरएल को कम-से-कम करता है।

टूलबार आपको आने वाले नए ट्वीट्स का पूर्वावलोकन भी दिखाता है, जो आपको अपडेट के लिए हर बार ट्वीट्स फ़ोल्डर में स्विच करने के लिए सहेजता है।

इन छोटा, ट्विनबॉक्स एक बहुत ही छोटा सा टूल है, और किसी भी ट्विटर-प्रेमी आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए होना चाहिए। मेरी इच्छा है कि यह एक से अधिक ट्विटर खाते को संभाल सके, लेकिन मैं कीमत के साथ बहस नहीं कर सकता: ट्विनबॉक्स मुफ्त है।

आउटलुक एक्सप्रेस में एक वर्तनी-परीक्षक जोड़ें

रीडर कार्ल को उसकी वर्तनी में मदद की ज़रूरत है। विशेष रूप से, उसे आउटलुक एक्सप्रेस के लिए एक वर्तनी-परीक्षक की आवश्यकता होती है, क्योंकि वह अब जिस विधि का उपयोग कर रहा है वह "परेशानी" की परिभाषा है।

कार्ल का कहना है कि वह वर्डफेरफेक्ट में नए संदेश लिखता है, वहां उन्हें वर्तनी-जांच करता है, फिर टेक्स्ट को निर्यात करता है आउटलुक एक्सप्रेस में आयात करें। यह पागलपन है! (गंभीरता से, कार्ल, कभी कॉपी और पेस्ट के बारे में सुना?)

सौभाग्य से, इस परेशानी से भरा प्रक्रिया अभी खत्म हो सकती है। पहला विकल्प एक तृतीय-पक्ष वर्तनी-परीक्षक स्थापित करना है, जैसे ओई के लिए उपयुक्त नाम वर्तनी परीक्षक। (हालांकि हमारे डाउनलोड पेज का कहना है कि यह शेयरवेयर है, लेखक का उत्पाद पृष्ठ कहता है कि ऐड-इन निःशुल्क है।)

लेकिन इसके बजाय, मैं विंडोज लाइव मेल में अपग्रेड करने की सलाह देता हूं। माइक्रोसॉफ्ट से यह मुफ्त ओई प्रतिस्थापन एक अधिक सुव्यवस्थित इंटरफ़ेस प्रदान करता है और गतिशील खोज (आपके द्वारा टाइप किए जाने वाले परिणाम दिखाई देने वाले परिणाम), स्पैम फ़िल्टरिंग और कैलेंडर जो आपके ऑनलाइन विंडोज लाइव कैलेंडर से सिंक हो सकता है, सहित कुछ आवश्यक नई सुविधाएं प्रदान करता है। इसमें एक जादू-परीक्षक भी है।

यह Outlook 2003 और 2007 में काम करता है; मुझे पहले के संस्करणों के बारे में निश्चित नहीं है।

रिक ब्रॉइडा पीसी वर्ल्ड के हैसल-फ्री पीसी ब्लॉग लिखता है। प्रत्येक सप्ताह आपको ई-मेल किए गए रिक के न्यूज़लेटर के लिए साइन अप करें।