अपने पीडीएफ वर्कफ़्लो को गाइड करने के लिए 5 पावर टिप्स - गाइडिंग टेक

यदि आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी या एक फ्रीलांसर हैं, तो आप शायद बहुत सारे पीडीएफ प्रोसेस करते हैं। यह चालान, अनुमान या यहां तक ​​कि अनुबंध दस्तावेजों हो, इन दिनों लगभग सब कुछ पीडीएफ में भेजा जाता है।

जैसे-जैसे पीडीएफ की संख्या बढ़ती है, उन्हें प्रबंधित करना एक परेशानी बन जाता है। यहां आपके वर्कफ़्लो को सुपरचार्ज करने में मदद करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

1. OCR फ्रीओआरसी के साथ दस्तावेज

OCR एक बेहतरीन तकनीक है जो आपके स्कैन की गई या डाउनलोड की गई PDF को प्रोसेस करती है और टेक्स्ट को पहचानने योग्य बनाती है। यह विशेष रूप से उन पृष्ठों को अनुक्रमित करने के लिए उपयोगी हो सकता है जिन्हें आप अपने स्कैनर से स्कैन करते हैं। FreeOCR विंडोज के लिए एक फ्री यूटिलिटी है जो ऐसा करता है।

यह एक हल्का अनुप्रयोग है, जो आपके पीडीएफ के अनुसार जाता है, इसकी सामग्री का विश्लेषण करता है और छवि / पीडीएफ फॉर्म में गैर चयन योग्य पाठ को सामान्य पाठ में बदल देता है, जिस पर आप काम कर सकते हैं।

2. फॉक्सिट रीडर के साथ पीडीएफ बनाएं और संपादित करें

फ़ॉक्सिट रीडर विंडोज के लिए एक निशुल्क पीडीएफ रीडर है, लेकिन यह पढ़ने वाले पीडीएफ की तुलना में बहुत अधिक कर सकता है। फॉक्सिट का इंटरफ़ेस खतरनाक रूप से Microsoft ऑफिस सूट के करीब दिखता है, लेकिन अगर हम उज्जवल पक्ष को देखें, तो कार्यालय उपयोगकर्ता घर पर सही महसूस करेंगे। आप एमएस वर्ड / एक्सेल में एक दस्तावेज बना सकते हैं जैसे आप अभी करते हैं लेकिन एमएस के बिल्ट-इन निर्यात उपकरण का उपयोग करने के बजाय आप फॉक्सिट के बेहतर सुधार विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण नोट: फॉक्सिट रीडर अपने उत्पाद के साथ एडवेयर (कष्टप्रद टूलबार) को बंद कर रहा है। इसलिए स्थापना चरणों पर कड़ी नज़र रखें और डिफ़ॉल्ट एक के बजाय कस्टम इंस्टॉलेशन मोड का चयन करना सुनिश्चित करें।

यदि आपके पास फॉक्सिट रीडर स्थापित है, तो आपको अपने कार्यालय कार्यक्रमों में पीडीएफ विकल्पों को आसानी से रिबन मेनू में स्थित देखना चाहिए। यदि आप पीडीएफ बनाने के लिए अधिक मूल दृष्टिकोण की तलाश कर रहे हैं, तो फॉक्सिट को प्रयास करना चाहिए। आप पीडीएफ फाइलों को एनोटेट और हाइलाइट करने के लिए फॉक्सिट का भी उपयोग कर सकते हैं।

3. पीडीएफ को गूगल ड्राइव में सेव करें

Google ड्राइव आपको मुफ्त में 15 जीबी स्टोरेज देता है जिसे आप सालाना शुल्क देकर बढ़ा सकते हैं। हम में से अधिकांश के लिए 15 जीबी पर्याप्त होगा। आप अपने PDF को Google डिस्क पर अपलोड करना भी क्यों चाहेंगे, आप पूछते हैं? ठीक है, यही कारण है कि आप क्लाउड पर सामान वापस करते हैं। ऑनलाइन एक प्रति होने से हमेशा समझ में आता है।

और ड्राइव के साथ, आप केवल पीडीएफ का बैकअप लेने के बजाय बहुत कुछ कर सकते हैं। Google ड्राइव के फ़ोल्डर प्रबंधन प्रणाली का अर्थ है कि आपके सभी PDF को एक व्यवस्थित तरीके से दर्ज किया जा सकता है जो बाद में पुनर्प्राप्ति समय को कम कर देगा। जब आप किसी को पीडीएफ ईमेल करने की आवश्यकता होती है, तो आप उन्हें जल्दी से जीमेल में अपने ईमेल पर संलग्न कर सकते हैं। जीमेल की उत्कृष्ट लगाव विशेषता यह सुनिश्चित करती है कि एक प्राप्तकर्ता को कभी भी ब्राउज़र को छोड़ना नहीं पड़ता है यदि कोई लगाव देखना चाहता है।

4. Google ड्राइव में OCR चालू करें

Google ड्राइव OCR का समर्थन करता है। जिसका मतलब है कि आपकी OCR'd PDF फाइल्स को सेव करेगा और आपको सीधे उससे सर्च करने देगा।

इस सुविधा को सक्षम करने के लिए अपने Google ड्राइव पृष्ठ से सेटिंग आइकन पर क्लिक करें, फिर अपलोड सेटिंग्स में जाएं और अपलोड पीडीएफ और छवि फ़ाइल से कन्वर्ट पाठ का कहना है कि विकल्प की जाँच करें। अब आपके द्वारा अपलोड की जाने वाली हर पीडीएफ फाइल को स्कैन करके खोजे जाने वाले प्रारूप में बदल दिया जाएगा।

5. Google ड्राइव (या एवरनोट) के साथ पीडीएफ खोजें

अब जब आपके सभी स्कैन किए गए पीडीएफ OCR'd हैं और एक केंद्रीय स्थान पर अपलोड किए गए हैं, तो इसे कुछ अच्छे उपयोग के लिए रखा जा सकता है। आप Google डिस्क का उपयोग करके न केवल पीडीएफ को शीर्षक से खोज सकते हैं, बल्कि उनके भीतर पाठ द्वारा भी।

इसलिए यदि आपको पीडीएफ फाइल का नाम याद नहीं है, जिसे आप ढूंढ रहे हैं, लेकिन आप इसकी सामग्री को याद रखें, तो Google ड्राइव निश्चित रूप से आपकी मदद कर सकता है।

वैकल्पिक: एवरनोट समान (और संवर्धित) कार्यक्षमता प्रदान करता है लेकिन यह केवल एवरनोट प्रीमियम उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है। यदि आप उनमें से एक हैं, तो मैं आपके PDF को अत्यधिक सहेजने और अनुक्रमित करने के लिए Evernote का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं कर सकता। जैसा कि एवरनोट एक डेस्कटॉप एप्लिकेशन है, खोज में बहुत कम समय लगता है और एवरनोट खोज के हालिया अपडेट ने इसे वास्तव में शक्तिशाली बना दिया है। यदि आप अपनी PDF फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए किसी सेवा के लिए भुगतान करने के इच्छुक हैं, तो आपको निश्चित रूप से Evernote में देखना चाहिए।