उत्पादकता बढ़ाने के लिए outlook.com में 3 छिपी विशेषताएं

यदि आप नियमित रूप से आउटलुक ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो यह संभवतः इसलिए है क्योंकि आप कम से कम एक हल्के कार्यात्मक और उत्पादक मानव हैं जो समाज में योगदान देता है। उसके लिए, बधाई। लेकिन किसी के लिए उत्पादकता बढ़ाने और चीजों को एक पायदान ऊपर ले जाने के लिए हमेशा थोड़ा अधिक जगह है।

हो सकता है कि आउटलुक में कुछ छिपी हुई विशेषताएं आपके उत्पादकता कौशल को अचानक से कम करने के लिए जीवन-परिवर्तन नहीं करेंगी, लेकिन ये सुविधाएँ कम से कम आपके मूल्यवान समय को ईमेल के माध्यम से छांटने में कम से कम खर्च करने में आपकी मदद करेंगी। इसलिए उन्हें एक शॉट दें।

1. झटके के साथ जल्दी से जंक मेल से छुटकारा

आपने आउटलुक डॉट कॉम के शीर्ष पर मेन्यू बार में स्वीप बटन देखा होगा, लेकिन यह नहीं जानते कि यह क्या करता है। यह वास्तव में आपको अपने इनबॉक्स में अव्यवस्था को जल्दी और प्रभावी ढंग से स्वीप करने की अनुमति देता है। जब आप कोई ईमेल देख रहे हों, तो उस ईमेल, भविष्य के ईमेल या इसके प्रेषक के अनुरूप त्वरित कार्रवाई करने के लिए स्वीप पर क्लिक करें।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक समाचार पत्र के भाग के रूप में एक ईमेल प्राप्त करते हैं, जिसे आप चाहते हैं कि आउटलुक का ध्यान रखा जाए, तो आप स्वीप प्राप्त कर सकते हैं। आप अपने इनबॉक्स से उस ईमेल से सभी ईमेल को स्वचालित रूप से हटा सकते हैं, भविष्य के सभी ईमेल को ब्लॉक कर सकते हैं, नवीनतम को रख सकते हैं और स्वचालित रूप से बाकी को उस प्रेषक से हटा सकते हैं या 10 दिनों से अधिक पुराने ईमेल से ईमेल को हमेशा हटा सकते हैं।

स्वीप विभिन्न फ़ोल्डरों और श्रेणियों के लिए अनुकूलन योग्य और अनुकूलन योग्य है, इसलिए आप उन ईमेलों को संग्रहीत करने के बजाय चुन सकते हैं।

2. अपने आउटलुक श्रेणियों को प्रबंधित और अनुकूलित करें

चाहे आप इसे जानते हैं या नहीं, आप शायद आउटलुक की श्रेणियाँ सुविधा का उपयोग करते हैं। यह स्वचालित रूप से विभिन्न प्रकार के ईमेल को उपयुक्त स्मार्ट फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध करता है और आपके ध्यान के योग्य सामग्री को बाहर लाता है। फ़ोटो श्रेणी एक ईमेल में सभी फ़ोटो को सतह देती है और उन्हें एक अच्छी गैलरी में प्रस्तुत करती है, जबकि शिपिंग अपडेट श्रेणी आपको ट्रैकिंग कोड और पैकेज पर अपडेट प्रदान करती है।

लेकिन आप जो नहीं जानते हैं, वह यह है कि ये श्रेणियां पूरी तरह से अनुकूलन योग्य हैं और साइडबार में आपने जो संभव किया है, उससे कहीं अधिक उपलब्ध हैं। साथ ही, आप अपनी खुद की श्रेणियां जोड़ सकते हैं और उन ईमेल के लिए नियम निर्धारित कर सकते हैं जो उनमें आते हैं।

श्रेणियों को अनुकूलित करने के लिए, Outlook.com के शीर्ष दाईं ओर स्थित सेटिंग आइकन पर क्लिक करें और मेनू से श्रेणियां प्रबंधित करें चुनें। यहां आप चुन सकते हैं कि आप किस श्रेणी की लंबी सूची को सक्षम करना चाहते हैं (फ़िल्टर) और जिसे आप विशेष रूप से क्विक एक्सेस के लिए फ़ोल्डर मेनू में दिखाना चाहते हैं।

आप नई श्रेणी पर क्लिक करके अपनी श्रेणी भी बना सकते हैं।

युक्ति: नई श्रेणी का उपयोग करने के लिए, सेटिंग मेनू में नियमों को प्रबंधित करने पर क्लिक करें और उस श्रेणी में विभिन्न प्रकार के ईमेल को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने के लिए एक नियम बनाने पर विचार करें ।

3. Outlook.com में कीबोर्ड शॉर्टकट्स हैं

क्या आप एक कीबोर्ड शॉर्टकट कट्टरपंथी हैं? या शायद आप आउटलुक में आम कार्यों को पूरा करने के लिए सिर्फ तेज तरीकों की तलाश कर रहे हैं। किसी भी तरह से, आउटलुक में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक ईमेल फ़ंक्शन के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट है। वहाँ दर्जनों है कि एक कार्रवाई करने के लिए एक ईमेल लिखने से एक पढ़ने के लिए सब कुछ कवर।

कीबोर्ड शॉर्टकट की पूरी सूची देखने के लिए, जिसका आप उपयोग कर सकते हैं, बस दबाएं ? Outlook.com पर कहीं भी कुंजी। आप ऊपर दिए गए आसान स्क्रीनशॉट को भी देख सकते हैं।

आप Outlook.com का उपयोग कैसे करते हैं?

अब जब आप अपने संदेशों के माध्यम से "स्वीप" करना जानते हैं, तो अपनी स्मार्ट श्रेणियों को अनुकूलित करें और कीबोर्ड शॉर्टकट के साथ अपने तरीके से पैंतरेबाज़ी करें, आप एक आउटलुक पेशेवर होने के लिए अपने रास्ते पर हैं - और कोई है जो ईमेल के थकाऊ कार्य को जीत सकता है।